Vereinsinterne Kommunikation verbessern

Warum Kommunikation im Verein wichtig ist und wie ihr sie verbessern könnt

Kommunikation ist der Schlüssel aller menschlichen Beziehungen – ebenso im Vereinsleben! 

Wenn wir mit unserem Partner ein klärendes Gespräch führen, mit unseren Vorgesetzten über Probleme auf der Arbeit reden oder wir im Verein die Mitglieder und Vorstände über wichtige Inhalte informieren, zielen wir letzten Endes auf eines ab: Ein angenehmes und sinnvolles Miteinander. Daher ist Kommunikation im Verein ist das von höchster Bedeutung.

Denn Vereine entstehen in erster Linie durch ein gemeinsames Interesse zwischen mehreren Menschen – sei es die Begeisterung für den Sport, die Faszination an der Kunst, der Wunsch einer gesamtgesellschaftlich verantwortungsvollen Welt oder vieles mehr. Menschen kommen zusammen und verfolgen ein bestimmtes Ziel, verkörpern ein gemeinsames Hobby und folgen einer bestimmten Lebensphilosophie.

Sind Vereine jedoch erst einmal ins Leben gerufen, müssen diese auch geführt werden – und das bedeutet nicht selten Arbeit. Denn wird die anfängliche Euphorie auf die Probe gestellt, bedeutet dies erst einmal Zusammenhalt zu beweisen – und das funktioniert ausschließlich mittels einer offenen und effizienten Kommunikation. Denn ein Verein, der nicht kommuniziert, ist auf lange Sicht tot.

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Interne Kommunikation im Verein     |     20.04.2020     |     Daniel van den Hövel

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1. Warum eine gute Kommunikation im Verein wichtig ist

Kommunikation ist nicht immer einfach. Wir sind zwar soziale Wesen, allerdings mit individuellen Bedürfnissen und oftmals sehr unterschiedlichen Ansichten. Unser Zusammenleben muss demnach organisiert werden. Denn nur gemeinsam sind wir im Stande wirklich etwas zu erreichen und die individuellen, bzw. im Verein gesteckten Ziele zu verwirklichen. Und dabei spielt Kommunikation eine wichtige Rolle.
 

Durch regelmäßige Informationen an die Mitglieder kann unter anderem die Identifikation mit dem Verein intensiviert werden, wodurch das Gemeinschaftsgefühl im Vereinsleben gestärkt wird. Auch das Vertrauen der Ehrenamtlichen und der Mitglieder im Verein wächst, was der Glaubwürdigkeit des Vereins sehr zugute kommt. Gut informierte Mitglieder und Ehrenamtliche sind motivierter und zufriedener, wodurch das Image des Vereins positiv beeinflusst wird. Die Loyalität der Mitglieder und Ehrenamtlichen gegenüber dem Verein wird gesteigert. Auf Basis dieser Faktoren bildet sich erfahrungsgemäß wesentlich schneller eine gute externe Kommunikation, wodurch eine positive Außendarstellung ausgebaut werden kann.
 

Allerdings passiert es nicht selten, dass sich mal im Ton vergriffen wird – das gilt nicht nur für den Vereinsvorstand, sondern für Mitglieder, Trainer und Ehrenamtliche gleichermaßen. Es ist dann nicht unwahrscheinlich, dass Konflikte offen ausgetragen werden – oder noch schlimmer, hinter dem Rücken des anderen. Und niemand möchte gerne dort arbeiten, geschweige denn dort freiwillig tätig sein, wo Menschen im Streit sind. Eine transparente und sinnvolle Kommunikationskultur ist daher wesentlicher Faktor im Verein.

Hier einige Gründe für eine funktionierende Vereinskommunikation:

  1. Förderung des Gemeinschaftsgefühls (Wir-Gefühl)
  2. Steigerung der Motivation
  3. Optimierung organisatorischer Abläufe
  4. Förderung von Transparenz und Vertrauen 
  5. Vereinsmitglieder sind Multiplikatoren/Botschafter
  6. Abbau von Ängsten & Unsicherheiten bei Veränderungen
  7. Steigerung der Identifikation mit dem Verein
  8. Förderung des Engagements 
  9. Positives Vereinsklima stärken
  10. Werben neuer Mitglieder
  11. Und vieles mehr…

a. Die Vereinskultur

Dabei ist die Vereinskultur von wesentlicher Bedeutung dafür, wie Kommunikation gelebt und wahrgenommen wird. Kultur stellt ein evolutionäres System dar, das bestimmte, ethische Werte verkündet und damit die Wahrnehmung und das Verhalten der Gesellschaft (hier der Vereinsmitglieder) gegenüber seiner Umwelt anpasst. In diesem Sinne sind die Menschen in der Lage sich ihrer Stellung in der Umgebung sowie ihrer Verantwortung ihr gegenüber bewusst zu werden.

Die Vereinskultur beeinflusst demnach maßgeblich die Art und Weise, wie sich die Mitglieder zueinander und nach außen verhalten – und wie sie kommunizieren. Dabei können Kulturelemente jedoch nicht einfach beschlossen werden. Stattdessen handelt es sich hierbei um einen inkrementalen Prozess, bei dem zwischen den einzelnen Mitgliedern – vom Vorstand bis zum Ehrenamtler – ein wechselseitiger Austausch stattfindet, der bestimmte Kulturformen erst hervorbringt. 
 

Anders als Konzerne, die versuchen eine Unternehmenskultur zu etablieren, indem sie Verhaltenskodizes veröffentlichen, muss der Vereinsvorstand das gewünschte Verhalten vorleben, damit die Möglichkeit besteht, dass dieses von den anderen Mitgliedern adaptiert werden kann. 
 

Wenn der Vorstand also die Kommunikation innerhalb des Vereins verbessern möchte, muss dieser erst bei sich selbst anfangen. Sobald dieser eine offene, transparente und effiziente Kommunikation an den Tag legt, kann diese angenommen werden und je mehr Mitglieder dies übernehmen, desto stärker institutionalisiert sich diese neue Kulturform.
 

Für eine gelungene Kommunikationskultur ist es also wesentlich, dass die Verantwortlichen diese auch vorleben und klar nach außen darstellen. Wie Sie das erreichen und welche Maßnahmen ebenfalls Einfluss auf die vereinsinterne Kommunikation haben, erklären wir Ihnen ebenfalls gerne in einer persönlichen Beratung zu diesem Thema.

  

b. Kommunikation als Prozess

In diesem Sinne sehen wir auch, dass Kommunikation nicht als etwas Statisches wahr genommen werden kann, das man auf die Agenda setzt oder nicht. Abgesehen, davon dass verbale sowie non-verbale Kommunikation bei der Interaktion der Vereinsmitglieder omnipräsent ist, zeigt auch die kulturelle Entwicklung dieser Dimension, dass Kommunikation in einem Prozess entsteht.
 

Wer plant die Vereinskommunikation zu verbessern muss und kann diese ebenfalls als Prozess verstehen. Denn das miteinander Sprechen, Entscheidungen treffen und analysieren sowie abwägen sind selbst genau das – Prozesse. Die vereinsinterne Kommunikation zu optimieren, kann daher ein wesentliches Hilfsmittel sein, um Mitglieder zu binden, ein angenehmes Miteinander herzustellen und vereinsrelevante Ziele besser zu erreichen.
 

Dabei sollte jedoch nicht erwartet werden, dass die Optimierung der Vereinskommunikation als ein Ziel betrachtet werden kann, welches ein Endziel hat – viel mehr ist auch dies ein inkrementeller Prozess des schrittweisen Ausprobierens, um die Beziehungen zwischen den einzelnen Mitgliedern zu stärken und so den Vereinsalltag besser und effizienter zu gestalten. Denn wenn, jeder vernünftig kommuniziert, dann weiß jeder, was getan werden muss und das führt schließlich dazu, dass Ressourcen optimal genutzt werden.

2. Häufige Fehler in der Vereinskommunikation

Der Austausch von Informationen ist also ein wesentlicher Faktor für ein angenehmes und sinnvolles Vereinsleben und dennoch erleben wir im Vereinsalltag (und auch im privaten Bereich) immer wieder, dass Kommunikationsprobleme unerwünschte Resultate mit sich bringen. Woran liegt das?

Ein erster Schritt hierzu, ist es sich zunächst bewusst zu machen, wer denn alles maßgebliche Akteure der Kommunikation im Verein sind und wo ggf. Kommunikationsprobleme oder -defizite herrschen.

Denn alle haben unterschiedliche Ziele, Kommunikationsarten, Erwartungen, Mitteilungsbedürfnisse, Auffassungsarten, etc. die möglichst alle beachtet und in Einklang gebracht werden müssen.
 

a. Wo findet Kommunikation statt?

  1. Pressewart/ Schriftwart
  2. Internet- beauftragter/ Administrator
  3. Vorsitzende/r
  4. Vorstand
  5. Gemeinde
  6. Ämter
  7. Pressekontakte
  8. Partner
  9. Mitglieder
  10. Aktive & Ehrenamtliche
  11. Sponsoren
  12. Trainer
     

b. Wer muss mit wem kommunizieren?

  1. Vorstand ⇔ Mitglieder

                  Vorstand

                  Trainer

                  Gemeinde / Ämter

                  Verband

                  Partner / Sponsoren

  1. Mitglieder ⇔ Mitglieder

                   Externe

  1. Trainer ⇔ Trainer

                   Aktive

  1. Sparte ⇔ Sparte

                   Gesamtvorstan

c. Wo treten häufig Fehler auf?

Bei der Frage, wo häufig Probleme in der Kommunikation auftreten, müssen wir uns eingestehen, dass diese Frage nicht eindimensional zu beantworten ist, sondern Fehlerquellen häufig auf mehreren Ebenen stattfinden, sodass es manchmal schwierig ist angemessene Methoden zu finden.

Wir versuchen aber hier diese Ebenen aufzubrechen und mögliche Maßnahmen darzulegen:

 

i. Transparenz (Vorstand)

Es ist nicht selten, dass eine fehlende Kommunikation und Transparenz vom Vorstand an die Mitglieder ein Grund dafür ist, dass relevante Informationen nicht dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Denn bei einer fehlenden Einbeziehung der Meinung und Wünsche der Mitglieder in die Vorstandsarbeit, bestehen von vorneherein Blockaden, die den Informationsfluss behindern. Und auch Informationen innerhalb des Vorstands werden nicht an alle weitergegeben, das liegt sicher manchmal auch einfach nur daran, dass etwas „vergessen“ wurde, kann aber auch dann sehr ärgerlich sein.

ii. Mitglieder

Aber genau das haben Vorstand und Vereinsmitglieder gemeinsam – sie sind alle nur Menschen und können mal die Weitergabe von Informationen an die Mitglieder vergessen bzw. vernachlässigen. Kritischer wird es dann, wenn kaum Abstimmung unter den Mitgliedern selbst vorherrscht oder gar Aufforderung zum Mithelfen bei diesen auf wenig Resonanz stößt. Denn es ist nicht selten, dass Ehrlichkeit und Verlässlichkeit oftmals zwischen den Mitgliedern fehlen, was es besonders wichtig macht, dass gute Beziehungen zwischen Vereinsmitglieder gefördert werden.

iii. Strukturen

Aber nicht nur Vorstand und Mitglieder können an den Pranger gestellt werden, wenn es mit dem Informationsfluss mal nicht läuft, vor allem die Vereinsstrukturen können wesentlicher Faktor dafür sein. Häufig werden Informationswege genutzt, die nicht von allen eingesehen werden können oder sind diese zu lang, dass auf dem Weg Informationen verloren gehen. Problematisch kann es sein, wenn es im Verein keine genaue Absprache gibt, über welche Plattformen kommuniziert wird und es auch keine festgelegten und transparenten Ansprechpartner für genaue Zuständigkeiten im Verein gibt.

iv. Technologie

Zwar gibt es heutzutage technische Hilfsmittel, die uns dabei unterstützen können Informationen bestmöglich zu verbreiten, dennoch werden diese Kommunikationsinstrumente heute zu wenig im Verein, vom Vorstand und bei den Projektteams genutzt. Wenn dies aber der Fall ist, dann haben wir gleich die Qual der Wahl: Homepages, Flyer, Messenger-Gruppen, Emails, Broschüren, Sprachnachrichten und so weiter. Auch hier bedarf es einer klaren Struktur, wann es wo welche Informationen zu finden gibt. Andernfalls findet man veraltete Informationen – oder auch einfach gar keine.

3. Maßnahmen & Instrumente zur Verbesserung der Vereinskommunikation

Nachdem wir potenzielle Fehlerquellen bei der Vereinskommunikation unter die Lupe genommen haben, versuchen wir nun Methoden und Maßnahmen aufzulisten, die eurem Verein helfen können die interne Kommunikation zu verbessern:

 

a. Über welche Wege findet Kommunikation statt?

Im Verein können natürlich verschiedene Kommunikationskanäle genutzt werden. Daher sollte es eine Person geben, die für die interne Kommunikation verantwortlich ist und den Dialog mit Mitgliedern und Ehrenamtlichen aufbaut. Es sollte eine Person sein, die im Verein anerkannt wird, offen ist und eine integrierende Art hat.
 

Die unterschiedlichen Instrumente der internen Kommunikation können in folgende fünf Kategorien unterteilt werden:

  • Mündlich 
  • Schriftlich
  • Visuell
  • Elektronisch
  • Veranstaltungen

Zu den mündlichen Kommunikationskanälen gehören die satzungsmäßigen, aber auch unregelmäßigen Mitgliederversammlungen. Da davon ausgegangen werden kann, dass wesentliche und konfliktreiche Probleme am besten in einem persönlichen Diskurs besprochen werden, scheinen die Mitgliederversammlungen als eine der wichtigsten, aber seltenen, Kommunikationsmöglichkeiten. Aufgrund der geringen Häufigkeit können diese durch kleinere "Round Tables" (für Gruppen) oder direkte Gespräche ergänzt werden.
 

Für die schriftliche Kommunikation können verschiedene Beispiele herangezogen werden, v.a. Plakate, Flyer, Broschüren und Vereinsmagazine sind sehr beliebt bei Vereinen. Aber es ist auch nicht selten, dass persönliche Briefe oder Willkommensschreiben an neue Mitglieder versendet werden. Auch werden häufig Protokolle von Versammlungen und Meetings festgehalten und an die relevanten Mitglieder verschickt, sodass diese über die wichtigsten Themen informiert werden. Ein weiterer schriftlicher Kommunikationskanal können Umfragen zur Zufriedenheit der Mitglieder sein.
 

Visuelle Kommunikation schneidet sich mit den schriftlichen Kanälen und beschreibt vor allem die Kommunikation über ein schwarzes Brett oder Plakate. Natürlich können diese physisch, aber auch digital verbreitet werden.
 

Und hier finden wir direkt einen Übergang zum elektronischen Kanal. Diese werden im heutigen Technologiezeitalter immer wichtiger und bestimmen zunehmend den Vereinsalltag. Hierzu gehören u.a. regelmäßige Newsletter an alle Mitglieder, der Internetauftritt mit aktuellen Informationen (z.B. Ankündigung von Veranstaltungen) sowie die Online-Communitys der Vereinsgruppe und somit der interaktive Austausch mit Mitgliedern.
 

Zuletzt und nicht zu unterschätzen für die interne Vereinskommunikation sind die Veranstaltungen. Hier haben die Mitglieder die Möglichkeit mal außerhalb des Vereinsalltags zusammenzukommen und informelle Gespräche zu führen. Diese werden als wesentlich beachtet, um freundschaftliche Beziehungen zwischen den Menschen zu errichten. Zu den Vereinsveranstaltungen gehören u.a. interne Wettbewerbe, Ausflüge die auch für Familienmitglieder der Mitglieder, Kurse für Mitglieder & Ehrenamtler sowie der Tag der offenen Tür. 

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b. Moderation von Diskursen

Wenn Strukturen etabliert sind, welche die Kommunikation im Verein regeln, dann können dennoch Konflikte entstehen, das die einzelnen Vereinsmitglieder verschiedene Auffassungen zu bestimmten Themen haben – nicht selten zurecht. Deswegen ist es hier wichtig, die Gedanken und Sorgen aller Betroffenen ernst zu nehmen und zu hören. Wenn diese Diskurse jedoch unkoordiniert ablaufen, besteht die Gefahr, dass Informationen verloren gehen oder falsch verstanden werden.Eine konstruktive und neutrale Moderation sicherzustellen, ist daher ebenfalls eine wesentliche Voraussetzung für die gelingende Kommunikation innerhalb eines Vereins.
 

Die Moderation sollte idealerweise auf eindeutigen Regeln der Zusammenarbeit basieren und von wechselseitigem Vertrauen geprägt sein. In der Regel lassen sich in den meisten Vereinen ebenfalls geeignete Personen, die eine solche offene Diskurskultur verkörpern und die Aufgabe der Moderation übernehmen können.
 

Eine offene Diskurs- und Kommunikationskultur im Verein zeigt sich auch dadurch, dass die Aufgabe der Moderation nicht einfach selbstverständlich dem Vorstand überlassen bleibt, sondern auch andere Vereinsorgane das Recht wahrnehmen können zwischen zwei Instanzen zu vermitteln. Je strittiger einzelne Entscheidungen zwischen den Mitgliedergruppen und dem Vorstand, umso wichtiger wird es, eine neutrale Moderation sicherzustellen. 

Grundregeln der Konfliktmoderation

Dazu gehört die strikte Trennung der Sachebene und der interpersonellen Beziehungsebene. Zur Vereinsinternen Kommunikation gehören nur Themen, die eine Relevanz für den Verein haben und die rational diskutiert werden können. Individualpersönliche Probleme zwischen den Mitgliedern, sollten außerhalb der Vereinsstrukturen ausdiskutiert werden.

c. Aufgabenverteilung & klare Strukturen

Genannte Kommunikationsfehler können auf verschiedene Weise adressiert und korrigiert werden, für ein angenehmes Miteinander müssen jedoch sicherlich klare Vereinsstrukturen etabliert werden, die den Informationsfluss für jedes Mitglied eindeutig machen. Sicherlich lässt sich jemand im Verein finden, der eindeutige Kommunikationswege erarbeiten und erklären kann sowie diese dann verbindlich festgesetzt werden müssen. Wird Aktuelles auf der Vereinshomepage hinterlegt oder/und im Infokasten im Vereinsgebäude, dann sollte das klar nach außen kommuniziert werden, sodass jeder sich entsprechend informieren kann. Mal hier, mal da, wird im Zweifel nicht funktionieren und nur für Verwirrung sorgen. Daher ist es wichtig, dass man sich im Vereinsalltag auf EINE Kommunikationsstruktur einigt und die Mitglieder sich daran halten.
 

Aber auch, wenn klare Strukturen im Verein wichtig sind, berühren sie dennoch ein Grundverständnis der traditionellen Arbeits- und Aufgabenteilung. Titel, wie erster Vorsitzender, Stellvertreter oder Kassenwart zeugen von überkommenen Hierarchien und traditionellen Repräsentations- und Machtansprüchen. Moderne Vereinsarbeit lebt von einer klugen und gemeinschaftlich organisierten Verteilung von (Führungs-)Kompetenzen, Fähigkeiten und Talenten auf die verschiedenen Aufgabenbereiche.
 

Es gilt also das richtige Mittelmaß zu finden, zwischen klaren Strukturen und Aufgabenverteilungen, aber dennoch der Möglichkeit Platz einzuräumen moderne und gemeinschaftliche Flexibilität zu schaffen, damit jeder im Sinne seiner Kompetenzen arbeiten kann.

d. Abstimmungskultur

Eine weitere Möglichkeit, um Diskussionen sinnvoll zu beenden, ist die Etablierung einer Abstimmungskultur. Denn auch kleine Abstimmungen im Vereinsalltag können bei den Mitgliedern für Klarheit sorgen und ihnen das Gefühl von Teilhabe vermitteln. Nicht alle Entscheidungen sind so wichtig, dass sie auf die große Jahreshauptversammlung getragen werden müssen, sie können häufig auch in kleineren Mitgliedergruppen entscheiden werden. Demokratisch organisierte Abstimmungen können dabei helfen, dass die Mitglieder sich aus eigenem Interesse zu vereinsrelevanten informieren. Denn, wenn diese die Möglichkeit haben aktiv den Vereinsalltag und das Vereinsleben zu bestimmen, können die Mitglieder ein Bekenntnis zu diesem Verein ablegen.
 

Das fördert nicht nur die Kommunikation und das soziale Engagement, sondern führt ebenfalls zu einer verbesserten Mitgliederbindung sowie einer effizienteren Erreichung der Vereinsziele. Daher ist es in vielen Vereinen üblich, dass bei Entscheidungen oftmals offen abgestimmt werden. Dieses Abstimmungsprozedere ist unkompliziert und in wenig umstrittenen Sachentscheidungen sinnvoll. Bei konfliktreichen Themen, bei Personalentscheidungen und Wahlen empfiehlt es sich jedoch geheim abzustimmen, um die Überlagerung von Sachentscheidungen durch Beziehungskonflikte nicht zusätzlich zu befeuern.

e. Vereinsveranstaltungen

Veranstaltungen machen den Verein erst zu dem was er ist, eine Institution, die Menschen zusammen bringt und diese begeistert für etwas einzustehen, wofür im Alltag häufig keine Zeit bleibt. Vereinsveranstaltungen sind wichtig! Zum einen, weil hier Aufmerksamkeit auf vereinsrelevante Themen gelegt werden kann, zum anderen, weil die Vereinsmitglieder sich auch mal informell austauschen können.
 

Dieser informelle Austausch zwischen Menschen ist wesentlich für deren Beziehung untereinander sowie die Beziehung zum Verein. Wenn sich die Vereinsmitglieder untereinander gut verstehen und einander vertrauen, ist es wahrscheinlich, dass sie diese positiven Emotionen auf den Verein übertragen und sich zu diesem bekennen und an diesen binden. Da wir Menschen soziale Wesen sind, scheinen informelle Kommunikation, helfende Beziehungen und ein Bekenntnis zueinander wesentlich dafür, wie stabil die Grundlage eines Vereins ist und inwiefern er langfristig seine Ziele erreichen kann. 

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4. Fazit

Die Kommunikation ist ein wichtiges Instrument für Vereine, damit die Menschen ein positives Miteinander genießen und der Verein seine Mitglieder binden kann. Das daraus positive Vereinsleben wird sich in allen Bereichen wieder spiegeln und dafür sorgen, dass Mitglieder gerne und effizient ihren Aufgaben nachgehen und somit die satzungsrelevanten Ziele bestmöglich erreichen – während sie das gerne machen.
 

Jedoch kommt es immer wieder zu Problemen in der menschlichen und auch in der vereinsinternen Kommunikation, daher ist es wichtig Maßnahmen, Instrumente und Strukturen zu etablieren, die ein angenehmes Miteinander ermöglichen.
 

Dazu gehören klare Vereinsstrukturen und Informationswege, die deutlich kommuniziert werden. Aber auch Moderation von Diskussionen, eine Abstimmungskultur und der informelle Austausch auf Vereinsveranstaltungen kann helfen die Kommunikation im Verein deutlich zu verbessern. Zusätzlich können technische Lösungen integriert werden, welche die Vereinskommunikation vereinfachen.
 

Zum Schluss haben wir nochmal eine Liste mit 10 Hinweisen und Tipps erstellt, die jedem Verein helfen kann die interne Kommunikation zu verbessern: 

  1. 1. Transparenz, Glaubwürdigkeit und Vertrauen innerhalb des Vereins bedürfen Offenheit und klare Strukturen in der Kommunikation.
  2. 2. Die Bereitschaft zum Dialog muss bei allen Beteiligten aktiv gefördert werden.
  3. 3. Mitglieder sollten nicht mit noch unklaren Mitteilungen konfrontiert werden. 
  4. 4. Standpunkte sollten immer eindeutig vertreten werden.
  5. 5. Achten Sie auf konstruktive und positive Formulierungen. 
  6. 6. Regelmäßige Informationen an alle Mitglieder ist wesentlich für einen gleichen Sachstand.
  7. 7. Unklarheiten können durch gezielte Nachfrage beseitigt und problematische Fragen angesprochen werden.
  8. 8. Durch  Mitgliederbefragungen können Stärken & Schwächen des Vereins analysiert werden. 
  9. 9. Mitglieder ist sind nicht nur Nummern oder eine Masse, sondern um Einzelpersönlichkeiten und Multiplikatoren.
  10. 10. Durch gemeinsame Veranstaltungen kann die Beziehung zwischen Mitgliedern gepflegt werden.
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