Vereinsbuchführung - Ein Überblick

Der Staat prüft anhand der Buchhaltung des Vereins, ob Steuer- und Abgabepflichten bestehen. Die Vereinsbuchführung liegt in der Verantwortung des Vorstandes. Dieser hat dafür Sorge zu tragen, dass diese ordnungsgemäß durchgeführt wird. Die Verpflichtung zur Auskunft über die Einnahmen und Ausgaben des Vereins gegenüber den Mitgliedern in der Mitgliederversammlung ist zum einen im BGB verankert, zum anderen ist sie Bestandteil der meisten Vereinssatzungen.
 

Für einen detaillierten Bericht der Vereinsbuchführung empfiehlt sich je nach Größe, Belegvolumen und bewegten Geldern eine Kostenaufstellung in Form einer Einnahmenüberschussrechnung oder einer Bilanz. Da die Mitgliederversammlung oder das Finanzamt jedoch auch Belege anfordern können, macht es Sinn, diese sorgfältig aufzubewahren.

Ein Überblick zu sämtlichen Vorschriften zur Rechenschafts- und Buchführungspflicht von Vereinen lassen sich in §259 und §666 BGB nachlesen.

Auf allen Belegen sollten folgende Angaben notiert werden:

• Ausstellungsdatum
• Vorgangsbeschreibung
• Wertangaben (in Euro)
• Zu belastendes Konto
• Laufende Belegnummer
• Unterschrift des Belegausstellers
• Prüfungsbestätigung mit Namen und Datum
• Buchungsdatum
• Buchungsbestätigung
   

Jede Verbuchung sowie dessen Fundstelle sollte in einem Hauptbuch vermerkt werden. So schafft man einen optimalen Überblick über alle Belege. Darüber hinaus gehört zu jeder ordentlichen Vereinsbuchführung auch eine Bestandsaufnahme bzw. eine Inventur, die jährlich stattfinden sollte. Sämtliche Ein- und Ausgaben sind täglich festzuhalten. Die wichtigsten Grundsätze der Buchhaltung sind laut § 146 Abs. 3 AO:

1. Buchungen und Aufzeichnungen jeglicher Art sind in lebender Sprache, möglichst auf Deutsch, vorzunehmen
2. Bedeutungen von Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben, Symbolen etc. müssen eindeutig sein
3. Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht verändert werden, sodass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr identifiziert werden kann
4. Aufzeichnungen dürfen auf Datenträgern abgelegt werden, solange die Aufzeichnungen gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen.

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht ist in § 147 AO geregelt. Die sogenannte Aufbewahrungspflicht von Unterlagen ist zeitlich befristet und besagt, dass folgende Unterlagen sorgfältig aufzubewahren sind:

1. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Organisationsunterlagen (zehn Jahre)
2. Alle empfangenden Handels- oder Geschäftsbriefe ( sechs Jahre)
3. Wiedergaben abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe in Form von Kopien oder Durchschlägen (sechs Jahre)
4. Buchungsbelege, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Belangen sind (sechs Jahre)

Die Aufbewahrungsfrist dieser Unterlagen beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem:

• Die letzte Eintragung in das Buch gemacht worden ist
• Die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde
• Der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder versandt worden ist
• Der Buchungsbeleg entstanden ist
• Die Aufzeichnung vorgenommen worden ist
• Sonstige Unterlagen entstanden sind

Vereinsmitglieder, Spender und Adressaten der Rechnungslegung wollen über die Aufbringung und Verwendung der finanziellen Mittel in Kenntnis gesetzt werden. Die Einnahmen-/ Ausgabenrechnung dient als Rechnungslegungsinstrument. Ist ein größeres Vermögen vorhanden, muss man außerdem die Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnungen aufführen.

Auch bei der Jahresrechnung (Ein-/ Ausgabenrechnung) muss darauf geachtet werden, die unter Anwendung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung zu erstellen. Die Jahresrechnung soll Vergleiche mit Zahlen anderer Vereine ermöglichen.