Datenschutz für Vereine & Verbände

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Verein muss eine Vielzahl an Maßnahmen beachtet und ergriffen werden, um den Datenschutz sicherzustellen und möglichen kostspieligen Abmahnungen zu entgehen.

 

Wir unterstützen Sie bei folgenden Anliegen:

  1. Beratung zum Schutz personenbezogener Daten
  2. Überprüfung der Umsetzung gesetzlicher Bestimmungen
  3. Bereitstellung von Dokumenten und Datenschutzbeauftragten 

 

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Digital- & IT-Services – Stifter helfen – Digitale Lösungen für Vereine & Verbände – ehrenamt24
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Unser starker Partner

In allen Fragen rund um den Datenschutz arbeiten wir mit unserem Partner der Veritas Management Group zusammen. Seit knapp 25 Jahren arbeitet die Veritas unter dem Motto „Vertrauen verbindet“.

 

Seit der DSGVO sind Vereine verpflichtet den Datenschutz zu integrieren. Wir unterstützen Sie mit unserer 70 jährigen Erfahrung im Vereinswesen!

Talent Connection

  1. Screening
  2. Networking
  3. Connecting

Information Security

  1. Zertifizierung nach ISO 27001
  2. Information Security Management System (ISMS)
  3. Notfallmanagement nach ISO 22301
  4. Business Continuity Management Systems (BCMS)

Data Protection

  1. Datenschutzaudits
  2. Datenschutzschulungen
  3. Datenschutzmanagementsystems
  4. Datenschutzbeauftragter

Wie helfen wir Vereinen beim Datenschutz?

 

 

 

Prüfung

 

Dokumente wie Ihre Vereinssatzung oder Datenschutzerklärung sollten rechtssicher sein.
Wir werfen einen kritischen Blick drauf!

 

 

Beratung

 

Wir beraten Sie umfassend zu allen datenschutzrechtlichen Fragen in der
Vereins- & Verbandswelt.


 

Bereitstellung

 

Sie benötigen sichere Dokumente oder
einen Datenschutzbeauftragten? Wir
bieten alles aus einer Hand.

 

 


Datenschutzerklärung

Wir überprüfen oder verfassen für Sie die Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite. Außerdem überprüfen wir gerne die Richtigkeit der Datenschutzerklärungen, die Mitglieder beim Vereinseintritt oder bei anderen Anlässen erhalten.



Vereinssatzung

Wir überprüfen für Sie, welche Verarbeitungen personenbezogener Daten durch die Vereinssatzung schon abgedeckt sind und keiner gesonderten Einwilligung mehr bedürfen.

 

Schutzstatus

Wir überprüfen für Sie, ob die personenbezogenen Daten Ihrer Mitglieder ausreichend durch technische und organisatorische Maßnahmen geschützt sind und empfehlen Ihnen Lösungen.



Auftragsdatenverarbeitung

Wenn Sie Verträge mit Unternehmen oder anderen Verbänden geschlossen haben, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, überprüfen wir diese auf die Einhaltung der DSGVO.

 

 

Datenschutzerklärung für Vereine

Die Datenschutzerklärung ist verpflichtend für jede Website mit europäischer Domain. Im schlimmsten Fall drohen Abmahnungen, Geldbußen oder gar Sanktionen. Gehen Sie hier deshalb sehr gewissenhaft vor.

Überprüfung der Datenschutzerklärung

Die DSGVO fordert nicht nur Auskunft, worüber in der Datenschutzerklärung informiert werden muss, sondern auch, wie das geschehen soll - und zwar präzise, transparent und leicht verständlich. Auf dieser Basis wird Ihre Datenschutzerklärung auf Vollständigkeit überprüft!

Erstellung der Datenschutzerklärung

Sie verfügen bisher über keine eigene Version der Datenschutzerklärung? Kein Problem! Eine Erstellung der Datenschutzerklärung können Sie ebenfalls buchen. So können Sie dieses sorglos auf der Website einbinden oder Ihren Vereinsmitglieder in die Hand geben.


Datenschutzbeauftragter

Wir beraten Sie, ob Sie einen eigenen Datenschutzbeauftragten benötigen und stellen Ihnen gegebenenfalls gerne einen zur Verfügung.

 

Betroffenheitsrechte

Wir informieren Sie darüber, welche Betroffenenrechte es gibt und wie Sie diese beim vielfältigen Verarbeiten von personenbezogenen Daten im Verein wahren können.

Verarbeitungsverzeichnis

Wir stellen für Sie ein Verzeichnis aller verarbeiteten personenbezogenen Daten zusammen. Dieses Dokument benötigen Sie auch als Nachweis für die Datenschutzbehörde.

 

Löschkonzepte

Wir beraten Sie beim Umgang mit Daten von ausgeschiedenen Mitgliedern und geben Ihnen Tipps zur sicheren Datenvernichtung.

 

 

Datenschutzbeauftragter im Verein

Sobald ein Verein oder Verband mindestens neun Mitarbeiter beschäftigt und personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet, ist er verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Dies kann intern ausgebildet oder extern angefragt werden.

Beratung zum Datenschutzbeauftragten

Sie sind sich nicht sicher, ob Sie vereinsintern jemanden zum Datenschutzbeauftragten ausbilden oder doch besser auf externe Expertise zurückgreifen sollen?

Die Veritas Group berät Sie kompetent und umfassend!

Bereitstellung eines Datenschutzbeauftragten

Die Veritas Group unterstützt Sie mit ihrer Branchenerfahrung und übernimmt mit der Bestellung eins Datenschutzbeauftragten die kritischen Themen in Ihrem Verein oder Verband.

Fragen & Antworten zum Datenschutz im Verein


Welche Prozesse im Verein sind von der DSGVO betroffen?

In vielen Vereinen werden personenbezogene Daten erhoben. Hierzu zählen bspw. Aufnahmeformulare für Neumitglieder und Social Media Posts. Zu solchen Informationen gehören: Name, Anschrift, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, aber auch Fotos und Beiträge im Internet, sowie Daten zur Gesundheit oder Religion.

Aber auch die Veröffentlichung von Wettkampf-Ergebnissen und Ehrungen im Verein oder Verband, sowie von Fotos und Kontaktdaten zählt zur Verarbeitung personenbezogener Daten. In diesem Fall ist die Datenerhebung zur Erfüllung des Vereinszwecks notwendig und somit auch zulässig.

Muss ich im Verein einen Datenschutzbeauftragten bestellen?

Laut Bundesdatenschutzgesetz ist die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten dann verpflichtend, wenn „mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.“

Dabei ist es irrelevant, welche Rolle die Personen im Vereinsalltag einnehmen. Die Regelung gilt für Festangestellte, freie Mitarbeiter, Teilzeitbeschäftigte und Ehrenamtliche. Entscheidend ist nur, ob die betroffene Person im Verein mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt ist.

Welche Aufgaben hat ein Datenschutzbeauftragter im Verein?

Zu den Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten im Verein zählt die Unterrichtung und Beratung des Vereinsvorstands bei datenschutzrechtlichen Fragen. Weiterhin überwacht der Datenschutzbeauftragte die Datenschutzvorschriften und ist Ansprechpartner für die Aufsichtsbehörden.

Außerdem obliegt dem Datenschutzbeauftragten im Verein die sachgemäße Umsetzung der geltenden Datenschutzgesetze sowie die Überarbeitung bestehender Abläufe, falls diese aktuell nicht DSGVO-konform gestaltet sind. Des weiteren überwacht er die Mitarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten sowie er Ansprechpartner für Streitfragen und Aufsichtsbehörden ist.

Wer haftet im Verein bei Verstößen gegen die DSGVO?

Wenn kein Datenschutzbeauftragter bestellt wurde, haftet der Verein als Ganzes. Sollte es zu einer Abmahnung kommen, haftet der Datenschutzbeauftragte nur insoweit eine mangelhafte Beratung vorliegt und nachweisbar ist.

Benötige ich eine Opt-in Auswahlbox auf meiner Vereinswebsite?

Ja, sie benötigen eine Opt-in Auswahlbox auf Ihrer Website. Opt-in bedeutet, dass ihre Nutzer vor dem Besuch ihrer VereinsWebsite aktiv der Verarbeitung Ihrer Daten zustimmen müssen. Dies gilt sowohl für Cookies als auch für Kontaktformulare.

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  1. Haftpflichtversicherung
  2. Veranstaltungshaftpflicht
  3. Vermögensschaden- und D&O

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Datenschutz im Verein - DSGVO für Non-Profits - ehrenamt24

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  2. Überprüfung von Dokumenten
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