Wer bei einer gemeinnützigen Organisation einer ehrenamtlichen Tätigkeit im pädagogischen Bereich nachgeht, kann durch eine steuer- und sozialversicherungsfreie Übungsleiterpauschale von 3.000 Euro im Jahr honoriert werden.
Zum pädagogischen Bereich zählt beispielsweise die Arbeit als Übungsleiter im Sportverein, als Erzieher von gemeinnützigen Einrichtungen oder als Gruppenleiter eines Kunst- und Kulturverbandes.
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In diesem Artikel erfahren Sie:
Das Wichtigste in Kürze:
Die steuerfreie Übungsleiterpauschale ist an verschiedene Bedingungen geknüpft. Beispielsweise darf der Ehrenamtliche seine Tätigkeit im Verein nur nebenberuflich ausüben und muss eine pädagogische Rolle ausüben.
Die Übungsleiterpauschale kann mit anderen Einnahmen und Aufwandsentschädigungen kombiniert werden – darunter: Werbungskostenpauschale, Ehrenamtspauschale und Aufwendungsersatz.
Die Übungsleiterpauschale bzw. der Übungsleiterfreibetrag ist eine Vergünstigung nach § 3 Nr. 26 des deutschen Einkommensgesetzes. Da unsere Gesellschaft tagtäglich auf Menschen angewiesen ist, die sich ehrenamtlich engagieren und uns voranbringen, wurde die Übungsleiterpauschale, zusätzlich zur Ehrenamtspauschale, ins Leben gerufen.
Die Ehrenamtspauschale ist eine Aufwandsentschädigung vom Verein an seine ehrenamtlichen Helfer. Gemeinnützige Einrichtungen können Ihren Mitgliedern bis zu 840 Euro im Jahr steuerfrei und sozialabgabenfrei ermöglichen. Die Übungsleiterpauschale hingegen unterscheidet sich von der Ehrenamtspauschale dahingehend, dass sie ausschließlich für pädagogische Tätigkeiten gewährt wird - bspw. für Trainer im Sportverein, für Erzieher von gemeinnützigen Einrichtungen oder für Gruppenleiter eines Kunst- und Kulturverbandes.
Die Übungsleiterpauschale ist mit ihrem Betrag, anders als die Ehrenamtspauschale, höher angesetzt – Tätigkeiten im pädagogischen und gemeinnützigen Bereich können mit bis zu 3.000 Euro pro Person und Jahr entschädigt werden. Auf diese Weise können ehrenamtliche Helfer angemessen honoriert werden, ohne steuerliche Nachteile zu erfahren.
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Wenn ein gemeinnütziger Verein seinen ehrenamtlichen & pädagogischen Helfern eine steuerfreie Aufwandsentschädigung i.H.v. 3.000€ pro Person pro Jahr ausstellen darf, stellt sich schnell dir Frage, wann und an wen die Übungsleiterpauschale ausgezahlt werden darf? Die steuerfreie Übungsleiterpauschale ist also an verschiedene Bedingungen geknüpft, die zu beachten sind.
Mit dem Übungsleiterfreibetrag sollen werden insb. gemeinnützige Vereine & Verbände gefördert werden. Die Gemeinnützigkeit wird in §§51-68 der Abgabenordnung (AO) geregelt. Sowohl bei rechtsfähigen Vereinen als auch nicht rechtsfähigen Vereinen kann eine Anerkennung der Gemeinnützigkeit erfolgen.
Voraussetzung für einen erfolgreichen Antrag ist, dass der Verein ausschließlich gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgt.
Das Honorar der Übungsleiterpauschale tritt ebenfalls in Kraft, wenn der Begünstigte in einer öffentlich-rechtlichen oder in einer gemeinnützigen Körperschaft ehrenamtlich arbeitet. Zu öffentlich-rechtlichen Körperschaften zählen bspw. Universitäten und andere Bildungsbetriebe, während unter gemeinnützige Körperschaften z.B. Sportvereine fallen.
Für die Übungsleiterpauschale ist eine zeitliche Begrenzung der ehrenamtlichen und pädagogischen Tätigkeit vorgesehen. Der Verein kann die Aufwandsentschädigung also nur geltend machen, wenn der Ehrenamtliche seine Tätigkeit ausschließlich nebenberuflich ausgeübt wird. Für eine solche nebenberufliche Tätigkeit werden i.d.R. 14 Stunden Aufwand kalkuliert - 1/3 einer Vollzeitstelle (40h) = Nebentätigkeit (14h). Sie darf sich inhaltlich eindeutig nicht mit einer hauptberuflichen Tätigkeit überschneiden und darf im Regelfall vom Zeitansatz nicht mehr als ein Drittel der Zeit in Anspruch nehmen, die für eine hauptberufliche Tätigkeit benötigt wird.
Die Übungsleiterpauschale darf zusammenfassend bei folgenden Nebentätigkeiten mit pädagogischer Ausrichtung gezahlt werden:
Lehr- und Vortragstätigkeit im Bereich der allgemeinen Bildung und Ausbildung (Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer, Erste-Hilfe-Kurse etc.)
Künstlerischer Bereich
Chorleiter, Orchesterdirigent, Sporttrainer
Pflege alter, kranker und behinderter Menschen
Religiöse Tätigkeiten
Geistiger und sittlicher Bereich
Denkmalschutz, Tierschutz, Förderung der Gleichberechtigung von Mann und Frau
Als begünstigte Tätigkeit gilt die nebenberufliche Arbeit mit pädagogischer Ausrichtung. Hierzu zählen Berufe wie Erzieher, Betreuer, Übungsleiter oder Ausbilder. Des Weiteren können Personen vom Übungsleiterfreibetrag profitieren, die pflegebedürftige Menschen, wie Alte, Kranke oder Behinderte betreuen.
Die Übungsleiterpauschale darf zusammenfassend von folgenden Personen in Anspruch genommen werden:
Nebenberufler, die dieser Tätigkeit mit einem Drittel des Zeitanteils vom Hauptberuf nachgehen
Hinweis: Nebenberufler ist steuerlich gesehen auch jeder, der keinen Hauptberuf ausübt
Beispielsweise Studenten, Rentner, Arbeitslose
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Wo ist die Übungsleiterpauschale in der Steuererklärung einzutragen? Steuerrechtlich gesehen gilt die Übungsleiterpauschale nicht als eigenständige Einkunftsart und ist deshalb in der Steuererklärung neben den Einnahmen des Hauptberufes einzutragen. Ob jemand selbstständig ist oder als Arbeitnehmer tätig ist, spielt hierbei keine Rolle. Jedoch gibt es bei beiden Tätigkeiten kleine Unterschiede.
Bei einer selbstständigen Tätigkeit werden steuerfreie Aufwandsentschädigungen in den Zeilen 46/47 und der Überschuss in Zeile 4 oder 11 vermerkt (Angaben für Steuererklärung 2020). Wird der Übungsleiterfreibetrag nicht überschritten, muss keine Einnahmen-Überschussrechnung (Anlage EÜR) eingereicht werden. Wird der Betrag von 3.000 Euro jedoch überschritten, oder werden neben dem Freibetrag zusätzlich noch die angefallenen Betriebsausgaben aufgeführt, muss eine EÜR mit abgegeben werden.
Beispiel für die Überschreitung des Freibetrags
Im Jahr 2021 bekam Person XY 3.000 Euro für eine gemeinnützige Tätigkeit im pädagogischen Bereich. Zusätzlich wurden angefallene Betriebskosten i.H.v. 500 Euro geltend gemacht. Von den 3.500 Euro müssen 500 Euro versteuert werden und zusätzlich muss die Anlage EÜR ans Finanzamt übermittelt werden.
Achtung: beträgt der Überschuss mehr als 410 Euro, muss die EÜR in elektronischer Form an das Finanzamt gesendet werden.
Bei einer Arbeitnehmertätigkeit werden steuerfreie Aufwandsentschädigungen bis zu 3.000 Euro in der Anlage N vermerkt. Bei einem Überschuss wird auf Zeile 21 in der Anlage N zurückgegriffen. Ab Zeile 31 sind angefallene Betriebsausgaben zu vermerken.
Die weiter oben aufgeführte Tätigkeit als Betreuer, welcher nebenberuflich alte, kranke, oder Menschen mit Behinderung betreut, kann pro Jahr, unabhängig vom Übungsleiterfreibetrag, eine Pauschale von 399 Euro erhalten. Überschreitet diese Pauschale in Summe mit dem Übungsleiterfreibetrag die Grenze von 3.000 Euro nicht, sind keine Steuern zu zahlen.
Achtung: Der Freibetrag von 3.000€ darf sogar überschritten werden, wenn die Tätigkeit als Betreuer nach Abzug des Freibetrags nicht mehr als 256 Euro beträgt. In diesem Fall sind nach §3 Nr. 26b EStG keine Steuern zu zahlen. Sobald die 256 Euro jedoch überschritten werden, werden die gesamten Einnahmen steuerpflichtig, nicht nur der Betrag über der Freigrenze.
Die Übungsleiterpauschale ist eine steuerfreie Aufwandsentschädigung von einem gemeinnützigen Verein an seine ehrenamtlichen Helfer. Der Staat gewährt diesen Aufwandsersatz zusätzlich zu anderen Einnahmen, die der ehrenamtliche Helfer in seiner Steuererklärung angeben kann.
Ist die ehrenamtliche Tätigkeit im pädagogischen Bereich die einzige ausgeführte Tätigkeit, ist es empfehlenswert, mit der jeweiligen gemeinnützigen Institution einen schriftlichen Arbeitsvertrag aufzusetzen. Auf diese Weise besteht Anspruch auf den Arbeitnehmer-Pauschbetrag i.H.v. 1000 Euro, welcher neben der Übungsleiterpauschale von 3.000 von jeglichen Steuern befreit ist.
Bei einer geringfügigen Beschäftigung von 450 Euro im Monat besteht ebenfalls Anspruch auf den Übungsleiterfreibetrag. Hierbei spielt es keine Rolle, ob dieser in Etappen oder in voller Höhe am Jahresanfang oder -ende gezahlt wird. Eine steuerbegünstigte Tätigkeit ermöglicht es, bis zu 700 Euro im Monat zu verdienen, ohne diese zu versteuern. Wird der Übungsleiterfreibetrag für ein Jahr in 12 Einheiten geteilt, liegen die Einnahmen am Ende des Monats bei genau 700 Euro (450 Euro + 250 Euro = 700 Euro).
Die Übungsleiterpauschale kann grundsätzlich mit der Ehrenamtspauschale kombiniert werden. Die Kombination ist jedoch an eine Bedingung geknüpft. Die beiden Pauschalen dürfen nicht für ein und dieselbe Tätigkeit gezahlt werden. Daher ist es ratsam, darauf zu achten, dass die Pauschalen für eindeutig voneinander getrennte Tätigkeiten vergeben werden.
Beispiel: Ein Sanitäter ist Übungsleiter und hält neben dieser Tätigkeit noch Unterricht in Form von Erste-Hilfe-Kursen. In diesem Fall könnte er die Übungsleiterpauschale für die Rettungstätigkeit erhalten, sowie zusätzlich die Ehrenamtspauschale für die Erste-Hilfe-Kurse. Die Einnahmen müssen nicht versteuert werden, da es sich um zwei verschiedene Tätigkeiten handelt.
Die Auszahlung einer Aufwandsentschädigung, wie der Ehrenamtspauschale oder der Übungsleiterpauschle geht mit einem Aufwand in der Vereinsverwaltung einher - diesen sollten Sie so gut es geht reduzieren. Eine Software-Lösung für Ihren Verein kann dabei unterstützen. Erstellen Sie vorgefertigte Übungsleiter-Verträge, speichern Sie diese zentral in der Mitgliederverwaltung ab und erstellen Sie Rechnungen u. Ä. vollautomatisch mit dem Abrechnungstool.
Der Übungsleiterfreibetrag kann zusätzlich mit weiteren Aufwandsentschädigungen kombiniert werden. Folgend wird aufgelistet, welche das sind:
Aufwendungen für das Ehrenamt, wie angefallene Betriebskosten in Form von Reisekosten, echte Geldaufwendungen für Materialien oder Telefongespräche, können steuerfrei vom Verein erstattet werden. Diese Kosten werden auch tatsächlicher Auslagenersatz genannt. Dabei ist es unerheblich, ob Sie für das Ehrenamt Geld bekommen oder nicht.
Ist jemand grundsätzlich Arbeitnehmer, übt die Übungsleitertätigkeit jedoch nebenbei selbstständig aus, wird eine Freigrenze von 410 Euro gewährt.
Beispiel: Wie immer ist der Übungsleiterfreibetrag von 3.000 Euro steuerfrei. Nachdem alle Aufwendungen subtrahiert wurden, bleiben immer noch 410 Euro, die versteuert werden müssten. Wegen des Härteausgleichs (§ 46 Abs. 2 EStG) ist dieser Betrag aber nicht zu versteuern. Bis 820 Euro wird der Betrag sogar noch ermäßigt versteuert (§ 46 Abs. 5 EStG).
Eine Aufwand- oder Rückspende kommt vor, wenn ein Vereinsmitglied seine ausgezahlte Übungsleiterpauschale oder Ehrenamtspauschale nicht annehmen möchte und das Geld stattdessen an den Verein zurück spenden möchte. In diesem Fall gibt es die Möglichkeit einer Verzichtserklärung, mit welcher das Geld zurück in den Verein fließt. Der Verein kann dann eine Spendenbescheinigung ausstellen.
Um diesen Prozess für das Finanzamt transparent zu halten, sind einige Punkte zu beachten:
Hinweis: Die Aufwands- und Rückspende kann als Sonderausgabe in der Einkommenssteuererklärung abgesetzt werden. So kommen am Ende des Jahres mehr Steuern, ohne den Verzicht, zurück. Früher musste der Verzicht bei monatlicher Auszahlung alle drei Monate erklärt werden. Aktuell ist eine jährliche Verzichtserklärung ausreichend.
Experten-Tipp von e24:
"Vereine & Verbände brauchen Mitglieder. Der Übungsleiterfreibetrag, ist ein Anreiz, um Vereinsmitglieder zu motivieren sich auch ehrenamtlich zu engagieren. Eine weitere Möglichkeit neue Mitglieder zu gewinnen, ist die Bereitstellung von Vorteilen.
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Alina Gehrmann
— e24-Vereinsexpertin
Aufgrund der Corona-Pandemie verschiebt sich das Vereinsleben an sehr vielen Stellen ins Digitale, bspw. werden Sitzungen, Fort- und Weiterbildungen und vieles mehr mithilfe von Video-Calls im Home-Office abgehalten.
Übungsleiterpauschale im Home-Office
Hierbei kommt schnell die Frage auf, ob die Übungsleiterpauschale hier überhaupt noch greift, da sie eigentlich ausschließlich für Tätigkeiten im pädagogischen Bereich gilt, bei denen mit Menschen zusammengearbeitet wird. Glücklicherweise ist dies bei digitalen Formaten immer noch der Fall.
Auch bei der Arbeit im Home-Office kann die Übungsleiter- sowie die Ehrenamtspauschale gezahlt werden, da es einzig und allein um die Tätigkeit am Menschen geht. Dabei ist der Ort unerheblich. Es zählt nicht die physische Nähe, sondern die Interaktion und die pädagogische Tätigkeit dahinter.
Neuerdings kann auch in Impfzentren die Übungsleiterpauschale oder die Ehrenamtspauschale für Nebenberufler gezahlt werden. Hierbei wird zwischen Tätigkeiten, für die es die Übungsleiterpauschale gibt, und Tätigkeiten, für die es die Ehrenamtspauschale gibt, unterschieden.
Um bei den vielen Informationen den Überblick zu behalten, was bei der Aufsetzung eines Übungsleiter-Vertrags zu beachten ist, ist hier eine Kontrollliste zur Orientierung mit den wichtigsten Punkten zu finden:
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