Vereinsverwaltung - Zeit effizient nutzen

Das Wichtigste in Kürze:

Die Vereinsarbeit kann unerwartete Herausforderungen mit sich bringen, die eine schnelle Reaktion und Organisation erfordern. Um den reibungslosen Ablauf nicht zu gefährden, können Vereine von Strukturen und Programmen profitieren, die bei der Mitgliederverwaltung und Vereinsverwaltung helfen und Arbeitszeit einsparen.

Eine gute Vereinssoftware ist unerlässlich, um den administrativen Aufwand in einem Verein zu reduzieren und die Arbeit der Vorstandsmitglieder zu erleichtern.

Eine solche Software sollte alle wichtigen Mitgliederdaten enthalten, Zugriffsrechte definieren, Rechnungen und Buchhaltungsaufgaben vereinfachen und auch die Archivierung wichtiger Dokumente ermöglichen.

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1. Vereinssoftware

Die Vereinsarbeit birgt oft unerwartete Herausforderungen. Der Hauptsponsor springt ab, die Mitgliederzahlen gehen unerwartet zurück oder ein Wasserschaden in den Vereinsräumen beeinträchtigt die Ausführung des Hobbys. Als Vereinsorgan sind Sie für einen reibungslosen Ablauf verantwortlich und müssen schnell reagieren.

Damit die täglichen To-do´s nicht vernachlässigt werden, ist es umso wichtiger Strukturen zu schaffen, damit das Lieblings-Hobby nicht zum Stressfaktor wird. Hier gibt es verschiedene Programme, die in der Mitgliederverwaltung und Vereinsverwaltung helfen und somit Arbeitszeit einsparen.

Wir haben für Sie recherchiert und die wichtigsten Punkte herausgearbeitet, welche eine Vereinsverwaltungssoftware enthalten sollte.

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2. Was sollte eine Vereinssoftware beinhalten?

a) Mitgliederdaten erfassen und verwalten:

Um den Überblick zu behalten, ist es wichtig, die Stammdaten der Mitglieder anzulegen und auch zu pflegen. Hierfür sollten alle relevanten Informationen wie: Name, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum, Kontodaten, Eintrittsdatum sowie E-Mail erfasst werden.

Bestehende Mitgliederdaten sollten per CSV-Datei importiert werden können, genauso hilfreich sind entsprechende Zugriffsrechte, um zu entscheiden, wer genau die Vereinsdatenbank abrufen bzw. bearbeiten kann. Wichtig ist in diesem Zusammenhang zu erwähnen, dass die Daten auf einem sicheren Server hinterlegt sein müssen.

b) Rechnungen und Buchhaltung:

Durch den Zugriff auf die Mitgliederdaten, wissen Sie beispielsweise genau wann die Beitragsrechnungen fällig sind und können diese mit der geeigneten Vereinssoftware mit nur einem Klick verschicken. Genauso wichtig ist es allerdings auch eingehende Rechnungen im System einzupflegen, dies sollte vom Kassenwart geführt werden, damit dieser den Überblick behält.

Vorteilhaft ist eine integrierte Vereinsbuchhaltung, die automatisch aus den Rechnungen oder Zahlungseingängen eine Buchung erstellt und diese zuordnet, somit müssen Sie sich um den Jahresabschluss keine Sorgen mehr machen!

Hinweis: In unserem Wiki-Artikel zum Thema "Vereinsbuchführung" erklären wir Ihnen, wann für einen Verein Buchführungspflicht besteht, worauf der Verein bei seiner Buchführung zu achten hat und wie die externe Rechnungslegung bei der Vereinsbuchführung funktioniert.

c) Wichtige Dokumente archivieren:

Es gibt einige Dokumente, die im Vereinswesen wichtig sind, egal ob Mietvertrag des Vereinsheims, die Vereinssatzung, die Versicherungsverträge, die Rechnung zur Neuanschaffung von Vereinsequipment oder aber auch Fotos von Vereinsaktivitäten. Eine Vereinssoftware sollte Platz zum Abspeichern für wichtige Dokumente liefern und für alle Führungsmitglieder zugänglich sein.

Hintergrund: Ein Vorstandsmitglied streitet sich mit dem Rest des Vorstandes und tritt zurück. Der zurückgetretene Vorstand hat allerdings die Versicherungsverträge betreut und blockiert aus Trotz eingehende Anrufe und ist nicht zu Gesprächen bereit. Auch wenn wir so eine Situation niemanden wünschen, können im Vereinsleben Meinungsverschiedenheiten zu genau solchen Situationen führen. Sind allerdings alle wichtigen Dokumente oder Verträge, online in einer Vereinssoftware gespeichert, können auch alle anderen Führungsorgane darauf zugreifen und es entsteht kein Problem.

Hinweis: Auf VereinsGuide24 können Vereine & Verbände sich zum Thema Onlinebanking & Vereinskredite informieren. Zusätzlich finden Sie auf dieser Plattform eine digitale Beratungsstrecke, die Ihnen Empfehlungen zu verschiedenen vereinsrelevanten Themen, wie Banking, Versicherung, Digitalisierung & Marketing im Verein ausspricht.

Veranstaltungen/Termine planen:

Egal ob eine Weihnachtsfeier, Wettkämpfe oder Vorstandssitzungen, jeder Verein hat Veranstaltungen bzw. Termine, die eine vernünftige Planung erfordern. Hat beispielsweise ein Fußballverein mehrere Mannschaften, egal ob im Herrenbereich oder Jugendbereich, kann es schnell passieren, dass sich Termine überschneiden und der Sportplatz schon belegt ist. Um dies richtig zu koordinieren, ist ein Kalender erforderlich. Natürlich gibt es viele Kalender, die hierfür geeignet wären, deswegen sollte die Vereinssoftware einen Kalender integriert haben, der folgende Funktionen beinhaltet:

Erstellung von Einzel- oder Regelterminen
selektieren/filtern nach Mitgliedern/Mannschaften
verschicken von Termineinladungen
Synchronisation mit anderen Geräten

Vereinskommunikation:

Um die Vereinsmitglieder schnell zu erreichen, sind E-Mail Verteiler von Vorteil. Gibt es eine Satzungsänderung, Beitragserhöhung oder sonstige Neuigkeiten rund ums Vereinswesen, ist der einfachste und oft der schnellste Weg eine E-Mail. Eine Verteilerliste ist schnell erstellt, allerdings oft pflegeintensiv. Sobald es mehrere Listen gibt, verliert man schnell den Überblick. Eine einfache und übersichtliche An/Abwahlfunktion vereinfacht die Arbeit und sollte in jeder Vereinssoftware enthalten sein.

Es gibt viele Wege zur Vereinskommunikation, egal ob über Kontaktformulare, Mitgliedsanträge, Newsletter oder Social-Media-Kanäle, es gibt Programme, die alle Aktivitäten auf eine einzige Oberfläche im Verwaltungsprogramm reduzieren, was letztlich die Kommunikation vereinfacht.

Suchfunktion:

Eine Suchfunktion sollte in jeder guten Vereinssoftware enthalten sein, denn sie ist nicht nur praktisch, sondern beschleunigt auch das Arbeiten. Hierfür sollte die Funktionalität gegeben und ein Zugriff auf die gesamte Datenbank vorhanden sein.

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3. Fazit

Sind alle Punkte in der Software für Vereine vereint, vereinfacht es die tägliche Arbeit und schafft somit mehr Zeit für das Wesentliche. Eine Vereinssoftware ist oft mit Kosten verbunden, allerdings nicht immer, denn bis zu einer bestimmten Mitgliederzahl gibt es oft Gratisversionen.

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