Digitalisierung im Verein


Die Digitalisierung ist eine Entwicklung, die aus unserem heutigen Leben kaum wegzudenken ist. Prozesse können automatisiert und die Kommunikation zu jeder Zeit von überall ermöglicht werden.

So kann auch die Vereinsarbeit effizienter und sozialer gestaltet werden, wenn Ressourcen für bspw. die Vereinsverwaltung gespart und diese für wichtigere Aufgaben genutzt werden können.

Aus diesem Grund öffnet sich auch die Vereinswelt immer mehr dem Trend des 21. Jahrhunderts und begreift es, die Chancen der digitalen Welt für sich zu nutzen.

 

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Checkliste zur Digitalisierung

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In diesem Artikel erfahren Sie:

  1. Welche Gründe es für die Digitalisierung Ihres Vereins gibt.
  2. Welche Digitalisierungs-Tools bei dem Prozess helfen können.
  3. Wie Ihr Verein einen umfassenden Digitalisierungsplan erstellt.
  4. Was es in rechtlicher Hinsicht zu beachten gibt.
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Das Wichtigste in Kürze:

  1. Vereine benötigen geschultes Personal und finanzielle Ressourcen, um Digitalisierungsprozesse erfolgreich umzusetzen und von ihren Vorteilen wie effizienteren Arbeitsprozessen, reduzierten Kosten und attraktiven digitalen Angeboten zu profitieren. Digitale Angebote wie eine VereinsApp oder Online-Buchungsmöglichkeiten können dabei helfen, neue Mitglieder zu gewinnen.

 

  1. Vereine sollten individuell entscheiden, welche digitalen Tools und Anwendungen ihnen bei der Digitalisierung helfen können. Sinnvolle Anwendungen können dabei sein: Mitgliederverwaltungsprogramme, Social-Media, Video-Tools, Newsletter, Postdigitalisierung, VereinsApps sowie Technologien für Training und Wettkampf.

 

  1. Um den Verein juristisch abzusichern, sollten bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die Bestimmungen der DSGVO beachtet werden und die Satzung sollte für Digitalisierungsprozesse geeignet sein. Es ist wichtig, digitale Kommunikations- und Verwaltungswege in der Satzung zu verankern und bei Bedarf einen entsprechenden Beschluss durch die Mitgliederversammlung zu fassen.

 

  1. In unserer e24-Community erhalten Sie kostenlose Muster & Vorlagen zum Download - darunter auch Protokolle zur Mitgliederversammlung und Datenschutzrichtlinien. 

 

1. Gründe für Digitalisierung

Um Digitalisierungsprozesse im Verein voranzutreiben, fehlt häufig geschultes Personal und Rücklagen. Deswegen ist es umso wichtiger, sich mit internen Prozessen auseinander zu setzen und geeignete Strategien und Lösungen zu erarbeiten. Auf diese Weise kann Digitalisierung gelingen und zur Mitgliedergewinnung, aber auch zur Mitgliederbindung beitragen. Zudem führt eine gut durchdachte Digitalisierungsstrategie zu verringerten Kosten. Digitalisierung ist dabei ein dauerhafter Prozess, der geschultes Personal und anfänglich finanzielle Ressourcen benötigt. Die Entwicklungen zeigen jedoch, es kann sich lohnen!

 

Die Gründe für die umfassende Digitalisierung eines Vereins können vielfältig sein. In den meisten Fällen handelt es sich jedoch nicht um den einen ausschlaggebenden Punkt, warum Digitalisierungsprozesse in Angriff genommen werden sollten. Vielmehr sind es verschiedene Aspekte, die ineinandergreifen und Abhängigkeiten bilden, sodass ein Hauptgrund schlussendlich nicht mehr zu benennen ist.

 

Ein wichtiges Argument für die Digitalisierung ist die effizientere Gestaltung von Arbeitsprozessen. Durch bestimmte Tools einer VereinsSoftware kann an vielen Stellen schneller, und vor allem auch kostengünstiger gearbeitet werden. Aufwendige Arbeitsschritte können so unter Umständen entfallen und die humanen Ressourcen können bspw. für Veranstaltungen, die Vereinsarbeit oder die Mitgliederbindung eingesetzt werden.

 

Zudem können Mitglieder durch attraktive digitale Organisationsformen angeworben werden - bspw. einer zeitgemäßen VereinsApp oder einer Vorteilswelt mit speziellen Rabatten für Vereinsmitgliedern. Der Verein, der es ermöglicht, einen Tennisplatz spontan online buchen zu können, gewinnt sehr wahrscheinlich mehr Mitglieder, als der Verein, in dem die Verteilung der Tennisplätze bereits einen Monat im Voraus stattfindet.

 

Hinweis: Auf VereinsGuide24 können Vereine & Verbände sich zum Thema Onlinebanking & Vereinskredite informieren. Zusätzlich finden Sie auf dieser Plattform eine digitale Beratungsstrecke, die Ihnen Empfehlungen zu verschiedenen vereinsrelevanten Themen, wie BankingVersicherungDigitalisierung & Marketing im Verein ausspricht.

 

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2. Möglichkeiten für Digitalisierungs-Tools

Es gibt zahlreiche Software-Lösungen, die dem Verein bei der Digitalisierung helfen können. Jedoch ist nicht jedes Tool und jede Anwendung auch sinnvoll. Als Verein sollte individuell betrachtet werden, welche Features Sinn machen und welche weniger.

 

Folgende digitale Tools können beispielsweise sinnvoll sein

Vereinfachung von Verwaltungsprozessen:Mitgliederverwaltungsprogramme, Spendenverwaltungsprogramme, Tools zur Pflege von Rechnungen, Buchhaltungsprogramme oder Software für die Steuererklärung erleichtern die Übersicht über sämtliche Daten.

 

Social-Media:Ansprache potentieller Mitglieder, sowie moderne öffentliche Kommunikation sind durch soziale Medien möglich. Es ist sinnvoll, Online- und Offline-Medien miteinander zu verbinden, um den größten Mehrwert daraus zu ziehen.

 

Video-Tools:Mithilfe von Video-Konferenz-Tools sind auch in Krisenzeiten digitale Treffen und online Mitgliederversammlungen möglich.

 

Newsletter & Postdigitalisierung:Per E-Mail bekommen Vereinsmitglieder immer die aktuellsten Informationen zugesandt. Durch die Postdigitalisierung erhalten Sie Dokumente & Akten in digitaler Form und erleichtern somit die Verwaltung.

 

Apps:Spezifisch für Vereine & Verbände entwickelte VereinsApps zur Organisation & Planung mit integrierten Buchungssystemen, um z.B. Time-Slots für Trainingszeiten zu buchen, sind eine große Bereicherung. Außerdem ist es sinnvoll, einen Chat für interne Absprachen einzurichten.

 

Technologien für Training und Wettkampf:Technologien für Training und Wettkampf helfen dabei, schnellere Leistungssteigerung zu erzielen und diese zu überwachen sowie die Organisation von Wettkämpfen zu optimieren.

 

Wichtig: Bei der Fülle an Möglichkeiten sollte der Verein nicht den Überblick verlieren und sich auf die für den Verein wichtigen Tools beschränken. Von Vorteil ist es, wenn ein zentrales System entwickelt wird, in welchem alle Anwendungen nebeneinander koexistieren können und die Mitglieder sich nicht bei vielen verschiedenen Apps und Portalen anmelden müssen.

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3. Entwicklung eines Digitalisierungskonzepts

Viele Vereine stehen vor der Frage, wo und wie sie beginnen sollen. Denn Digitalisierung bedeutet nicht einfach nur, handschriftliche Notizen in digitale Notizen umzuwandeln. Um wirklich Erfolg zu haben und Prozesse langfristig effizient zu gestalten, benötigt jeder Verein eine umfassende Digitalisierungsstrategie. Hierfür gibt es verschiedene Phasen, mit welchen sich der Vereinsvorstand und die Mitgliederversammlung gemeinsam ihrem Ziel annähern.

 

a) Vorbereitungs- und Planungsphase

Um ein Ziel zu erreichen, bedarf es einiger Vorarbeit und einer gut strukturierten Planung. Auf die Aufzeichnungen dieser Planung sollte im Verlauf der Realisierung immer wieder zurückgegriffen werden, um den roten Faden des Digitalisierungsprozesses nicht zu verlieren.

 

Zunächst sollten die Vereinsmitglieder gemeinsam ein Ziel definieren, welches sie mit der Digitalisierung erreichen möchten und diskutieren, was genau Digitalisierung für den Verein überhaupt bedeuten soll.

 

Daraufhin kann ein Projektteam gebildet und Zuständigkeiten verteilt werden. Das Projektteam ist für die Verwaltung der Ressourcen zuständig und erstellt einen Plan. Dieser Plan sollte bzw. muss stetig angepasst werden, da viele verschiedene Faktoren den Prozess beeinflussen.

 

Mithilfe eines Projektmanagement-Tools können die Teammitglieder ihre Aufgaben untereinander verteilen und Deadlines für Aufgaben setzten. So hat jeder einen Überblick, was noch erledigt werden muss und wie weit die anderen Mitglieder mit ihrer Aufgabe gekommen sind. Für solche Prozesse gibt es ebenfalls Online-Tools, um die Aufgabenverteilung noch übersichtlicher und dynamischer, als in Excel-Tabellen, zu gestalten.

 

Um Entscheidungen zu treffen, die sich im Prozess ergeben, sollte ein Tag pro Woche oder pro Monat (je nach Bedarf) festgelegt werden, an dem sich das Digitalisierungs-Team trifft und in einem Meeting über weitere Schritte entscheidet.

 

Das Wichtigste zur Planungsphase in Kürze:

  1. Ziel mit rotem Faden definieren
  2. Projektteam bilden und Zuständigkeiten verteilen
  3. Plan stetig anpassen
  4. Anfallende Aufgaben und Deadlines in einer Übersicht online organisieren
  5. Regelmäßige Meetings veranstalten

b) Analysephase

Damit die Digitalisierungsstrategie ein Erfolg wird, muss sich der Verein über seine Stärken & Schwächen, sowie über mögliche Chancen & Risiken von außerhalb bewusst werden. Eine universelle Strategie gibt es nämlich nicht. Jeder Verein muss den besten Weg für sich herausfinden. Nur durch eine detaillierte Analyse des Vereins und seines Umfelds können passende Lösungen gefunden werden. Deswegen ist es umso wichtiger, für diesen Schritt genügend Zeit einzuplanen. Workshops können dabei helfen, Lösungen zu generieren. Zusätzlich zu internen Workshops kann auf die kostenlose Beratung zur Digitalisierung des Vereins von ehrenamt24 zurückgegriffen werden.

 

Analyse des Vereins

Werte:Der Verein sollte sich vor Augen führen, für welche Werte er steht und wo er sich kurz-, mittel- und langfristig sieht. Je genauer diese Ziele festgelegt werden, desto besser können daraus Strategien für die Digitalisierung entworfen werden. Um eine Digitalisierungs-Strategie erfolgreich durchzuführen, müssen die Vereinsmitglieder eine digitale Mentalität entwickeln und eine gewisse Offenheit mitbringen.

 

Mitglieder:Hilfreich ist bspw. eine Befragung der Mitglieder, um ihre Bedürfnisse herauszufiltern. Anhand des Alters und anderer Indikatoren lassen sich in späteren Schritten geeignete Maßnahmen vollziehen.

 

Vermögen & Rücklagen:Aufgrund Ihrer Rechtsform ist es für Vereine nicht ganz problemlos Rücklagen, bzw. Vermögen zu bilden. Dennoch haben Vereine einen gewissen finanziellen Handlungsspielraum, der sie zur Vermögensbildung befähigt.

 

Digitale Tools:Herauszufinden, welchen digitalen Lösungen der Verein sich bereits bedient, ist wesentlich für die Digitalisierungsstrategie des Vereins. Es sollte überdacht werden, ob die bereits verwendeten Tools hilfreich sind und weiter benutzt werden sollten. Zudem kann daran abgelesen werden, welche weiteren Tools noch benötigt werden. Zusätzlich sollte geschaut werden, welche analogen Lösungen möglicherweise digitalisiert werden könnten, um Prozesse zu erleichtern und wo es Anknüpfungspunkte gibt. Beispiele sind Tools zur VereinsVerwaltung, zum Projektmanagement oder zur digitalen Mitgliederversammlung.

 

Analyse des Umfelds

Externe Entwicklungen:Der Verein sollte einen Blick auf soziokulturelle, technologische, politische, regionale, juristische, wirtschaftliche und ökologische Entwicklungen in seinem Umfeld werfen. Vielleicht ergeben sich daraus Chancen, weil ein regionales Unternehmen ein Sponsoring für Vereine ermöglicht, die sich der Digitalisierung verschrieben haben.

Bedürfnisse:Es sollte analysiert werden, welche Bedürfnisse & Erwartungen die (potentiellen) Mitglieder des Vereins haben. Die Entwicklung eines Digitalisierungs-Tools, das niemand haben möchte, ist verschwendete Energie. Diese sollte für Maßnahmen verwendet werden, die wirklich gebraucht werden. Umfragen können hierbei helfen. Besonders sollten die Bedürfnisse der jüngeren Generation berücksichtigt werden, da diese den Verein auch in Zukunft voranbringen wird. Außerdem sind es gerade die jüngeren Menschen, welche sich in ihrem Alltag schon lange und regelmäßig mit digitalen Lösungen beschäftigen.

 

Konkurrenz: 

Der Verein sollte schauen, welche Tools andere Vereine bereits verwenden und welche gut bei den Nutzern ankommen. Dann kann entschieden werden, was davon umgesetzt wird und was nicht.

 

Zukunftsbild:

Nachdem alle Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken erfasst wurden, sollte der Verein im besten Fall eine Grafik erstellen, in welcher alle Erkenntnisse festgehalten werden. Auf diese Weise ist immer ein Überblick vorhanden, auf den zurückgegriffen werden kann.


 

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c) Aktionsphase

In dieser Phase werden alle vorherigen Überlegungen und Planungsschritte in die Tat umgesetzt. Trotz der Vorarbeit gibt es auch in dieser Phase noch vieles zu überdenken. Ideen werden nun richtig entwickelt und Maßnahmen werden getestet. Außerdem wird geprüft, wie die Digitalisierungsstrategie mit anderen Zielen vereinbar ist.

 

Priorisierung von Zielen:Es gilt, zwischen kurz-, mittel- und langfristigen Zielen zu unterscheiden. Dabei sollte immer im Auge behalten werden, wie sinnvoll das Erreichen eines Ziels für den Verein ist. Generell ist es empfehlenswert, diejenigen Ziele als Erstes umzusetzen, die den Verein in der Digitalisierung am meisten voranbringen. Dennoch sollte nicht außer Acht gelassen werden, dass auch kleine Maßnahmen, die schnell zu erledigen sind und im ersten Moment nicht den größten Erfolg versprechen, zum großen Ganzen beitragen.

 

Entwicklung von geeigneten Maßnahmen:Um Maßnahmen aus den Zielen abzuleiten, eignen sich bspw. Workshops mit den Vereinsmitgliedern. Hierbei sollten zunächst alle Ideen frei geäußert werden, um in einem nächsten Schritt dann zu schauen, was umsetzbar ist.

 

Weiterentwicklung von Maßnahmen:Sind Maßnahmen festgelegt, sollten diese weiterentwickelt werden. Es wird geschaut, welche Aspekte an der Maßnahme ausgebaut werden können und welche eher weniger wichtig für das Erreichen des Ziels sind. Hierfür kann die Maßnahme an den Vereinsmitgliedern oder im familiären Umfeld getestet werden.

 

Umsetzung der Maßnahmen:Keine Maßnahme funktioniert direkt reibungslos. Es können Hindernisse auftauchen, mit denen sich das Projektteam beschäftigen sollte. Daran wird dann angesetzt. Um den Prozess einfacher zu gestalten, werden Zuständigkeiten, wie auch in der Planungsphase, verteilt. Bereits erreichte Ziele sollten vor Augen geführt werden.

 

Finanzen:Bei jeder Maßnahme sollte auf die Kosten geschaut werden und ob sich eine Investition für die Zukunft lohnt. Für manche Maßnahmen wird zunächst etwas mehr Geld benötigt, langfristig sorgen sie jedoch für große Einsparungen. Das Projektteam sollte Grenzen abstecken, schauen wie viel Geld investiert werden kann und soll. Idealerweise gibt es eine Person im Verein oder im Umfeld des Vereins, die sich mit digitalen Technologien sehr gut auskennt und weiterhelfen kann. Zusätzlich gibt es auch die Möglichkeit, Digitalisierungsvorhaben mithilfe von SponsorenFundraising oder Crowdfunding zu finanzieren.

Beispiel:Digitalbonus für Vereine in Niedersachsen

 

d) Bewertungsphase

Nachdem einige Ziele erreicht worden, sollte das Projektteam den bisherigen Prozess beurteilen, um zukünftig noch effizienter zu arbeiten.

Evaluation der Maßnahmen:Die umgesetzten Maßnahmen werden nach einem Schema mit messbaren Indikatoren analysiert. Dazu eignet sich beispielsweise die SMART-Methode, an der sich ablesen lässt, ob die Maßnahmen spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert waren.
 

Lerneffekt:

Das Projektteam sollte sich fragen, was es bis zu diesem Punkt gelernt hat und was davon in den weiteren Prozess mitgenommen werden sollte. Fehler werden analysiert, um es beim nächsten Mal anders anzugehen. An positive Entwicklungen sollte außerdem angeknüpft werden.

Die e24-Community

Der Vorstand muss im Verein viele verschiedene Aufgaben übernehmen, bspw. die Vereinsmitglieder leiten, den Verein verwalten und Veranstaltungen organisieren - das kann schnell zur Unübersichtlichkeit führen.

 

Mit unserem kostenlosen Mitgliederbereich unterstützen wir Vereine & Vorstände bei der Vereinsführung. Auf unserer Plattform erhalten Sie Zugang zu einer Datenbank mit Mustervorlagen, Factsheets, Web-Seminaren & Online-Kursen. Ebenfalls profitieren Sie von Vergünstigungen für Ihren Verein!

 

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4. Rechtliches

Darüber hinaus gibt es einige wesentliche Punkte zu beachten, um den Verein juristisch abzusichern. Wenn es um personenbezogene Daten der Mitglieder oder weiterer Betroffener geht, ist stets die DSGVO einzuhalten und der Datenschutz im Verein zu gewährleisten! Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Verein muss eine Vielzahl an Maßnahmen beachtet werden. Wir unterstützen Sie bei der Überprüfung einer DSGVO-konformen Kommunikation und beraten Sie zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten!

 

Hinweis: Mehr zu Datenschutzgrundverordnung und Datenschutz finden Sie in unserem Wiki-Artikel "Datenschutz und DSGVO im Verein". In diesem Artikel erfahren Sie, was die Europäische Datenschutzgrundverordnung ist und welche Bedeutung sie für Vereine hat. Zudem erklären wir, in welchem Fällen sie einen Datenschutzbeauftragten benötigen und welche Aufgaben dieser hat.

 

Die Satzung des Vereins muss für Digitalisierungsprozesse geeignet sein. Ist in der Satzung verankert, dass es für wichtige Entscheidungen nur Abstimmungen in Präsenz geben darf, können Probleme aufkommen (wie an der Corona-Pandemie deutlich geworden ist). Elektronische Kommunikation kann gegen das Recht verstoßen, wenn diese in der Satzung nicht eindeutig vorgesehen ist. Deswegen sollte die Möglichkeit auf digitale Kommunikations- und Verwaltungswege in der Satzung verankert sein. Ggf. ist ein Beschluss durch die Mitgliederversammlung nötig, um einen entsprechenden Passus einzurichten. Ebenso unterstützen wir Sie hinsichtlich einer rechtlichen Beratung in Bezug auf die Digitalisierung im Verein.

 

Hinweis: In unserer e24-Community erhalten Sie kostenlosen Zugang zu Mustern & Vorlagen für Ihre Vereinsverwaltung - darunter ebenfalls Mustervorlagen zur Vereinssatzung sowie Protokolle zur Mitgliederversammlung mit Vorstandswahl und Satzungsänderung.

 


 

Experten-Tipp von e24:

"Der Vereinsvorstand vertritt den Verein nach innen und nach außen. Er kann im Namen des Vereins klagen, kann aber auch im Zweifelsfall angeklagt werden - das gilt insb. bei Fällen, bei denen Dritte zu Schaden kommen oder wenn der Vorstand fahrlässig gehandelt hat.

 

Daher sollte der Vorstand sich ausreichend absichern, um das eigene Vermögen und die Rücklagen des Vereins vor fahrlässigen oder schuldhaften Pflichtverletzungen zu schützen."

 

Kontakt aufnehmen

 

Tino Braunschweig

— Versicherungsexperte für
Vereine & Verbände


 

5. Fazit

Die Digitalisierung kann die Vereinsarbeit effizienter, aber auch sozialer gestalten. Denn bei einer bedachten Auswahl der benötigten digitalen Lösungen können Prozesse optimiert und Ressourcen gespart werden. Das wäre z.B. der Fall, wenn eine Software-Lösung zur VereinsVerwaltung das Beitragswesen automatisiert oder eine VereinsApp die digitale Buchung von Online-Kursen ermöglicht.

 

Um einen Digitalisierungsprozess zu durchlaufen, ist es wichtig, für Veränderungen offen zu sein. Wenn der Verein nichts Neues ausprobieren möchte, können auch keine positiven Veränderungen stattfinden. Ein Interesse an Digitalisierung sollte vorhanden sein, um den Prozess überhaupt erst ins Rollen zu bringen. Wichtig ist außerdem, mit kritischen Stimmen ins Gespräch zu kommen und Bedenken aus dem Weg zu räumen. Hilfreich ist es in diesem Sinne, die vereinsinterne Kommunikation zu fördern, welche im Nachgang durch Digitalisierungsprozesse weiter optimiert werden kann.

 

Die Aufgabe des Vorstands ist es, den Vereinsmitgliedern den Digitalisierungsprozess nahezubringen und dahinterzustehen. Einer der größten Vorteile am Digitalisierungsprozess ist, dass durch die Automatisierung vieler Vorgänge mehr Raum für den eigentlichen Zweck des Vereins bleibt. Die Mitglieder können sich auf das konzentrieren, was ihnen Spaß macht, ohne dass jeden Tag aufwändige organisatorische Aufgaben bewältigt werden müssen.

 

In unserer e24-Community erhalten Sie kostenlosen Zugang zu Mustern & Vorlagen für Ihre Vereinsverwaltung - darunter ebenfalls Dokumente zur Spendenbescheinigung sowie einen Musterantrag für die Gemeinnützigkeit.

 

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