Grundsätze der Buchführung im Verein
Auch Vereine unterliegen der Buchführungspflicht, sobald sie eingetragen sind. Denn nicht nur die Mitgliederversammlung will wissen, wie es um die finanziellen Mittel des Vereins steht, auch der Staat will über die Ein- & Ausgaben im Verein informiert werden.
Die Vereinsbuchführung liegt daher in der Verantwortung des Vorstandes. Dieser hat demnach dafür Sorge zu tragen, dass die Grundsätze einer ordentlichen Buchführung eingehalten sowie Unterlagen sorgfältig aufbewahrt werden.
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In diesem Artikel erfahren Sie:
Das Wichtigste in Kürze:
Vereine unterliegen daher dem Grundsatz der ordentlichen Buchführung und sind zur Aufbewahrungspflicht ihrer Belege verpflichtet. Ggf. empfiehlt sich ein detaillierter Bericht in Form einer Einnahmenüberschussrechnung oder einer Bilanz.
Sobald ein Verein eingetragen ist (e.V.), nimmt dieser als juristische Person am wirtschaftlichen Verkehr teil. Das bedeutet, dass er auch ohne Gewinnerzielungsabsicht zur Buchführung verpflichtet ist - bspw. um seine Mitgliedsbeiträge zu verwalten. Dementsprechend sind ebenfalls gemeinnützige Organisationen, wie Sportvereine, Kultureinrichtungen oder kirchliche Träger zur Vereinsbuchführung verpflichtet.
Laut § 63 Abs. 3 AO muss jede Körperschaft durch das ordnungsmäßige Aufzeichnen aller Einnahmen & Ausgaben nachweisen, dass ihre Geschäftsführung (die Mitgliederversammlung oder der Vorstand) darauf ausgerichtet ist, ihre Satzungszwecke zu erfüllen. Die Vereinsbuchführung dient daher der Kontrolle über einen satzungsgemäßen Geschäftsbetrieb.
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Die Vereinsverwaltung kann einem schnell über den Kopf steigen. Die Verwaltung des Vereinsvermögens, die Abbuchungen von Mitgliedsbeiträgen, der Erhalt von Spenden und das Ausstellen von Spendenbescheinigungen sind nur einige Bereiche, mit denen sich die Vereinsbuchführung beschäftigen muss. Wir erklären Ihnen, worauf Sie achten müssen.
Die Vereinsbuchführung liegt in der Verantwortung des Vorstandes. Dieser hat dafür Sorge zu tragen, dass diese ordnungsgemäß durchgeführt wird. Die Verpflichtung zur Auskunft über die Einnahmen & Ausgaben des Vereins gegenüber den Mitgliedern in der Mitgliederversammlung ist zum einen im BGB verankert, zum anderen ist sie Bestandteil der meisten Vereinssatzungen.
Jede Verbuchung und dessen Fundstelle sollte in einem Hauptbuch vermerkt werden. So schafft man einen optimalen Überblick über alle Belege. Darüber hinaus gehört zu jeder ordentlichen Vereinsbuchführung auch eine Bestandsaufnahme bzw. eine Inventur, die jährlich stattfinden sollte. Sämtliche Ein- & Ausgaben sind täglich festzuhalten.
Die wichtigsten Grundsätze der Buchhaltung sind laut § 146 Abs. 3 AO:
Auf allen Belegen sollten folgende Angaben notiert werden:
Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht ist in § 147 AO geregelt. Die sogenannte Aufbewahrungspflicht von Unterlagen ist zeitlich befristet und besagt, dass wesentliche Unterlagen sorgfältig aufzubewahren sind.
Die Aufbewahrungsfrist dieser Unterlagen beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem:
Für einen detaillierten Bericht der Vereinsbuchführung empfiehlt sich je nach Größe, Belegvolumen und bewegten Geldern eine Kostenaufstellung in Form einer Einnahmenüberschussrechnung oder einer Bilanz. Da die Mitgliederversammlung oder das Finanzamt jedoch auch Belege anfordern können, ist es sinnvoll, diese sorgfältig aufzubewahren.
Hinweis: Ein Überblick zu sämtlichen Vorschriften zur Rechenschafts- und Buchführungspflicht von Vereinen lassen sich in §259 und §666 BGB nachlesen.
Rechtssichere Vereinsbuchführung
Die Gestaltung einer rechtssicheren Vereinsbuchführung kann kompliziert sein und viel Arbeit bedeuten. Eine Software-Lösung für Vereine & Verbände kann die Arbeit für die Vereinsverwaltung reduzieren. Die Vereinssoftware automatisiert die Erstellung von Rechnungen, Mahnverfahren & Bilanzen. Diese werden somit mit nur wenigen Klicks rechtssicher erstellt.
Vereinsmitglieder, Spender & Adressaten der Rechnungslegung wollen über die Aufbringung & Verwendung der Finanzen in Kenntnis gesetzt werden. Die Einnahmen-/ Ausgabenrechnung dient als Rechnungslegungsinstrument. Ist ein größeres Vermögen vorhanden, muss man außerdem die Bilanz sowie eine Gewinn- & Verlustrechnungen aufführen.
Auch bei der Jahresrechnung (Ein-/ Ausgabenrechnung) muss darauf geachtet werden, dass eine unter Anwendung der Grundsätze ordnungsgemäße Buchführung erstellt wird. Die Jahresrechnung soll Vergleiche mit Zahlen anderer Vereine ermöglichen.
Experten-Tipp von e24:
"Die meisten Fehler im Vereinsalltag geschehen im operativen Geschäft, insb.bei Finanzen kann sich ein Verein jedoch keine Fehler erlauben, denn im schlimmsten Fall verliert er sogar seine Gemeinnützigkeit.
Bei einer fehlerhaften Vereinsbuchführung haftet der Vorstand mit seinem Privatvermögen. Daher sollte dieser ausreichend vor fahrlässigen Pflichtverletzungen geschützt und versichert werden."
Tino Braunschweig
— Versicherungsexperte
für Vereine & Verbände
In der täglichen Praxis können überall Fehler passieren - ebenfalls bei der Buchhaltung im Verein. Aber gerade hier sollten Fehler vermieden werden. Je nach Schwere der Fehler oder Dauer des Verzug bei Fristen, kann es für den Verein teuer werden.
Auch das Versäumen von Fristen kann teuer werden, da in diesem Fall Säumniszuschläge und Verzugszinsen anfallen. Rückständige Steuerlasten kosten oft zwei Prozent des offenen Betrags, dazu kommen noch Verzugszinsen. Diese Kosten lassen sich vermeiden, indem der Verein sich von vornherein informiert, um seine Steuern rechtzeitig zu zahlen. Eine umfassende Software zur Vereinsverwaltung kann dabei unterstützen, eine gründliche Vereinsbuchführung zu schaffen.
Verdacht auf Steuerhinterziehung
Wer unter Verdacht gerät, Steuern hinterzogen zu haben, muss mit einer saftigen Geldstrafe oder schlimmstenfalls sogar mit einer Freiheitsstrafe von bis zu zehn Jahren rechnen. Bemerkt man, dass ein Termin oder eine Frist nicht ordnungsgemäß eingehalten werden kann, hält man idealerweise Rücksprache mit dem Finanzamt. In der Regel ist die Behörde unter solchen Umständen kooperativ und zeigt Verständnis, wenn man sich rechtzeitig meldet.
Hinzuschätzungen vom Finanzamt
Jeder Verein oder Verband sollte die Grundlagen der Buchhaltung beherrschen, damit sich keine Fehler einschleichen. Entdeckt das Finanzamt nämlich Lücken, kann das ganz schön teuer werden. Stellt das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung fest, dass ein Verein die Buchführung nicht ordnungsgemäß durchgeführt hat, kann es ggf. Hinzuschätzungen vornehmen. Der Betriebsprüfer geht in diesem Fall davon aus, dass nicht alle Einnahmen & Ausgaben des Vereins richtig erfasst wurden und hat das Recht, die Besteuerungsgrundlage nach der größten Wahrscheinlichkeit zu schätzen.
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