Spendenbescheinigung für Vereine


Spendenbescheinigung im Verein – das Wichtigste in Kürze

Gemeinnützige Vereine sind berechtigt Spendenbescheinigungen auszustellen. Diese dienen dazu die Spenden von der Steuer absetzen zu können – bis zu 20% des Gesamtbetrags. Bei fehlerhafter Ausstellung haftet jedoch der Verein.

 

  • Wir erklären Ihnen, welche Spendenarten es gibt, wann und wer im Verein die Spendenbescheinigungen erstellen darf, nach welchem Muster das geschehen soll und was dem Vorstand passieren kann, sofern Ihnen Fehler unterlaufen.

 


Was ist eine Spende und welche Vorteile ergeben sich für Vereine?

Spenden sind freiwillige Abgaben, für die keine Gegenleistung erwartet wird. Für gemeinnützige Vereine sind Spenden eine große Hilfe, denn er kann sie von der Steuer absetzen und kann sie – falls vom Spender vorgesehen – zur Vermögensbildung verwenden.

Aber auch der Spender profitiert den erhaltenen Spendenbescheinigungen – denn so kann er bei der nächsten Steuererklärung ebenfalls die Spende von der Steuer absetzen! Den Spendenwert bekommt er als Sonderausgabenabzug vom Finanzamt zurück. Somit spart er einerseits den Spendenwert ein sowie er auch dem Ehrenamt dient.

 

Spendenarten

Geldspende

Geldüberweisungen oder Übergaben von Bargeld, die der Spender freiwillig und unentgeltlich abgibt, werden als Geldspende bezeichnet. Dabei muss der erhaltene Betrag auf einer Spendenbescheinigung korrekt ausgewiesen werden. Insbesondere bei der Geldspende sollten Sie darauf achten, dass Namen, Vornamen und die Adresse des Spenders auf der Zuwendungsbestätigung richtig vermerkt sind. Erhält der Verein eine Spende von einer Firma, muss die Spendenbescheinigung auf den Namen des Unternehmens ausgestellt werden.

Sachspende

Erhalten Sie als gemeinnütziger Verein Sachspenden in Form von Gebrauchsgegenständen (z.B. Kleidung oder Spielzeug), müssen Sie in der Zuwendungsbestätigung, bzw. Spendenbescheinigung, den Wert der Spende bestätigen und Angaben zur Wertermittlung machen – ist die Sache bspw. neuwertig, kann die Rechnung beigefügt werden. Ist sie gebraucht, muss das Ehrenamt den gegenwärtigen Verkaufswert schätzen.

Unterscheiden Sie als Vorstand im Einzelnen stets, ob die Sachspende von einer Privatperson oder einer Firma kommt. Handelt es sich um eine Spende aus dem Betriebsvermögen, ist sie als Teil des gesamten Betriebswerts zu berechnen und dementsprechend in den Zuwendungsbestätigungen (Spendenbescheinigungen) aufzunehmen.

 

Aufwandsspende

Spenden in Form von Ausgaben zu Gunsten des Vereins werden als Aufwandsspende bezeichnet. Dazu gehören zum Beispiel Fahrten mit dem eigenen Pkw für Vereinszwecke oder Bürobedarf und Porto. Bei einer Aufwandsspende verzichtet der Spender auf die Erstattung der Ausgaben und erhält dafür die Spendenquittung, bzw. Spendenbescheinigung.

Wichtig: Der Anspruch auf Erstattung der Kosten muss in der Vereinssatzung festgehalten oder schriftlich in einem Vertrag geregelt sein.

 

Vergütungsspende

Spenden in Form von Arbeitszeit für das Ehrenamt werden als Vergütungsspende bezeichnet. Der Spender schenkt dem Verein seine eingebrachte Arbeitszeit und verzichtet auf seine Lohnentschädigung. Dies kann er später in mit Hilfe der Spendenbescheinigung der Steuererklärung als Sonderausgabe auflisten und ggf. von der Steuer absetzen.

Wichtig: Die Person hat im Vorfeld Ihrer Tätigkeit schriftlich mit dem Verein eine angemessene Vergütung vereinbart – und verzichtet erst im Nachhinein auf das Geld.

 



Mitgliedsbeiträge als Spende

Übrigens sind Mitgliedsbeiträge für Vereine, die mildtätige, kirchliche, religiöse oder wissenschaftliche Zwecke verfolgen, genau wie Spenden mittels Zuwendungsbestätigungen von der Steuer zu absetzen. Das Ehrenamt kann ihren Mitgliedern eine Zuwendungsbescheinigung für die gezahlten Mitgliedsbeiträge ausstellen, sodass sie die Vereinsmitgliedschaft in ihrer Steuererklärung geltend machen können. 


Spendenbescheinigung

Gemeinnützige Vereine sind berechtigt, dem Spender für die Spenden Nachweise, eine sogenannte Zuwendungsbestätigung („Spendenquittung“), auszustellen. Der Spender benötigt die Spendenbescheinigungen, um die Spende von der Steuer absetzen zu können. Spenden an das Ehrenamt (bzs. Mitgliedsbeiträge) kann der Steuerpflichtige in seiner Einkommenssteuererklärung nämlich als Sonderausgabe geltend machen (§10b EstG). Spenden sind bis zu 20 Prozent des Gesamtbetrags der Einkünfte als Sonderausgaben in der Steuererklärung absetzbar.

 

Wann darf ein Verein eine Spendenbescheinigung ausstellen?

Privatrechtliche Organisationen dürfen nur dann Spendenbescheinigungen (Zuwendungsbescheinigungen) ausstellen, wenn sie als steuerbegünstigt anerkannt sind, weil sie gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgen, bzw. im Ehrenamt tätig sind.

Demnach darf ein Verein Spendenbescheinigungen nur ausstellen, wenn er einen Nachweis über Gemeinnützigkeit vom Finanzamt besitzt. Dieser Nachweis heißt „Freistellungsbescheid“.

 

Wer darf eine Spendenbescheinigung ausstellen?

Ausschließlich Vereinsmitglieder oder sachverständiger Berater dürfen Zuwendungsbestätigungen ausstellten - nach definiertem Muster. Dazu sollte es auch dieses Mitglied bzw. dieser Berater sein, der den Einsatz der Zuwendungen bestimmt, denn so kann ein finanzieller Gesamtüberblick gewährleistet werden.

Die Zuwendungsbescheinigung (Spendenquittung) muss aber von mindestens einer durch die Satzung oder Auftrag zur Entgegennahme von Zahlungen berechtigte Person unterschrieben werden. In Ausnahmefällen dürfen Zuwendungsbestätigungen auch maschinell ohne eigenhändige Unterschrift erstellt werden.

 

Aufbau einer Spendenquittung

Die Spender Ihres Vereins sind darauf angewiesen, von Ihnen eine korrekt ausgefüllte Zuwendungsbestätigung zu erhalten. Die wichtigsten Daten auf dem Muster der Spendenbescheinigung sind daher:

  • Name & Vorname des Spenders
  • sowie seine Adresse
  • das Datum der Spende und
  • der Wert über die Spenden

Dabei sollten Sie beachten, dass nicht nur die Wortwahl, sondern auch die Reihenfolge des amtlichen Musters in der Zuwendungsbestätigung beibehalten werden muss. Daher dürfen im Ehrenamt weder Teile der Spendenquittung umformuliert, noch Zusätze anfügt werden –  Sie dürfen aber einzelne Textpassagen auf der Vorderseite hervorheben. Hinweise wie ein „Dankeschön von Ihrem Verein“ sind auf dem Muster von Spendenbescheinigungen nicht zu markieren sowie der Umfang eine DIN-A4-Seite nicht übersteigen darf.

Des Weiteren muss der Betrag von Spenden sowohl in Ziffern, als auch in Buchstaben benannt werden sowie Sie auf der Bestätigung Angaben zu dem erteilten Freistellungsbescheid machen müssen (Datum und Aktenzeichen des Bescheids). 

 


Großspenderegelung

Übersteigt die Spende den Grenzwert von 200 Euro, benötigt das Finanzamt vom Spender eine vom Verein ausgestellte Zuwendungsbestätigung.

Beim Erstellen von Spendenbescheinigungen muss der Verein grundsätzlich die von der Finanzverwaltung bereitgestellten Muster verwenden. Je nach Spendenart und Spender gibt es unterschiedliche Muster-Spendenbescheinigungen. Diese können auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums als ausfüllbare Formulare heruntergeladen werden.


Spendenhaftung

Werden Spendenbescheinigungen falsch ausgestellt oder Spendenmittel unzulässig verwendet, haftet das Ehrenamt dafür mit pauschal 30% des Spendenbetrages. Bei einer Fehlverwendung der Spendenmittel können auch Vorstandsmitglieder mit ihrem Privatvermögen in Haftung genommen werden (sog. Veranlasserhaftung). Zudem droht der Entzug der Gemeinnützigkeit.

Es drohen also zwei Haftungsfallen im Zusammenhang mit Spendenbescheinigungen:

  • Ausstellerhaftung:
    Hier haben Sie mit Vorsatz oder grob fahrlässig eine Spendenbescheinigung fehlerhaft ausgestellt. Das kann dazu führen, dass das Finanzamt sich nach der Vorlage der Zuwendungsbestätigungen, bzw. Steuererklärung beim Verein meldet.
  • Veranlasserhaftung:
    Verwenden Sie im Verein eine Spende falsch, also entweder nicht wie vom Spender vorgegeben oder nicht für den satzungsgemäßen Zweck, sind Sie und Ihre Vorstandskollegen ebenfalls in der Haftung. Die Geldstrafe beläuft sich pauschal auf 30 Prozent des auf der Zuwendungsbestätigung angegebenen Betrages – und das lässt sich nicht in der Steuererklärung einbringen.

 

Elektronische Spendenbescheinigung

Die elektronische Spendenbescheinigung soll Ihnen als Schatzmeister (dem Vorstand), dem Spender, aber auch den Finanzämtern in Sachen Absetzen von Spenden das Leben erleichtern.

Der Spender überweist Ihrem Verein elektronisch die Spende unter Angabe seiner Steueridentifikationsnummer. Als Schatzmeister übermitteln Sie die eingegangenen Spenden mit der elektronischen Spendebescheinigung an das Finanzamt – unter Angabe der Steueridentifikationsnummer des Spenders. Dieser gibt seine Spende wie gehabt in seiner Steuererklärung an. Sein Finanzamt fragt dann elektronisch beim Finanzamt Ihres Vereins an, ob dort auch wirklich eine Spende für das Ehrenamt gemeldet wurde. Wenn ja, können Sie den Betrag von der Steuer absetzen. Falls nein, wird bei Ihnen nachgefragt, ob eine fehlerhafte oder falsche Zuwendungsbestätigung vorliegt.

 


Kleinspenderegelung

Solange die Spende maximal 200 Euro beträgt, wird keine Zuwendungsbescheinigung benötigt. Hier genügt eine Buchungsbestätigung der Bank als Nachweis. Auf diesen Dokumenten müssen folgende Angaben enthalten sein: 

  • Name und Kontonummer von Empfänger und Spender
  • Betrag (in Euro) & Buchungstag
  • Steuerbegünstigter Zweck
  • Angabe, ob es sich um eine Spende oder um einen Mitgliedsbeitrag handelt
  • Beleg über die Gemeinnützigkeit des Vereins (Freistellung von der Körperschaftssteuer)

Spendensammlung & Spendenaufruf

Unterschieden werden prinzipiell die Sammlungen einzelner Spenden, welche eine Sammlung desselben Spenders darstellt (Hier muss der Verein viele einzelne Spendenbescheinigungen nachweisen) und der Spendenaufruf. Letzteren ist eine Aktion, um Geld für den Verein einzusammeln.

Oberster Grundsatz dabei ist jedoch, dass die Mittel des Vereins nur für die Erreichung der Vereinsziele und die Umsetzung der Vereinszwecke eingesetzt werden dürfen. Das bedeutet, wenn die Spende nicht im ideellen Bereich oder im Zweckbetrieb angesiedelt ist, ist sie grundsätzlich beim Empfänger als Einnahme zu versteuern.