Die Mitgliederversammlung

Der erste Schritt für die Mitgliederversammlung ist die Einladung, deren Kriterien zur Form und Weise in der Satzung festgehalten werden. Hierzu gibt es keine gesetzlichen Vorschriften. Alle getroffenen Bestimmungen zur Einladung müssen genauestens beachtet werden, da es sonst bei nicht ordnungsgemäßen Einladung dazu führen kann, dass Beschlüsse während der Versammlung ungültig sind. Wenn unklar sein sollte, ob eine Person schon ein Mitglied ist oder ob diese Person noch im Verein ist, sollte lieber eine Person zu viel eingeladen werden. Rechtlich wird es weniger Schwierigkeiten machen, eine Person zu viel einzuladen, als eine Einladung versäumt zu haben. Auch das kann nämlich dazu führen, dass die Versammlung und damit die darin getroffenen Beschlüsse ungültig sind. 

Folgende Punkte sind vor einer Mitgliederversammlung zu klären:

• Die Zuständigkeit zur Einberufung
  Die Einberufung einer Mitgliederversammlung ist im Normalfall die Sache des Vorstandes bzw. der Vorstandsmitglieder, sollte diese in der Satzung nicht anders geregelt sein. Der Versand oder die Bekanntmachung der Einberufung kann logischerweise an eine andere Person übergeben werden.
  
  
• Form, Frist und Inhalt der Einladung
  Die Form, Frist und den Inhalt der Einladung in der Satzung zu regeln hat den Hintergrund, dass alle Mitglieder die Chance haben sollen die Einladung wahrzunehmen. Sollte es in der Satzung nicht anders geregelt sein, erfolgt die Einladung per Brief mit angemessener Frist und ausreichendem Hinweis zur Tagesordnung. Dies ist besonders wichtig, da die Mitglieder anhand dieser Information erkennen müssen um welche Themen es sich handelt und ob sie teilnehmen werden/möchten. Die Tagesordnung legt auch die Grenzen der Beschlusskompetenz fest, d.h. dass keine anderen kurzfristigen neuen Themen hinzukommen können. Gesondert hervorzuheben und anzukündigen sind grundlegende den Verein betreffende Fragen wie Satzungsänderung, Neu-/Abwahlen, Vertragsstrafen oder Vereinsausschlüsse. Die Reihenfolge der Punkte ist jedoch veränderbar. 
  
  
• Festlegung von Ort und Zeit der Versammlung
  Der Ort und die Zeit der Mitgliederversammlung wird im Normalfall vom Einberufungsorgan festgelegt und ist ebenso in der Einladung anzugeben. Wichtig ist, dass der Ort so gewählt wird, dass niemand benachteiligt wird, d.h. weit weg, zu weit abgelegen oder innerhalb von üblichen Arbeitszeiten. Mittlerweile gibt es sogar die Möglichkeit, dass Versammlungen im Internet abgehalten werden, z.B. per Chat oder Videokonferenz.

Die Leitung der Mitgliederversammlung ist nicht durch das Gesetz vorgeschrieben, sondern durch die Satzung und gegeben falls durch die Geschäftsordnung. Normalerweise werden Personen zur Leitung berufen, andernfalls muss die Mitgliederversammlung vor Ort die Leitung festlegen.

Erste Aufgabe der Versammlungsleistung ist, dass die Tagesordnung in angemessener Zeit abgehandelt wird. Hierzu zählt Die Aufnahme der Wortmeldungen, welche eventuell gruppiert werden müssen, um eine sinnvolle und gleichberechtigte Verteilung zu gewährleisten.

Vorsicht ist geboten, da die Mitgliedschaftsrechte berücksichtigt werden müssen, d.h. Wortmeldungen dürfen nicht unbeachtet bleiben oder ein Beitrag zeitlich zu beschränkt sein. Ein Ausschluss einer Person von der Versammlung ist nur bei gravierender Störung möglich und sollte zur Verhältnismäßigkeit immer unter vorheriger Ankündigung einer Ordnungsmaßnahme erfolgen. Eine Redezeitbegrenzung sollte am besten in der Geschäftsordnung oder vorab in der Versammlung selbst festgelegt sein. 

Die Art der Abstimmung ist in Satzung oder der eigenen Vereinsordnung zu regeln. In Einzelfällen ist es möglich dies in der Versammlung selbst festzulegen. Aufgrund der demokratischen Strukturen wird meist eine geheime oder schriftliche Abstimmung gewählt und nur selten z.B. per Handzeichen. Die Leitung der Versammlung muss dann unter Berücksichtigung der notwendigen Mehrheiten das Abstimmungsergebnis feststellen. Grundlegende Vorgaben zur Abstimmung sind, dass allgemeine Entscheidungen zu Vereinsangelegenheiten mit relativer Mehrheit gem. §32 Abs. 1 S. 3 BGB angenommen werden müssen. Wohingegen bei einer Satzungsänderung 75% der Mitgliederversammlung zustimmen müssen und bei der Änderung des Vereinszwecks sogar alle Mitglieder gem. §33 BGB. 

Allgemein gilt, dass jedes Mitglied eine Stimme besitzt. Ein Mehrstimmrecht ist nur in Einzelfällen nach einer konkreten Satzungsbestimmung möglich. Oft z.B. abhängig von der Art des Mitglieds (ordentliches Mitglied, Ehrenmitglied,…). 

Die Vereinssatzung bestimmt die Form und den Inhalt der zu erstellenden Protokolle. Unter Umständen sind weitere Details in der Geschäftsordnung festgehalten, wie z.B. eine notwendige notarielle Beurkundung.

Wichtige Inhalte eines Protokolls sind:

• Vereinsname
• Ort, Tag, Uhrzeit, evtl. Bezeichnung der Versammlung
• Versammlungsleiter und Protokollführer
• Feststellung über Einladungen, Beschlussfähigkeit, Tagesordnung und Eröffnung der Versammlung
• Gestellte Anträge, Art der Abstimmung, Abstimmungsergebnis (bei Wahlen mit Erklärung zur Annahme der Wahl)
• Ende der Versammlung

Besonders wichtig ist am Ende die Unterzeichnung des Protokolls, denn erst damit wird es zu einer „Beurkundung“ der Mitgliederversammlung. Im Normalfall müssen Versammlungsleiter und Protokollführer unterschreiben. Nachträgliche Änderungen des Protokolls können nur durch Zustimmung aller Unterzeichner erfolgen.

Bei einem Verstoß gegen eine gesetzliche Vorschrift oder gegen die eigene Satzung wird der entsprechende Beschluss unwirksam. Die Beschlussfassung muss dann wiederholt werden.

Es gibt jedoch Ausnahmen, sodass Beschlüsse trotzdem wirksam sind, wenn ausgeschlossen ist, dass der entsprechende Beschluss nur auf dem Mangel beruht, z.B. einem Einladungsfehler. Dies kommt jedoch selten vor!

Sollte die Wirksamkeit eines Beschlusses umstritten sein, kann jedes Mitglied eine Feststellungsklage gegen den Verein erheben, evtl. erst mit einem vorherigen Schieds- oder Schlichtungsverfahren.

Neben einer regelmäßigen Mitgliederversammlung kann es auch zu einer außerordentlichen Mitgliederversammlung kommen, wenn die Mitglieder des Vereins dies gem. §37 BGB fordern.