Einladung, Ablauf & Abstimmung
Allgemein werden laut §26 BGB und §32 BGB zwei Organe vorgeschrieben. Eines davon ist die Mitgliederversammlung, die als oberstes Entscheidungsgremium den Vorstand wählt bzw. entlässt und über die Strategie entscheidet.
Damit die Abstimmungen & Wahlen rechtsgültig werden, gibt es sowohl bei dem Ablauf der Mitgliederversammlung als auch bei der Beurkundung einige Punkte zu beachten.
Protokoll zur MV
Erhalten Sie kostenlose Muster & Vorlagen in der e24-Community!
In diesem Artikel erfahren Sie:
Das Wichtigste in Kürze:
Bei der Einladung zu Mitgliederversammlung gilt es auf Aufbau, Form und Inhalt der Einladung zu achten, damit diese rechtssicher ist. Auch Ort & Datum sind hier zu erwähnen.
Der erste Schritt für die Mitgliederversammlung ist die Einladung, deren Kriterien zur Form und Weise in der Satzung festgehalten werden. Hierzu gibt es keine gesetzlichen Vorschriften. Alle getroffenen Bestimmungen zur Einladung müssen genauestens beachtet werden, da sonst eine nicht ordnungsgemäße Einladung zur Mitgliederversammlung dazu führen kann, dass Beschlüsse während der Versammlung ungültig sind.
Hinweis: In der e24-Community, unserem kostenlosen Mitgliederbereich, können Vereine & Verbände diverse Mustervorlagen herunterladen - darunter die Einladung für die Mitgliederversammlung sowie auch ein Muster-Protokoll.
Wie bereits beschrieben, gibt es zwar keine gesetzlichen Vorschriften, wenn es um Aufbau oder Form der Einladung zur Mitgliederversammlung geht. Allerdings sollten diese Punkte in der Vereinssatzung definiert werden, um sicher zu gehen, dass mögliche Beschlüsse nicht auf dieser Grundlage angefochten werden können.
Folgende Punkte sind in der Satzung zu klären:
Die Zuständigkeit zur Einberufung
Die Einberufung einer Mitgliederversammlung ist im Normalfall die Sache des Vorstandes bzw. der Vorstandsmitglieder - sofern dies nicht anders in der Satzung geregelt sein sollte. Der Versand oder die Bekanntmachung der Einberufung kann logischerweise an eine andere Person übergeben werden.
Form, Frist und Inhalt der Einladung
Die Form, Frist und den Inhalt der Einladung in der Satzung zu regeln hat den Hintergrund, dass alle Mitglieder die Chance haben sollen die Einladung wahrzunehmen. Sollte es in der Satzung nicht anders geregelt sein, erfolgt die Einladung per Brief mit angemessener Frist und ausreichendem Hinweis zur Tagesordnung. Dies ist besonders wichtig, da die Mitglieder anhand dieser Information erkennen müssen um welche Themen es sich handelt und ob sie teilnehmen werden/möchten.
Die Tagesordnung legt auch die Grenzen der Beschlusskompetenz fest, d.h. dass keine anderen kurzfristigen neuen Themen hinzukommen können. Gesondert hervorzuheben und anzukündigen sind grundlegende den Verein betreffende Fragen wie Satzungsänderung, Neu-/Abwahlen des Vorstands (Vorstandsänderungen), Vertragsstrafen & Vereinsausschlüsse. sowie Haftungsfälle gegen den Verein. Die Reihenfolge der Punkte ist jedoch veränderbar.
Festlegung von Ort & Zeit
Der Ort und die Zeit der Mitgliederversammlung wird im Normalfall vom Einberufungsorgan festgelegt und ist ebenso in der Einladung anzugeben. Wichtig ist, dass der Ort so gewählt wird, dass niemand benachteiligt wird, d.h. weit weg, zu weit abgelegen oder innerhalb von üblichen Arbeitszeiten.
Hinweis: Seite der Corona-Zeit ist es nicht mehr unüblich, dass Versammlungen online im Internet abgehalten werden, z.B. per Chat oder Videokonferenz. Hierbei können verschiedene Software-Lösungen den Verein unterstützen, um digitale Mitgliederversammlungen abzuhalten.
Wenn unklar sein sollte, ob eine Person bereits ein Vereinsmitglied oder ob sie noch nicht Teil des Vereins ist, sollte lieber eine Person zu viel eingeladen werden. Rechtlich wird es weniger Schwierigkeiten machen, eine Person zu viel einzuladen, als eine Einladung versäumt zu haben. Auch das kann nämlich dazu führen, dass die Versammlung und damit die darin getroffenen Beschlüsse ungültig sind.
Automatisierte Einladungen zur MV
Versenden Sie Einladungen zur Mitgliederversammlungen einfach & bequem an alle Ihre Mitglieder. Eine Vereinssoftware greift dabei auf die Mitgliederverwaltung zu und übernimmt Ihre Arbeit. Weiterhin können Software-Lösungen Ihre Vereinsverwaltung entlasten, das Beitragswese automatisieren und die Kommunikation im Verein stärken.
Die Leitung der Mitgliederversammlung ist nicht durch das Gesetz vorgeschrieben, sondern durch die Satzung und ggf. durch die Geschäftsordnung - hierzu bieten wir Muster & Vorlagen an. Normalerweise werden Personen zur Leitung berufen, andernfalls muss die Mitgliederversammlung vor Ort die Leitung festlegen.
Erste Aufgabe der Versammlungsleitung ist, dass die Tagesordnung in angemessener Zeit abgehandelt wird. Hierzu zählt Die Aufnahme der Wortmeldungen, welche eventuell gruppiert werden müssen, um eine sinnvolle und gleichberechtigte Verteilung zu gewährleisten.
Die Tagesordnung einer Mitgliederversammlung sollte vorher strukturiert & in der Einladung kommuniziert werden, damit die Vereinsmitglieder sich angemessen auf die Inhalte der Versammlung vorbereiten können. Dabei wird in der Regel folgende Struktur herangezogen.
Folgende Punkte sollte die Tagesordnung beinhalten:
Vorsicht ist geboten, da die Mitgliedschaftsrechte berücksichtigt werden müssen, d.h. Wortmeldungen dürfen nicht unbeachtet bleiben oder ein Beitrag zeitlich zu beschränkt sein. Ein Ausschluss einer Person von der Versammlung ist nur bei gravierender Störung möglich und sollte zur Verhältnismäßigkeit immer unter vorheriger Ankündigung einer Ordnungsmaßnahme erfolgen. Eine Redezeitbegrenzung sollte am besten in der Geschäftsordnung oder vorab in der Versammlung selbst festgelegt sein.
Achtung: Sollte bei einer Störung der Versammlung ein unzulässiger Eingriff der Versammlungsleitung erfolgen kann dies zur Unwirksamkeit von Beschlüssen führen. Daher ist die Angemessenheit und Verhältnismäßigkeit zu wahren!
Die Art der Abstimmung ist in Satzung oder der eigenen Vereinsordnung zu regeln. In Einzelfällen ist es möglich dies in der Versammlung selbst festzulegen. Aufgrund der demokratischen Strukturen wird meist eine geheime oder schriftliche Abstimmung gewählt und nur selten z.B. per Handzeichen. Die Leitung der Versammlung muss dann unter Berücksichtigung der notwendigen Mehrheiten das Abstimmungsergebnis feststellen.
Hinweis: ehrenamt24 bietet Vereine & Verbänden einen Auszug kostenfreier Vorlagen & Muster, welche Sie dabei unterstützen sollen, die bürokratischen Auflagen zu erfüllen. Unseren vollständigen Satz an Vereinsdokumenten erhalten Sie unserer e24-Community.
Grundlegende Vorgaben zur Abstimmung sind, dass allgemeine Entscheidungen zu Vereinsangelegenheiten mit relativer Mehrheit gem. §32 Abs. 1 S. 3 BGB angenommen werden müssen. Wohingegen bei einer Satzungsänderung 75% der Mitgliederversammlung zustimmen müssen und bei der Änderung des Vereinszwecks sogar alle Mitglieder gem. §33 BGB.
Stimmrecht: Allgemein gilt, dass jedes Mitglied eine Stimme besitzt. Ein Mehrstimmrecht ist nur in Einzelfällen nach einer konkreten Satzungsbestimmung möglich. Oft z.B. abhängig von der Art des Mitglieds (ordentliches Mitglied, Ehrenmitglied, ...).
Hinweis: Auf VereinsGuide24 können Vereine & Verbände sich zum Thema Onlinebanking & Vereinskredite informieren. Zusätzlich finden Sie auf dieser Plattform eine digitale Beratungsstrecke, die Ihnen Empfehlungen zu verschiedenen Vereinsrlevanten Themen ausspricht, wie Banking, Versicherung, Digitalisierung & Marketing im Verein.
Leistungen zugeschnitten auf Ihren Verein
Die Vereinssatzung bestimmt die Form und den Inhalt der zu erstellenden Protokolle. Unter Umständen sind weitere Details in der Geschäftsordnung festgehalten, wie z.B. eine notwendige notarielle Beurkundung.
Besonders wichtig ist am Ende die Unterzeichnung des Protokolls, denn erst damit wird es zu einer „Beurkundung“ der Mitgliederversammlung. Im Normalfall müssen Versammlungsleiter und Protokollführer unterschreiben. Nachträgliche Änderungen des Protokolls können nur durch Zustimmung aller Unterzeichner erfolgen.
Hinweis: In der e24-Community, unserem kostenlosen Mitgliederbereich, können Vereine & Verbände Musterdokumente herunterladen darunter auch eine Mustervorlage zum Protokoll einer Mitgliederversammlung.
Bei einem Verstoß gegen eine gesetzliche Vorschrift oder gegen die eigene Satzung wird der entsprechende Beschluss unwirksam. Die Beschlussfassung muss dann wiederholt werden. Dementsprechend ist eine neue Mitgliederversammlung einzuberufen Einladungen dazu zu verschicken sowie die Leitung bei der nächsten Versammlung darauf achten sollte, dass die Beschlüsse den gesetzlichen Forderungen entsprechen.
Es gibt jedoch Ausnahmen, sodass Beschlüsse trotzdem wirksam sind, wenn ausgeschlossen ist, dass der entsprechende Beschluss nur auf dem Mangel beruht, z.B. einem Einladungsfehler. Dies kann jedoch umgangen werden, wenn Sie unseren Muster & Vorlagen nutzen oder direkt Dokumente ihren Anforderungen nach generieren - in unserer kostenlosen e24-Community.
Hinweis: Sollte die Wirksamkeit eines Beschlusses umstritten sein, kann jedes Mitglied eine Feststellungsklage gegen den Verein erheben, evtl. erst mit einem vorherigen Schieds- oder Schlichtungsverfahren.
Experten-Tipp von e24:
"Kommt es bei einer Einladung zur Mitgliederversammlung, bei den Wahlen oder bei einer Beurkundung zu Fehlern, können ungültig sein und im schlimmsten Fall angefochten werden!
Einen Rechtsstreit wünscht sich keiner, aber die Geschichte zeigt, dass es immer wieder zu Unstimmigkeiten im Verein gibt. Sichern Sie Ihren Verein daher mit einer Rechtsschutzversicherung ab."
Tino Braunschweig
— Versicherungsexperte für
Vereine & Verbände
Neben einer regelmäßigen Mitgliederversammlung kann es auch zu einer außerordentlichen Mitgliederversammlung kommen, wenn die Mitglieder des Vereins dies gem. §37 BGB fordern. Eine außerordentliche Mitgliederversammlung ist nur dann möglich, wenn mehr als 10% der Mitglieder dies schriftlich unter Angabe des Zwecks oder des Grundes verlangen. Diese Regelung kann in der Satzung geändert werden.
Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) wird kein Unterschied zwischen einer ordentlichen und einer außerordentlichen Mitgliederversammlung gemacht, obwohl im Allgemeinen eine ordentliche Mitgliederversammlung als eine Versammlung verstanden wird, die gemäß der Satzung zu bestimmten Zeiten regelmäßig stattfindet. Eine außerordentliche Mitgliederversammlung hingegen wird aus besonderen Gründen einberufen und findet nicht regelmäßig statt. Die Gründe für die Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung können sein, dass der Vorstand sie für notwendig hält oder dass eine Minderheit gemäß § 37 BGB dies fordert.
Der Vorstand ist dazu verpflichtet, eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, wenn dies im Interesse des Vereins liegt (gemäß § 36 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB)) oder wenn eine bestimmte Anzahl von Mitgliedern dies verlangt. Eine außerordentliche Mitgliederversammlung kann beispielsweise im Interesse des Vereins notwendig sein, wenn der Verein aufgrund von Todesfällen oder Rücktritten von Mitgliedern handlungsunfähig geworden ist oder wenn dringende Beschlüsse gefasst werden müssen, die keinen Aufschub dulden.
Wissensdatenbank & Expertenzugang
Werden Sie Teil einer geschlossenen Community, in der Sie umfangreiches Wissen zu vereinsrelevanten Themen erhalten. Erhalten Sie Zugang zu einer umfassenden Datenbank an Vereinsdokumenten, Factsheets, Guidelines & Mustervorlagen und profitieren Sie von verschiedenen Vergünstigungen für Ihren Verein.
Die Mitgliederversammlung ist das oberste Entscheidungsgremium des Vereins und ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Mitgliederversammlung wählt & entlässt den Vorstand sowie er über die wichtigsten Themen des Vereins entscheidet.
Bei der Einladung zur Mitgliederversammlung sind Form, Frist & Inhalt der Einladung zu beachten sowie Zeitpunkt & Ort festzulegen sind.
Der Ablauf einer Mitgliedversammlung ist zwar nicht gesetzlich sollte für seine Rechtssicherheit aber einigen logischen Strukturen folgen. Es sollte bspw. einen Versammlungsleiter geben, der die Mitgliedschaftsrechte und Verhältnismäßigkeit der Versammlung im Blick hat.
Abstimmungen & Wahlen unterliegen in der Regel dem Prinzip der relativen Mehrheit und sollten durch ein Protokoll beurkundet werden, um nicht im Nachhinein angefochten zu werden. Für den Fall, dass es innerhalb der Mitgliederversammlung zu Unstimmigkeiten kommt, die sich nicht außergerechtlich regeln lassen, scheint eine Rechtsschutzversicherung empfehlenswert.
In unserer e24-Community erhalten Sie kostenlosen Zugang zu Muster & Vorlagen für Ihre Vereinsverwaltung - darunter ebenfalls Muster zu Einladungen einer Mitgliederversammlung sowie Wahlzettel als auch Musterprotokolle.
Leistungen zugeschnitten auf Ihren Verein
Haben Sie Fragen?
ehrenamt24 ist eine Gemeinschaft von Experten, die für Vereine & Verbände in allen Fragen rund um digitale Lösungen und Mitgliederservice bereitsteht.
Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir innovative Ideen, die Ihr Vereins- und Verbandsleben effizienter, zukunftsfähiger & sozialer gestalten.
ehrenamt24 Benefits GmbH
Mühlweg 2b
82054 Sauerlach
E-Mail: info@ehrenamt24.de
Web: www.ehrenamt24.de
If you feedback requires a response, we'll be in touch shortly
