Grundsätze der Buchführung im Verein

Die interne & externe Vereinsbuchführung


Auch eingetragene Vereine sind zur Buchführung verpflichtet, da sowohl die Mitgliederversammlung als auch der Staat Einblicke in die finanziellen Transaktionen verlangen. Die Verantwortung für die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und die sorgfältige Aufbewahrung der Unterlagen obliegt dem Vorstand.

 

Mit der Digitalisierung der Buchführungsprozesse eröffnen sich neue Möglichkeiten für Effizienz und Transparenz. Moderne Buchführungssoftware unterstützt dabei, die Anforderungen leichter zu erfüllen und sowohl Mitglieder als auch Behörden umfassend zu informieren. 

 

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Checklist Vereinsbuchführung

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In diesem Artikel erfahren Sie:

  1. Wann für einen Verein Buchführungspflicht besteht.
  2. Worauf der Verein bei seiner Buchführung zu achten hat.
  3. Wie die externe Rechnungslegung bei der Vereinbuchführung funktioniert.
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Das Wichtigste in Kürze:

  1. Eingetragene Vereine müssen eine präzise Buchführung über alle Einnahmen und Ausgaben führen, wofür der Vorstand verantwortlich ist.

 

  1. Sie sind zur Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verpflichtet und müssen Belege sorgfältig aufbewahren. Für eine klare Finanzübersicht kann eine Einnahmenüberschussrechnung oder eine Bilanz erstellt werden.

 

  1. Bei einem größeren Vermögensstand sind die Erstellung einer Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnungen erforderlich.

 

  1. In unserer e24-Community erhalten Sie kostenlose Downloads zu Muster & Vorlagen - darunter einige nützliche Musterdokumente für die Vereinsbuchführung.

 

1. Wann hat ein Verein Buchführungspflicht?

Ein eingetragener Verein (e.V.) ist zur Buchführung verpflichtet, sobald er am wirtschaftlichen Verkehr teilnimmt, unabhängig von einer Gewinnerzielungsabsicht. Diese Verpflichtung betrifft die Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen und erstreckt sich ebenso auf gemeinnützige Organisationen, wie Sportvereine, Kultureinrichtungen oder kirchliche Institutionen, die alle eine ordnungsgemäße Vereinsbuchführung führen müssen.

 

Laut § 63 Abs. 3 der Abgabenordnung (AO) ist jede Körperschaft verpflichtet, durch das sorgfältige Aufzeichnen aller Einnahmen und Ausgaben zu belegen, dass die Geschäftsführung – sei es die Mitgliederversammlung oder der Vorstand – die satzungsgemäßen Zwecke verfolgt. Die Buchführung dient somit als Instrument zur Gewährleistung der Transparenz und Kontrolle über den satzungskonformen Geschäftsbetrieb.

 

Hinweis: In der e24-Community, unserem kostenlosen Mitgliederbereich, können gemeinnützige Vereine Mustervorlagen zur Vereinsbuchführung herunterladen. 

 


 

2. Grundsätze der Vereinsbuchführung

Die Verwaltung eines Vereinsvermögens, die Buchung von Mitgliedsbeiträgen, der Empfang von Spenden und das Ausstellen von Spendenbescheinigungen sind zentrale Elemente der Vereinsbuchführung. Es ist wichtig, dass Sie als Verantwortliche diese Prozesse genau kennen und ordnungsgemäß umsetzen.

 

Wer ist im Verein verantwortlich?

Der Vorstand trägt die Hauptverantwortung für eine korrekte Vereinsbuchführung und muss gegenüber den Mitgliedern und dem Finanzamt Rechenschaft über die Finanzen ablegen.

 

Ordentliche Vereinsbuchführung

Zu einer ordnungsgemäßen Buchführung gehört die detaillierte Verbuchung aller Geschäftsvorfälle, die Aufbewahrung der Belege und eine regelmäßige Inventur. Alle Transaktionen sollten täglich festgehalten werden, um Transparenz und Überblick zu gewährleisten.

 

Grundsätze der Buchführung

Die wichtigsten Grundsätze der Buchhaltung sind laut § 146 Abs. 3 AO:

  1. Buchungen und Aufzeichnungen jeglicher Art sind in lebender Sprache, möglichst auf Deutsch, vorzunehmen
  2. Bedeutungen von Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben, Symbolen etc. müssen eindeutig sein
  3. Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht verändert werden, sodass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr identifiziert werden kann
  4. Aufzeichnungen dürfen auf Datenträgern abgelegt werden, solange die Aufzeichnungen gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen

Wichtigste Angaben für Belege

Auf allen Belegen sollten folgende Angaben notiert werden:

  1. Ausstellungsdatum
  2. Vorgangsbeschreibung
  3. Wertangaben (in Euro)
  4. Zu belastendes Konto
  5. Laufende Belegnummer
  6. Unterschrift des Belegausstellers
  7. Prüfungsbestätigung mit Namen und Datum
  8. Buchungsdatum
  9. Buchungsbestätigung

 

Aufbewahrungspflicht im Verein

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht ist in § 147 AO geregelt. Die sogenannte Aufbewahrungspflicht von Unterlagen ist zeitlich befristet und besagt, dass wesentliche Unterlagen sorgfältig aufzubewahren sind.

 

Aufzubewahrende Unterlagen

  1. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare (10 Jahre)
  2. Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, (10 Jahre)
  3. Organisationsunterlagen (10 Jahre)
  4. Alle empfangenden Handels- oder Geschäftsbriefe (6 Jahre)
  5. Wiedergaben abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe in Form von Kopien oder Durchschlägen (6 Jahre)
  6. Buchungsbelege, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Belangen sind (6 Jahre)

 

Die Aufbewahrungsfrist dieser Unterlagen beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem:

  1. Die letzte Eintragung in das Buch gemacht worden ist
  2. Die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde
  3. Der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder versandt worden ist
  4. Der Buchungsbeleg entstanden ist
  5. Die Aufzeichnung vorgenommen worden ist
  6. Sonstige Unterlagen entstanden sind

 

Einnahmenüberschussrechnung & Bilanz

Für einen detaillierten Bericht der Vereinsbuchführung empfiehlt sich je nach Größe, Belegvolumen und bewegten Geldern eine Kostenaufstellung in Form einer Einnahmenüberschussrechnung oder einer Bilanz. Da die Mitgliederversammlung oder das Finanzamt jedoch auch Belege anfordern können, ist es sinnvoll, diese sorgfältig aufzubewahren.

 

Hinweis: Ein Überblick zu sämtlichen Vorschriften zur Rechenschafts- und Buchführungspflicht von Vereinen lassen sich in §259 und §666 BGB nachlesen.

Rechtssichere Vereinsbuchführung

Software-Lösung für Vereine

Die Gestaltung einer rechtssicheren Vereinsbuchführung kann kompliziert sein und viel Arbeit bedeuten. Eine Software-Lösung für Vereine & Verbände kann die Arbeit für die Vereinsverwaltung reduzieren. Die Vereinssoftware automatisiert die Erstellung von Rechnungen, Mahnverfahren & Bilanzen. Diese werden somit mit nur wenigen Klicks rechtssicher erstellt.

 

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3. Die externe Rechnungslegung

Die externe Rechnungslegung spielt eine zentrale Rolle in der Transparenz eines Vereins. Sie informiert Mitglieder, Spender und andere Interessenten über die finanzielle Lage. Für eine klare Darstellung sind die Einnahmen- und Ausgabenrechnung sowie, bei größeren Vermögen, die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung essenziell.

 

Eine ordnungsgemäße Jahresrechnung ermöglicht nicht nur interne Klarheit, sondern auch externe Vergleichbarkeit mit den Finanzdaten anderer Vereine.

 


 

Experten-Tipp von e24:

"Die meisten Fehler im Vereinsalltag geschehen im operativen Geschäft, insb.bei Finanzen kann sich ein Verein jedoch keine Fehler erlauben, denn im schlimmsten Fall verliert er sogar seine Gemeinnützigkeit.

 

Bei einer fehlerhaften Vereinsbuchführung haftet der Vorstand mit seinem Privatvermögen. Daher sollte dieser ausreichend vor fahrlässigen Pflichtverletzungen geschützt und versichert werden."

 

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Tino Braunschweig

— Versicherungsexperte
für Vereine & Verbände


 

4. Konsequenzen bei fehlerhafter Vereinsbuchführung

Bei der Vereinsbuchführung ist Genauigkeit unerlässlich, um finanzielle und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Fehler oder versäumte Fristen können zu Säumniszuschlägen und Verzugszinsen führen. Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung drohen dem Verein ernsthafte Strafen. Außerdem kann das Finanzamt bei unzureichender Buchführung Hinzuschätzungen vornehmen. Es ist entscheidend, dass der Verein die Buchführungsgrundlagen einhält und alle Fristen und Termine beachtet, um solche Risiken zu minimieren.

 

Nichteinhaltung von Fristen

Verpasste Fristen können zu erheblichen Säumniszuschlägen und Verzugszinsen führen. Rückständige Steuerlasten kosten oft zwei Prozent des offenen Betrags, dazu kommen noch Verzugszinsen. Diese Kosten lassen sich vermeiden, indem der Verein sich von vornherein informiert, um seine Steuern rechtzeitig zu zahlen. Eine umfassende Software zur Vereinsverwaltung kann dabei unterstützen, eine gründliche Vereinsbuchführung zu schaffen.

 

 

 

Verdacht auf Steuerhinterziehung

Wer unter Verdacht gerät, Steuern hinterzogen zu haben, muss mit einer saftigen Geldstrafe oder schlimmstenfalls sogar mit einer Freiheitsstrafe von bis zu zehn Jahren rechnen. Bemerkt man, dass ein Termin oder eine Frist nicht ordnungsgemäß eingehalten werden kann, hält man idealerweise Rücksprache mit dem Finanzamt. In der Regel ist die Behörde unter solchen Umständen kooperativ und zeigt Verständnis, wenn man sich rechtzeitig meldet.

 

Hinzuschätzungen vom Finanzamt

Jeder Verein oder Verband sollte die Grundlagen der Buchhaltung beherrschen, damit sich keine Fehler einschleichen. Entdeckt das Finanzamt nämlich Lücken, kann das ganz schön teuer werden. Stellt das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung fest, dass ein Verein die Buchführung nicht ordnungsgemäß durchgeführt hat, kann es ggf. Hinzuschätzungen vornehmen. Der Betriebsprüfer geht in diesem Fall davon aus, dass nicht alle Einnahmen & Ausgaben des Vereins richtig erfasst wurden und hat das Recht, die Besteuerungsgrundlage nach der größten Wahrscheinlichkeit zu schätzen.

 

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