Einladung, Ablauf & Abstimmung
Allgemein sind laut § 26 BGB und § 32 BGB zwei Organe im Verein vorgeschrieben. Eines davon ist die Mitgliederversammlung, die als oberstes Entscheidungsgremium den Vorstand wählt bzw. entlässt und über die Strategie entscheidet.
Damit die Abstimmungen & Wahlen rechtsgültig werden, gibt es sowohl bei dem Ablauf der Mitgliederversammlung als auch bei der Beurkundung einige Punkte zu beachten.
Protokoll zur MV
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In diesem Artikel erfahren Sie:
Das Wichtigste in Kürze:
Bei der Einladung zu Mitgliederversammlung gilt es auf Aufbau, Form und Inhalt der Einladung zu achten, damit diese rechtssicher ist. Auch Ort & Datum sind hier zu erwähnen.
Der erste Schritt für die Mitgliederversammlung ist die Einladung, deren Kriterien zur Form und Weise in der Satzung festgehalten werden. Hierzu gibt es keine gesetzlichen Vorschriften. Alle getroffenen Bestimmungen zur Einladung müssen genauestens beachtet werden, da sonst eine nicht ordnungsgemäße Einladung zur Mitgliederversammlung dazu führen kann, dass Beschlüsse während der Versammlung ungültig sind.
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Wie bereits beschrieben, gibt es zwar keine gesetzlichen Vorschriften, wenn es um Aufbau oder Form der Einladung zur Mitgliederversammlung geht. Allerdings sollten diese Punkte in der Vereinssatzung definiert werden, um sicherzugehen, dass mögliche Beschlüsse nicht auf dieser Grundlage angefochten werden können.
Folgende Punkte sind in der Satzung zu klären:
Die Zuständigkeit zur Einberufung
Die Einberufung einer Mitgliederversammlung ist im Normalfall die Sache des Vorstandes bzw. der Vorstandsmitglieder - sofern dies nicht anders in der Satzung geregelt sein sollte. Der Versand oder die Bekanntmachung der Einberufung kann jedoch an eine andere Person übergeben werden.
Form, Frist und Inhalt der Einladung
Form, Frist und Inhalt der Einladung in der Satzung zu bestimmen garantiert, dass alle Mitglieder die Chance erhalten, die Einladung wahrzunehmen. Sollte es in der Satzung nicht anders geregelt sein, erfolgt die Einladung per Brief mit angemessener Frist und ausreichendem Hinweis zur Tagesordnung. Dies ist besonders wichtig, da die Mitglieder anhand dieser Information erkennen müssen, um welche Themen es sich handelt und ob sie teilnehmen werden/möchten.
Die Tagesordnung legt auch die Grenzen der Beschlusskompetenz fest, d.h. dass keine anderen kurzfristigen neuen Themen hinzukommen können. Gesondert hervorzuheben und anzukündigen sind grundlegende den Verein betreffende Fragen wie Satzungsänderung, Neu-/Abwahlen des Vorstands (Vorstandsänderungen), Vertragsstrafen & Vereinsausschlüsse sowie Haftungsfälle gegen den Verein. Die Reihenfolge der Punkte ist jedoch veränderbar.
Festlegung von Ort & Zeit
Der Ort und die Zeit der Mitgliederversammlung wird im Normalfall vom Einberufungsorgan festgelegt und ist ebenso in der Einladung anzugeben. Wichtig ist, dass der Ort so gewählt wird, dass niemand benachteiligt ist, d.h. dieser nicht zu weit abgelegen ist. Zudem sollte die Mitgliederversammlung nicht innerhalb der üblichen Arbeitszeiten stattfinden.
Hinweis: Seit der Corona-Pandemie ist es nicht mehr unüblich, dass Versammlungen online abgehalten werden, z.B. per Chat oder Videokonferenz. Hierbei können verschiedene Software-Lösungen den Verein unterstützen, um digitale Mitgliederversammlungen abzuhalten.
Wenn unklar sein sollte, ob eine Person bereits ein Vereinsmitglied ist, sollte lieber eine Person zu viel eingeladen werden. Rechtlich wird es weniger Schwierigkeiten bereiten, eine Person zu viel einzuladen, als eine Einladung versäumt zu haben. Auch das kann nämlich dazu führen, dass die Versammlung und damit die darin getroffenen Beschlüsse ungültig sind.
Automatisierte Einladungen zur MV
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Die Leitung der Mitgliederversammlung ist nicht durch das Gesetz vorgeschrieben, sondern durch die Satzung und ggf. durch die Geschäftsordnung (hierzu bieten wir Muster & Vorlagen an). Normalerweise werden Personen zur Leitung berufen, andernfalls muss die Mitgliederversammlung vor Ort die Leitung festlegen.
Erste Aufgabe der Versammlungsleitung ist, dass die Tagesordnung in angemessener Zeit abgehandelt wird. Dazu zählt die Aufnahme von Wortmeldungen, welche eventuell gruppiert werden müssen, um eine sinnvolle und gleichberechtigte Verteilung zu gewährleisten.
Die Tagesordnung einer Mitgliederversammlung sollte vorher strukturiert & in der Einladung kommuniziert werden, damit die Vereinsmitglieder sich angemessen auf die Inhalte der Versammlung vorbereiten können.
Folgende Punkte sollte die Tagesordnung beinhalten:
Vorsicht ist geboten, da Mitgliedschaftsrechte berücksichtigt werden müssen, d.h. Wortmeldungen dürfen nicht unbeachtet bleiben oder ein Beitrag zeitlich zu beschränkt sein. Ein Ausschluss einer Person von der Versammlung ist nur bei gravierender Störung möglich und sollte im Sinne der Verhältnismäßigkeit nur unter vorheriger Ankündigung einer Ordnungsmaßnahme erfolgen. Eine Redezeitbegrenzung sollte am besten in der Geschäftsordnung oder vorab in der Versammlung selbst festgelegt werden.
Achtung: Sollte bei einer Störung der Versammlung ein unzulässiger Eingriff der Versammlungsleitung erfolgen, kann dies zur Unwirksamkeit von Beschlüssen führen. Daher ist die Angemessenheit und Verhältnismäßigkeit zu wahren!
Die Art der Abstimmung ist in Satzung oder der eigenen Vereinsordnung zu regeln. In Einzelfällen ist es möglich, dies in der Versammlung selbst festzulegen. Aufgrund demokratischer Strukturen wird meist eine geheime oder schriftliche Abstimmung gewählt und nur selten z.B. per Handzeichen. Die Leitung der Versammlung muss dann unter Berücksichtigung der notwendigen Mehrheiten das Abstimmungsergebnis feststellen.
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Als grundlegende Vorgabe bei der Abstimmung gilt, dass allgemeine Entscheidungen zu Vereinsangelegenheiten mit relativer Mehrheit gem. § 32 Abs. 1 S. 3 BGB angenommen werden müssen. Wohingegen bei einer Satzungsänderung 75 % der Mitgliederversammlung zustimmen muss. Bei der Änderung des Vereinszwecks sogar alle Mitglieder (siehe § 33 BGB).
Stimmrecht: Allgemein gilt, dass jedes Mitglied eine Stimme besitzt. Ein Mehrstimmrecht ist nur in Einzelfällen nach einer konkreten Satzungsbestimmung möglich. Oft z.B. abhängig von der Art des Mitglieds (ordentliches Mitglied, Ehrenmitglied, ...).
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Die Vereinssatzung bestimmt die Form und den Inhalt der zu erstellenden Protokolle. Unter Umständen sind weitere Details in der Geschäftsordnung festgehalten, wie z.B. eine notwendige notarielle Beurkundung.
Besonders wichtig ist am Ende die Unterzeichnung des Protokolls, denn erst damit wird es zu einer offiziellen „Beurkundung“ der Mitgliederversammlung. Im Normalfall müssen Versammlungsleiter und Protokollführer unterschreiben. Nachträgliche Änderungen des Protokolls können nur durch Zustimmung aller Unterzeichner erfolgen.
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Bei einem Verstoß gegen eine gesetzliche Vorschrift oder gegen die eigene Satzung wird der entsprechende Beschluss unwirksam. Die Beschlussfassung muss dann wiederholt werden. Dementsprechend ist eine neue Mitgliederversammlung einzuberufen und aktualisierte Einladungen zu verschicken. Zusätzlich sollte die Leitung bei der nächsten Versammlung darauf achten, dass die Beschlüsse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Es gibt jedoch Ausnahmen: Beschlüsse können trotzdem wirksam sein, wenn ausgeschlossen ist, dass der fehlerhafte Beschluss nur auf einem Mangel beruht, z.B. einem Einladungsfehler. Dies kann jedoch umgangen werden, wenn Sie unsere Muster & Vorlagen nutzen oder direkt Dokumente in unserer kostenlosen e24-Community generieren, die voll und ganz ihren Anforderungen entsprechen.
Hinweis: Sollte die Wirksamkeit eines Beschlusses umstritten sein, kann jedes Mitglied eine Feststellungsklage gegen den Verein erheben, evtl. erst mit einem vorherigen Schieds- oder Schlichtungsverfahren.
Experten-Tipp von e24:
"Kommt es bei einer Einladung zur Mitgliederversammlung, bei den Wahlen oder bei einer Beurkundung zu Fehlern, so können diese ungültig sein und im schlimmsten Fall angefochten werden!
Einen Rechtsstreit wünscht sich keiner, aber die Geschichte zeigt, dass es immer wieder zu Unstimmigkeiten im Verein kommt. Sichern Sie Ihren Verein daher mit einer Rechtsschutzversicherung ab."
Tino Braunschweig
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Vereine & Verbände
Neben einer regelmäßigen Mitgliederversammlung kann es auch zu einer außerordentlichen Mitgliederversammlung kommen, insofern die Mitglieder des Vereins dies gem. § 37 BGB fordern. Eine außerordentliche Mitgliederversammlung ist dabei nur dann möglich, wenn mehr als 10 % der Mitglieder eine solche schriftlich unter Angabe des Zwecks oder des Grundes verlangen. Diese Regelung kann in der Satzung geändert werden.
Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) wird kein Unterschied zwischen einer ordentlichen und einer außerordentlichen Mitgliederversammlung gemacht, obwohl im Allgemeinen eine ordentliche Mitgliederversammlung als eine Versammlung verstanden wird, die gemäß der Satzung zu bestimmten Zeiten regelmäßig stattfindet. Eine außerordentliche Mitgliederversammlung hingegen wird aus besonderen Gründen einberufen und findet nicht regelmäßig statt. Die Gründe für die Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung können sein, dass der Vorstand sie für notwendig hält oder dass eine Minderheit sie nach § 37 BGB fordert.
Der Vorstand ist dazu verpflichtet, eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, wenn dies im Interesse des Vereins liegt (siehe § 36 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB)) oder eine bestimmte Anzahl von Mitgliedern sie verlangt. Eine außerordentliche Mitgliederversammlung kann beispielsweise im Interesse des Vereins notwendig sein, wenn der Verein aufgrund von Todesfällen oder Rücktritten von Mitgliedern handlungsunfähig geworden ist oder dringende Beschlüsse gefasst werden müssen, die keinen Aufschub dulden.
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Die Mitgliederversammlung ist das oberste Entscheidungsgremium des Vereins sowie auch gesetzlich vorgeschrieben. Die Mitgliederversammlung wählt & entlässt den Vorstand, der wiederum über die wichtigsten Angelegenheiten des Vereins entscheidet.
Bei der Einladung zur Mitgliederversammlung sind Form, Frist & Inhalt der Einladung zu beachten sowie Zeitpunkt & Ort festzulegen.
Der Ablauf einer Mitgliederversammlung ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, sollte im Sinne der Rechtssicherheit aber einigen logischen Strukturen folgen. Es sollte bspw. einen Versammlungsleiter geben, der die Mitgliedschaftsrechte und Verhältnismäßigkeit der Versammlung im Blick hat.
Abstimmungen & Wahlen unterliegen in der Regel dem Prinzip der relativen Mehrheit und sollten durch ein Protokoll beurkundet werden, um im Nachhinein Klagen der Mitglieder zu vermeiden. Für den Fall, dass es innerhalb der Mitgliederversammlung zu Unstimmigkeiten kommt, die sich nicht außergerichtlich regeln lassen, ist eine Rechtsschutzversicherung empfehlenswert.
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