Digitalisierung ist aus unserem heutigen Leben kaum noch wegzudenken. Sie ermöglicht die Automatisierung von Prozessen und die Kommunikation zu jeder Zeit und von überall.
Auch in der Vereinsarbeit trägt Digitalisierung zu mehr Effizienz bei. Ferner noch können Ressourcen, die bisher für die Vereinsverwaltung aufgewendet wurden, nun für bedeutendere Aufgaben genutzt werden.
Deshalb öffnet sich auch die Vereinswelt zunehmend den Trends des 21. Jahrhunderts und erkennt die Chancen, die die digitale Welt bereitstellt.
Checkliste zur Digitalisierung
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In diesem Artikel erfahren Sie:
Das Wichtigste in Kürze:
Für eine erfolgreiche Digitalisierung benötigen Vereine geschultes Personal und finanzielle Ressourcen. Die Vorteile sind effizientere Arbeitsprozesse, reduzierte Kosten und attraktive digitale Angebote. Eine VereinsApp oder Online-Buchungen können helfen, neue Mitglieder zu gewinnen.
Vereine sollten individuell entscheiden, welche digitalen Tools und Anwendungen für ihre Digitalisierung nützlich sind. Sinnvolle Anwendungen sind Mitgliederverwaltungsprogramme, Social Media, Video-Tools, Newsletter, Postdigitalisierung, VereinsApps sowie Technologien für Training und Wettkampf.
Um den Verein juristisch abzusichern, sollten die DSGVO-Bestimmungen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten beachtet werden. Die Satzung sollte Digitalisierungsprozesse unterstützen, digitale Kommunikations- und Verwaltungswege verankern und gegebenenfalls durch die Mitgliederversammlung beschlossen werden.
Um Digitalisierungsprozesse im Verein voranzutreiben, fehlt häufig geschultes Personal und Rücklagen. Deswegen ist es umso wichtiger, sich mit internen Prozessen auseinander zu setzen und geeignete Strategien und Lösungen zu erarbeiten. Auf diese Weise kann Digitalisierung gelingen und zur Mitgliedergewinnung, aber auch zur Mitgliederbindung beitragen.
Zudem führt eine gut durchdachte Digitalisierungsstrategie zu verringerten Kosten. Digitalisierung ist dabei ein dauerhafter Prozess, der geschultes Personal und anfänglich finanzielle Ressourcen benötigt. Die Entwicklungen zeigen jedoch, es kann sich lohnen!
Die Gründe für die umfassende Digitalisierung eines Vereins können vielfältig sein. In den meisten Fällen handelt es sich jedoch nicht um den einen ausschlaggebenden Punkt, aus dem Digitalisierungsprozesse in Angriff genommen werden sollten. Vielmehr sind es verschiedene Aspekte, die ineinandergreifen und Abhängigkeiten bilden, sodass ein Hauptgrund schlussendlich nicht mehr zu benennen ist.
Ein wichtiges Argument für die Digitalisierung ist die effizientere Gestaltung von Arbeitsprozessen. Durch bestimmte Tools einer VereinsSoftware kann an vielen Stellen schneller und vor allem auch kostengünstiger gearbeitet werden. Aufwendige Arbeitsschritte können so unter Umständen entfallen und die humanen Ressourcen können bspw. für Veranstaltungen, die Vereinsarbeit oder die Mitgliederbindung eingesetzt werden.
Zudem können Mitglieder durch attraktive digitale Organisationsformen angeworben werden - bspw. einer zeitgemäßen VereinsApp oder einer Vorteilswelt mit speziellen Rabatten für Vereinsmitgliedern. Der Verein, der es ermöglicht, einen Tennisplatz spontan online buchen zu können, gewinnt sehr wahrscheinlich mehr Mitglieder, als der Verein, in dem die Verteilung der Tennisplätze bereits einen Monat im Voraus stattfindet.
Hinweis: Auf VereinsGuide24 können Vereine & Verbände sich zum Thema Onlinebanking & Vereinskredite informieren. Zusätzlich finden Sie auf dieser Plattform eine digitale Beratungsstrecke, die Ihnen Empfehlungen zu verschiedenen vereinsrelevanten Themen, wie Banking, Versicherung, Digitalisierung & Marketing im Verein ausspricht.
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Es gibt zahlreiche Software-Lösungen, die dem Verein bei der Digitalisierung helfen können. Jedoch ist nicht jedes Tool und jede Anwendung auch sinnvoll. Als Verein sollte individuell betrachtet werden, welche Features Sinn machen und welche weniger.
Folgende digitale Tools können beispielsweise sinnvoll sein
Wichtig: Bei der Fülle an Möglichkeiten sollte der Verein nicht den Überblick verlieren und sich auf die für den Verein wichtigen Tools beschränken. Von Vorteil ist es, wenn ein zentrales System entwickelt wird, in welchem alle Anwendungen nebeneinander koexistieren können und die Mitglieder sich nicht bei vielen verschiedenen Apps und Portalen anmelden müssen.
Ist Ihr Verein ins Vereinsregister eingetragen? Wollen Sie Ihre Organisation effizient verwalten und gleichzeitig die Verwaltung entlasten? Eine Software-Lösung für Ihren Verein kann dabei unterstützen. Von Tools zur Mitgliederverwaltung, über Projektmanagement und Abrechnungstools, bis hin zur digitalen Mitgliederversammlung – vereinfachen Sie Ihre digitalen Vereinsprozesse.
Viele Vereine stehen vor der Frage, wo und wie sie beginnen sollen. Denn Digitalisierung bedeutet nicht einfach nur, handschriftliche Notizen in digitale Notizen umzuwandeln.
Um wirklich Erfolg zu haben und Prozesse langfristig effizient zu gestalten, benötigt jeder Verein eine umfassende Digitalisierungsstrategie. Hierfür gibt es verschiedene Phasen, mit welchen sich der Vereinsvorstand und die Mitgliederversammlung gemeinsam ihrem Ziel annähern.
Um ein Ziel zu erreichen, bedarf es einiger Vorarbeit und einer gut strukturierten Planung. Auf die Aufzeichnungen dieser Planung sollte im Verlauf der Realisierung immer wieder zurückgegriffen werden, um den roten Faden des Digitalisierungsprozesses nicht zu verlieren.
Zunächst sollten die Vereinsmitglieder gemeinsam ein Ziel definieren, welches sie mit der Digitalisierung erreichen möchten und diskutieren, was genau Digitalisierung für den Verein überhaupt bedeuten soll.
Daraufhin kann ein Projektteam gebildet und Zuständigkeiten verteilt werden. Das Projektteam ist für die Verwaltung der Ressourcen zuständig und erstellt einen Plan. Dieser Plan sollte bzw. muss stetig angepasst werden, da viele verschiedene Faktoren den Prozess beeinflussen.
Mithilfe eines Projektmanagement-Tools können die Teammitglieder ihre Aufgaben untereinander verteilen und Deadlines für Aufgaben setzten. So hat jeder einen Überblick, was noch erledigt werden muss und wie weit die anderen Mitglieder mit ihrer Aufgabe gekommen sind. Für solche Prozesse gibt es ebenfalls Online-Tools, um die Aufgabenverteilung noch übersichtlicher und dynamischer, als in Excel-Tabellen, zu gestalten.
Um Entscheidungen zu treffen, die sich im Prozess ergeben, sollte ein Tag pro Woche oder pro Monat (je nach Bedarf) festgelegt werden, an dem sich das Digitalisierungs-Team trifft und in einem Meeting über weitere Schritte entscheidet.
Das Wichtigste zur Planungsphase in Kürze:
Damit die Digitalisierungsstrategie ein Erfolg wird, muss sich der Verein über seine Stärken & Schwächen, sowie über mögliche Chancen & Risiken von außerhalb bewusst werden. Eine universelle Strategie gibt es nämlich nicht. Jeder Verein muss den besten Weg für sich herausfinden.
Nur durch eine detaillierte Analyse des Vereins und seines Umfelds können passende Lösungen gefunden werden. Deswegen ist es umso wichtiger, für diesen Schritt genügend Zeit einzuplanen. Workshops können dabei helfen, Lösungen zu generieren.
Zusätzlich zu internen Workshops kann auf die kostenlose Beratung zur Digitalisierung des Vereins von ehrenamt24 zurückgegriffen werden.
WerteDer Verein sollte sich vor Augen führen, für welche Werte er steht und wo er sich kurz-, mittel- und langfristig sieht. Je genauer diese Ziele festgelegt werden, desto besser können daraus Strategien für die Digitalisierung entworfen werden. Um eine Digitalisierungs-Strategie erfolgreich durchzuführen, müssen die Vereinsmitglieder eine digitale Mentalität entwickeln und eine gewisse Offenheit mitbringen.
MitgliederHilfreich ist bspw. eine Befragung der Mitglieder, um ihre Bedürfnisse herauszufiltern. Anhand des Alters und anderer Indikatoren lassen sich in späteren Schritten geeignete Maßnahmen vollziehen.
Vermögen & RücklagenAufgrund Ihrer Rechtsform ist es für Vereine nicht ganz problemlos Rücklagen bzw. Vermögen zu bilden. Dennoch haben Vereine einen gewissen finanziellen Handlungsspielraum, der sie zur Vermögensbildung befähigt.
Digitale Tools
Um die Digitalisierungsstrategie des Vereins zu entwickeln, ist es wichtig zu wissen, welche digitalen Lösungen bereits genutzt werden und ob diese weiterhin hilfreich sind. Außerdem sollte geprüft werden, welche zusätzlichen Tools benötigt werden.
Auch analoge Prozesse, die digitalisiert werden können, sollten identifiziert werden, um die Abläufe zu verbessern. Beispiele hierfür sind Programme zur Vereinsverwaltung, Projektmanagement oder Plattformen für digitalen Mitgliederversammlung.
Analyse des Umfelds
Externe Entwicklungen:Der Verein sollte einen Blick auf soziokulturelle, technologische, politische, regionale, juristische, wirtschaftliche und ökologische Entwicklungen in seinem Umfeld werfen. Vielleicht ergeben sich daraus Chancen, weil ein regionales Unternehmen ein Sponsoring für Vereine ermöglicht, die sich der Digitalisierung verschrieben haben.
BedürfnisseEs sollte analysiert werden, welche Bedürfnisse & Erwartungen die (potentiellen) Mitglieder des Vereins haben. Die Entwicklung eines Digitalisierungs-Tools, das niemand haben möchte, ist verschwendete Energie. Diese sollte für Maßnahmen verwendet werden, die wirklich gebraucht werden.
Umfragen können hierbei helfen. Besonders sollten die Bedürfnisse der jüngeren Generation berücksichtigt werden, da diese den Verein auch in Zukunft voranbringen wird. Außerdem sind es gerade die jüngeren Menschen, welche sich in ihrem Alltag schon lange und regelmäßig mit digitalen Lösungen beschäftigen.
Konkurrenz
Der Verein sollte schauen, welche Tools andere Vereine bereits verwenden und welche gut bei den Nutzern ankommen. Dann kann entschieden werden, was davon umgesetzt wird und was nicht.
Zukunftsbild
Nachdem alle Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken erfasst wurden, sollte der Verein im besten Fall eine Grafik erstellen, in welcher alle Erkenntnisse festgehalten werden. Auf diese Weise ist immer ein Überblick vorhanden, auf den zurückgegriffen werden kann.
Leistungen zugeschnitten auf Ihren Verein
In dieser Phase werden alle vorherigen Überlegungen und Planungsschritte in die Tat umgesetzt. Trotz der Vorarbeit gibt es auch in dieser Phase noch vieles zu überdenken. Ideen werden nun richtig entwickelt und Maßnahmen werden getestet. Außerdem wird geprüft, wie die Digitalisierungsstrategie mit anderen Zielen vereinbar ist.
Priorisierung von ZielenEs gilt, zwischen kurz-, mittel- und langfristigen Zielen zu unterscheiden. Dabei sollte immer im Auge behalten werden, wie sinnvoll das Erreichen eines Ziels für den Verein ist. Generell ist es empfehlenswert, diejenigen Ziele als Erstes umzusetzen, die den Verein in der Digitalisierung am meisten voranbringen.
Dennoch sollte nicht außer Acht gelassen werden, dass auch kleine Maßnahmen, die schnell zu erledigen sind und im ersten Moment nicht den größten Erfolg versprechen, zum großen Ganzen beitragen.
Entwicklung von geeigneten MaßnahmenUm Maßnahmen aus den Zielen abzuleiten, eignen sich bspw. Workshops mit den Vereinsmitgliedern. Hierbei sollten zunächst alle Ideen frei geäußert werden, um in einem nächsten Schritt dann zu schauen, was umsetzbar ist.
Weiterentwicklung von MaßnahmenSind Maßnahmen festgelegt, sollten diese weiterentwickelt werden. Es wird geschaut, welche Aspekte an der Maßnahme ausgebaut werden können und welche eher weniger wichtig für das Erreichen des Ziels sind. Hierfür kann die Maßnahme an den Vereinsmitgliedern oder im familiären Umfeld getestet werden.
Umsetzung der MaßnahmenKeine Maßnahme funktioniert direkt reibungslos. Es können Hindernisse auftauchen, mit denen sich das Projektteam beschäftigen sollte. Daran wird dann angesetzt. Um den Prozess einfacher zu gestalten, werden Zuständigkeiten, wie auch in der Planungsphase, verteilt. Bereits erreichte Ziele sollten vor Augen geführt werden.
FinanzenBei jeder Maßnahme sollte auf die Kosten geschaut werden und ob sich eine Investition für die Zukunft lohnt. Für manche Maßnahmen wird zunächst etwas mehr Geld benötigt, langfristig sorgen sie jedoch für große Einsparungen. Das Projektteam sollte Grenzen abstecken, schauen wie viel Geld investiert werden kann und soll.
Idealerweise gibt es eine Person im Verein oder im Umfeld des Vereins, die sich mit digitalen Technologien sehr gut auskennt und weiterhelfen kann. Zusätzlich gibt es auch die Möglichkeit, Digitalisierungsvorhaben mithilfe von Sponsoren, Fundraising oder Crowdfunding zu finanzieren.
Beispiel:Digitalbonus für Vereine in Niedersachsen
Nachdem einige Ziele erreicht worden, sollte das Projektteam den bisherigen Prozess beurteilen, um zukünftig noch effizienter zu arbeiten.
Evaluation der MaßnahmenDie umgesetzten Maßnahmen werden nach einem Schema mit messbaren Indikatoren analysiert. Dazu eignet sich beispielsweise die SMART-Methode, an der sich ablesen lässt, ob die Maßnahmen spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert waren.
Lerneffekt
Das Projektteam sollte sich fragen, was es bis zu diesem Punkt gelernt hat und was davon in den weiteren Prozess mitgenommen werden sollte. Fehler werden analysiert, um es beim nächsten Mal anders anzugehen. An positive Entwicklungen sollte außerdem angeknüpft werden.
Der Vorstand muss im Verein viele verschiedene Aufgaben übernehmen, bspw. die Vereinsmitglieder leiten, den Verein verwalten und Veranstaltungen organisieren - das kann schnell zur Unübersichtlichkeit führen.
Mit unserem kostenlosen Mitgliederbereich unterstützen wir Vereine & Vorstände bei der Vereinsführung. Auf unserer Plattform erhalten Sie Zugang zu einer Datenbank mit Mustervorlagen, Factsheets, Web-Seminaren & Online-Kursen. Ebenfalls profitieren Sie von Vergünstigungen für Ihren Verein!
Darüber hinaus gibt es einige wesentliche Punkte zu beachten, um den Verein juristisch abzusichern. Wenn es um personenbezogene Daten der Mitglieder oder weiterer Betroffener geht, ist stets die DSGVO einzuhalten und der Datenschutz im Verein zu gewährleisten!
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Verein muss eine Vielzahl an Maßnahmen beachtet werden. Wir unterstützen Sie bei der Überprüfung einer DSGVO-konformen Kommunikation und beraten Sie zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten!
Hinweis: Mehr zu Datenschutzgrundverordnung und Datenschutz finden Sie in unserem Wiki-Artikel "Datenschutz und DSGVO im Verein". In diesem Artikel erfahren Sie, was die Europäische Datenschutzgrundverordnung ist und welche Bedeutung sie für Vereine hat. Zudem erklären wir, in welchem Fällen sie einen Datenschutzbeauftragten benötigen und welche Aufgaben dieser hat.
Die Satzung des Vereins muss für Digitalisierungsprozesse geeignet sein. Ist in der Satzung verankert, dass es für wichtige Entscheidungen nur Abstimmungen in Präsenz geben darf, können Probleme aufkommen (wie an der Corona-Pandemie deutlich geworden ist). Elektronische Kommunikation kann gegen das Recht verstoßen, wenn diese in der Satzung nicht eindeutig vorgesehen ist.
Deswegen sollte die Möglichkeit auf digitale Kommunikations- und Verwaltungswege in der Satzung verankert sein. Ggf. ist ein Beschluss durch die Mitgliederversammlung nötig, um einen entsprechenden Passus einzurichten. Ebenso unterstützen wir Sie hinsichtlich einer rechtlichen Beratung in Bezug auf die Digitalisierung im Verein.
Hinweis: In unserer e24-Community erhalten Sie kostenlosen Zugang zu Mustern & Vorlagen für Ihre Vereinsverwaltung - darunter ebenfalls Mustervorlagen zur Vereinssatzung sowie Protokolle zur Mitgliederversammlung mit Vorstandswahl und Satzungsänderung.
Experten-Tipp von e24:
"Der Vereinsvorstand vertritt den Verein nach innen und nach außen. Er kann im Namen des Vereins klagen, kann aber auch im Zweifelsfall angeklagt werden - das gilt insb. bei Fällen, bei denen Dritte zu Schaden kommen oder wenn der Vorstand fahrlässig gehandelt hat.
Daher sollte der Vorstand sich ausreichend absichern, um das eigene Vermögen und die Rücklagen des Vereins vor fahrlässigen oder schuldhaften Pflichtverletzungen zu schützen."
Tino Braunschweig
— Versicherungsexperte für
Vereine & Verbände
Digitalisierung kann die Vereinsarbeit effizienter und sozialer gestalten. Denn bei einer bedachten Auswahl der benötigten digitalen Lösungen können Prozesse optimiert und Ressourcen gespart werden. Das wäre z.B. der Fall, wenn eine Software-Lösung zur Vereinsverwaltung das Beitragswesen automatisiert oder eine VereinsApp die digitale Buchung von Online-Kursen ermöglicht.
Um den Digitalisierungsprozess erfolgreich zu gestalten, ist Offenheit für Veränderungen entscheidend. Ohne die Bereitschaft, Neues auszuprobieren, können keine positiven Veränderungen stattfinden. Es ist wichtig, mit kritischen Stimmen im Verein zu sprechen und deren Bedenken auszuräumen. Dabei hilft es, die vereinsinterne Kommunikation zu fördern, die durch die Digitalisierung weiter verbessert werden kann. Der Vorstand hat die Aufgabe, den Mitgliedern den Digitalisierungsprozess zu erklären und zu unterstützen.
Einer der größten Vorteile am Digitalisierungsprozess ist, dass durch die Automatisierung vieler Vorgänge mehr Raum für den eigentlichen Zweck des Vereins bleibt. Die Mitglieder können sich auf das konzentrieren, was ihnen Spaß macht, ohne dass jeden Tag aufwändige organisatorische Aufgaben bewältigt werden müssen.
In unserer e24-Community erhalten Sie kostenlosen Zugang zu Mustern & Vorlagen für Ihre Vereinsverwaltung - darunter ebenfalls Dokumente zur Spendenbescheinigung sowie einen Musterantrag für die Gemeinnützigkeit.
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ehrenamt24 ist eine Gemeinschaft von Experten, die für Vereine & Verbände in allen Fragen rund um digitale Lösungen und Mitgliederservice bereitsteht.
Gemeinsam mit Ihnen entwickeln wir innovative Ideen, die Ihr Vereins- und Verbandsleben effizienter, zukunftsfähiger & sozialer gestalten.
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