Planen, organisieren & bewerben
Veranstaltungen – egal ob intern oder extern – spielen im Vereinsleben eine essenzielle Rolle. Sie haben für Mitglieder, Sponsoren und Interessierte einen motivierenden und verbindenden Effekt. Ist die Veranstaltung für die Öffentlichkeit ausgerichtet, stärkt sie das Image des Vereins und kann zudem Einnahmen in die Vereinskasse bringen.
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Als Organisator einer öffentlichen Vereinsveranstaltung sollten Sie sich mit den typischen behördlichen Auflagen auskennen. Angesichts der dynamischen Änderungen in den regulatorischen Anforderungen, die sich aus gesellschaftlichen und gesetzlichen Entwicklungen ergeben, ist es nun mehr denn je erforderlich, sich vor Beginn der Planung mit dem örtlichen Bürgermeisteramt bzw. Ordnungsamt in Verbindung zu setzen, um die Rahmenbedingungen der Veranstaltung zu klären. Neben den bisherigen Punkten, die es im Allgemeinen zu beachten gilt:
... gibt es nun zusätzliche Aspekte, die beachtet werden müssen:
Damit die Veranstaltung ein voller Erfolg wird, hat ein umfassender Versicherungsschutz höchste Priorität. Für umfangreichen Versicherungsschutz haben wir von ehrenamt24 einen zuverlässigen Partner an der Seite: Bernhard Assekuranzmakler GmbH & Co. KG.
Die Vereinshaftpflicht ist die wichtigste Versicherung für Vereine. Sie deckt Personen- sowie Sachschäden an Dritten, die während der Vereinstätigkeit auftreten können. Versichert sind alle Personen, während ihrer Tätigkeit für die versicherte Organisation. In der Haftpflichtversicherung für Vereine der Bernhard Assekuranz gelten folgende Punkte als versichert:
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Als Mitglied der e24-Community erhalten Sie kostenlosen Zugang zu zahlreichen unabhängigen Experten auf dem Gebiet Vereinsversicherungen. Diese prüfen in unserem Versicherungs-Checkup, Ihre Versicherungspolice und helfen Ihnen gerne dabei den besten Tarif für Ihren Verein zu finden.
Als Veranstalter haften Sie grundsätzlich für alle Sach- und Personenschäden gegenüber Dritten, die während Ihrer Veranstaltung entstehen und für die Sie ein Verschulden trifft. Die Veranstalterhaftpflichtversicherung übernimmt den Versicherungsschutz für Sach- und Personenschäden während des vereinbarten Zeitraums. Dies betrifft den Zeitraum vor, während und nach dem Event, inklusive des Auf- und Abbaus.
Sie ist für alle Organisatoren von Events zu empfehlen, um sich gegen berechtigte und unberechtigte Ansprüche abzusichern. Die Höhe der Versicherungsprämie ist von der Teilnehmeranzahl der Veranstaltung und von Risiken wie Gastronomie oder Tiere abhängig. Sie sichert alle haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter sowie die Veranstaltungsteilnehmer ab.
Die Haftpflichtversicherung für Veranstalter ist für jegliche Vereinsveranstaltung sinnvoll. Hierzu zählen insbesondere:
Angesichts der wachsenden Bedeutung von Nachhaltigkeit und Sicherheit bei Veranstaltungen haben ausgewählte Versicherer zusätzliche Deckungsoptionen eingeführt, die speziell auf Umweltrisiken und die Sicherheit der Teilnehmer ausgerichtet sind. Dazu gehören Policen, die Schäden durch Extremwetterereignisse oder unvorhergesehene Umweltbelastungen abdecken, sowie erweiterte Haftpflichtdeckungen für Veranstaltungen, die hohe Sicherheitsanforderungen erfüllen müssen.
zur Veranstalterhaftpflicht der Bernhard Assekuranz »
Hinweis: Die Vereinshaftpflichtversicherung schützt den Verein und die Mitglieder vor Haftungsansprüchen dieser Art. Das macht sie zu einer der wichtigsten Versicherungen für Vereine und Verbände. Mehr dazu lesen Sie in unserem Wiki-Artikel Veranstalter-Haftpflichtversicherung für Vereine & Verbände.
Sind die behördlichen Auflagen und der Versicherungsschutz geklärt, können Sie mit der Planung Ihrer Veranstaltung beginnen. Hierbei sind nicht nur die bereits genannten Aspekte wichtig, sondern auch die Anpassung an neue Trends und Technologien, um das Eventerlebnis zu verbessern und eine größere Zielgruppe anzusprechen.
Eine Vereinsveranstaltung ohne konkretes Ziel ist den Planungsaufwand meist nicht wert. Stellen Sie sich deshalb von Beginn an die Frage, welches Ziel Sie mit der Veranstaltung verfolgen. Mit einer Veranstaltung im Verein können verschiedene Ziele verfolgt werden. Hier finden Sie einige Beispiele für Ziele und Motivationen einer Vereinsveranstaltung, ergänzt um moderne Ansätze und digitale Möglichkeiten:
Ist das Ziel der Veranstaltung definiert, kann die konkrete Planung beginnen. Zur Veranstaltung von Events werden finanzielle Mittel benötigt. Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Thema Kostenplanung finden Sie hier:
Werden auf einer Veranstaltung Speisen und Getränke verkauft, ist es keine Seltenheit, dass der Kassenwart am Ende des Events ein Plus in der Vereinskasse verzeichnen kann. Grundsätzlich stellt das kein Problem dar, denn Planung und Durchführung einer Veranstaltung sind immer mit Aufwand und Kosten verbunden, die "gedeckt" werden dürfen.
Dennoch ist Vorsicht geboten. Wenn der Verein (regelmäßig) hohe Gewinne durch Veranstaltungen etc. erzielt, kann das Finanzamt unter Umständen Misstrauen äußern. Verfolgt ein Verein wirtschaftliche Ziele, ist sein Status der Gemeinnützigkeit gefährdet.
Für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen sind personelle und finanzielle Ressourcen notwendig. Wie viel Geld benötigt wird, ist abhängig von der Art der Veranstaltung. Interne Events für Mitglieder sind in Planung und Durchführung meist kostengünstiger als die Planung externer Events für die breite Öffentlichkeit.
Je mehr Events Sie planen, desto sicherer werden Sie im Festlegen eines realistischen Veranstaltungsbudgets. Angesichts der aktuellen Inflation und schwankender Preise für Dienstleistungen und Waren ist es nun entscheidend, einen flexiblen Posten im Budget für unvorhergesehene Kosten einzuplanen. Darüber hinaus gewinnen digitale Marketingstrategien für die Eventbewerbung an Bedeutung, sodass auch hierfür Ressourcen vorgesehen werden sollten, um eine maximale Reichweite und Teilnehmerzahl zu erzielen.
Hinweis: Viele Vereine müssen sich selbst finanzieren. Seien es tägliche Ausgaben oder große Projekte - finanzielle Ausgaben hat der Verein immer. Hierfür reichen Mitgliedsbeiträge, Sponsoring oder Crowdfunding oft nicht aus. Möchte der Verein sich zusätzlich nicht mit einem Kredit verschulden, sind Fördermittel eine ideale Möglichkeit, um den Verein zu entlasten. Neuere Entwicklungen zeigen, dass auch die Nutzung von digitalen Plattformen für Spendenaktionen und die Einbindung sozialer Medien für Crowdfunding-Kampagnen zunehmend eine Rolle spielen, um finanzielle Mittel effektiv zu generieren.
Die Planung eines erfolgreichen Events ist spannend, vielseitig und kann sehr arbeitsintensiv werden. Sie kann auch schnell zum Belastungstest werden durch Fehlplanung, unvorhergesehene Ereignisse oder zu wenig unterstützendes Personal. Bis auf wenige Ausnahmen sind die meisten Faktoren kalkulierbar.
Damit Sie Ihre Energie in die kreative Gestaltung Ihrer Veranstaltung legen können und das Event ein voller Erfolg wird, haben wir eine ausführliche Checkliste für die Planung erstellt. Diese beinhaltet To Do's vor dem Event, während des Events und nach dem Event.
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Hinweis: Mithilfe des Versicherungs-Checkups der e24-Community können Sie kostenlos Ihre Police prüfen lassen. Unsere unabhängigen Experten zeigen Ihnen gerne, welcher Tarif am besten zu Ihrem Verein passt. Angesichts der sich ständig ändernden Marktbedingungen ist es wichtiger denn je, regelmäßige Check-ups durchzuführen, um sicherzustellen, dass Ihr Versicherungsschutz nicht nur den aktuellen Anforderungen entspricht, sondern auch kosteneffizient ist.
Experten-Tipp von e24:
"Gemeinnützige Vereine brauchen andere Versicherungskonzepte als Privat- oder Firmenkunden. Denn bei der Absicherung kommt es auf die satzungsmäßigen Tätigkeit an.
Um den Verein zu schützen, sollten Versicherungskonzepte auf Sie zugeschnitten werden. Wir prüfen Ihre Policen und beraten Sie dazu, welche Versicherungen Sie wirklich brauchen!"
Tino Braunschweig
— Versicherungsexperte für
Vereine & Verbände
Der Erfolg eines Events ist immer davon abhängig, ob genug Teilnehmer zur Veranstaltung erscheinen. Dies betrifft sowohl interne Vereinsfeste als auch Events für die Öffentlichkeit. Damit sich die lange Planung auszahlt, gilt es, die Veranstaltung richtig zu bewerben. Dafür stehen vielseitige Möglichkeiten zur Verfügung:
Die sozialen Netzwerke, auf denen der Verein aktiv ist, sollten unbedingt auch dazu verwendet werden, bevorstehende Events anzukündigen. Über Facebook haben Sie sogar die Möglichkeit, ein Event anzukündigen und die Nutzer zu fragen, ob sie teilnehmen werden oder zumindest Interesse haben. So haben Sie direkt einen groben Überblick über die zu erwartende Teilnehmeranzahl.
Mit der zunehmenden Bedeutung von visuellem Content ist es außerdem ratsam, Plattformen wie Instagram und TikTok zu nutzen, um durch kreative und ansprechende Inhalte ein jüngeres Publikum anzusprechen und die Reichweite Ihres Events zu vergrößern.
Wichtig: In dem Artikel Kanäle für das Marketing im Verein erfahren Sie, welche Kanäle für Ihr Vereinsmarketing zielführend sind, wo sie auf Ihre gewünschte Zielgruppe treffen und wie Sie diese Kanäle erfolgreich für Ihr Vereinsmarketing nutzen können. Zudem erhalten Sie einen Überblick über die Kosten der verschiedenen Marketingkanäle für die Bewerbung der Vereinsveranstaltungen. Aktuelle Trends zeigen, dass Influencer Marketing eine effektive Methode sein kann, um die Sichtbarkeit und das Engagement für Ihre Veranstaltung zu erhöhen, besonders wenn Sie eine spezifische Zielgruppe erreichen möchten.
Die eigene Webseite ist ebenfalls ein geeigneter Platz, Ihre geplante Veranstaltung zu platzieren. Am besten eignet sich dafür ein "News-Bereich" direkt auf der Startseite. Der Vorteil daran, das Event auf der Webseite zu bewerben, ist, dass Sie völlige Gestaltungsfreiheit haben. Sie können die Werbebotschaft an die Gestaltungsrichtlinien Ihres restlichen Außenauftritts anpassen.
Dafür können Sie unter anderem Bilder und Videos von vorherigen Veranstaltungen nutzen, einen Ablaufplan für das bevorstehende Event, eine Anfahrtsskizze und vieles mehr. Die Integration von SEO-optimierten Inhalten und Veranstaltungsdetails kann dabei helfen, die regionale Auffindbarkeit Ihrer Veranstaltung in Suchmaschinen zu verbessern.
Sie können die Veranstaltung auch in den lokalen Medien bewerben. Dazu ist das lokale Zeitungsblatt geeignet, aber auch der lokale Radiosender. Die Nutzung von Pressemitteilungen, um über Ihr Event zu informieren, ist eine weitere wirksame Methode, um Aufmerksamkeit zu generieren. Denken Sie daran, Ihre Pressemitteilungen auf die Interessen Ihrer lokalen Gemeinschaft zuzuschneiden und die einzigartigen Aspekte Ihres Events hervorzuheben.
Sollte Ihnen das notwendige Budget für umfassendes Veranstaltungs-Marketing zur Verfügung stehen, können Sie auch bezahlte Werbung schalten. Die Möglichkeiten dafür sind vielfältig. Ob Social Media, Anzeigen im Radio und in der Zeitung oder die Gestaltung und das Drucken von Flyern und Plakaten – der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.
Mit den fortschreitenden Technologien und Algorithmen bieten Plattformen wie Google Ads und Facebook Ads nun fortschrittlichere Targeting-Optionen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Werbeanzeigen gezielt auf Personen auszurichten, die sich höchstwahrscheinlich für Ihr Event interessieren.
Hinweis: Stellen Sie sich vor, was Ihre Non-Profit-Organisation mit USD 10.000 an monatlichem Werbebudget von Google Ads erreichen könnte. Sie könnten den Traffic auf Ihrer Seite erhöhen und so mehr Unterstützer, Freiwillige und Spenden rekrutieren! Mehr dazu lesen Sie in dem Artikel Google Ad Grants für Non-Profits. Die Nutzung solcher Programme kann Ihre Marketingbemühungen erheblich verstärken, indem sie die Sichtbarkeit Ihrer Veranstaltung und Ihrer Organisation insgesamt erhöhen, ohne die Vereinskasse zu belasten.
Leistungen zugeschnitten auf Ihren Verein
Vereinsveranstaltungen sind und bleiben eine der besten Möglichkeiten, um das Image des Vereins zu stärken und neue Mitglieder und Sponsoren für den Verein zu gewinnen. Die Arten der möglichen Events sind so individuell und vielfältig, wie die Teilnehmer selbst. Damit die Veranstaltung erfolgreich verläuft, sind behördliche Auflagen, die richtige Absicherung, die umfangreiche Planung und anschließende Bewerbung des Events wichtige Punkte, mit denen sich jeder Veranstalter auseinandersetzen sollte.
Mit der zunehmenden Bedeutung digitaler Medien und der Notwendigkeit, umweltbewusster zu handeln, haben sich neue Aspekte in der Veranstaltungsplanung und -durchführung ergeben. Die Nutzung von virtuellen Veranstaltungsplattformen und die Implementierung von Nachhaltigkeitsmaßnahmen sind nicht nur Trends, sondern werden immer mehr zur Norm. Diese Entwicklungen bieten Vereinen die Chance, ihre Reichweite zu vergrößern und gleichzeitig ihren ökologischen Fußabdruck zu reduzieren.
Zur erfolgreichen Planung können Sie sich unsere Checkliste zur Planung von Veranstaltungen im Verein downloaden:
Download Checkliste: Planung einer Vereinsveranstaltung
In unserer e24-Community erhalten Sie einen kostenlosen Versicherungs-Checkup zu den Policen Ihres Vereins. Angesichts der sich ständig ändernden Landschaft im Versicherungsmarkt und der Einführung neuer Policen, die speziell auf Online- und Hybrid-Veranstaltungen abzielen, ist es wichtiger denn je, dass Ihr Verein über den optimalen Versicherungsschutz verfügt.
Leistungen zugeschnitten auf Euren Verein
ehrenamt24 ist eine Gemeinschaft von Experten, die für Vereine & Verbände in allen Fragen rund um digitale Lösungen und Mitgliederservice bereitsteht.
Gemeinsam mit euch entwickeln wir innovative Ideen, die euer Vereins- und Verbandsleben effizienter, zukunftsfähiger & sozialer gestalten.
