Spendenaktion im Verein erfolgreich planen & bewerben

Erfolgreiche Spendenaktionen von der Planung bis zur Ausführung

Die Finanzierung im Verein ist ein wichtiger Grundbaustein, um neue Projekte anzugehen und die Mitgliederbindung langfristig zu stärken. Ohne Sponsoren und Spendenaktionen sind viele Vereine schlichtweg aufgeschmissen. Doch sind wir mal ehrlich: Wer bittet schon gerne um Geld? Wie geht Ihr dieses Vorhaben überhaupt an? Und das Ganze auch noch während der Corona-Pandemie?
 

  1. In diesem Artikel erfahrt Ihr alles rund um erfolgreiche Spendenaktionen & Sponsoring für Vereine, von der Planung bis zur Ausführung, über rechtliche Rahmenbedingungen, bis hin zu hilfreichen Tipps und Fehlern, die Ihr besser vermeiden solltet. Lasst uns gemeinsam eure Vereinskasse füllen!
  2. Download Checkliste: Planung einer Spendenaktion

  

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Spendenaktionen im Verein      |     29.04.2021     |     Laura Krone

Digital- & IT-Services – Stifter helfen – Digitale Lösungen für Vereine & Verbände – ehrenamt24

1. Planung und Vorgehen

Bevor Ihr mit einer Spendenaktion an die Öffentlichkeit geht, solltet Ihr euch innerhalb des Vereins über einige Dinge klar werden. Mittels interner Vereinskommunikation klappt das reibungslos. Je mehr Ihr im Vorhinein plant, desto erfolgreicher könnt Ihr Sponsoren für euch gewinnen.
 

a) Wer sind wir?

Werdet euch selbst bewusst, wer Ihr seid, was Ihr genau erreichen möchtet, und worum es euch im Kern geht. Ein möglichst simples Leitbild eurer Visionen, welches einfach in die Öffentlichkeit kommuniziert werden kann, ist hier ausschlaggebend. 

Hierbei kann bspw. eine Art Slogan helfen, der einen Wiedererkennungswert besitzt, und auf welchen Ihr immer wieder zurückgreifen könnt.

Außerdem kann es hilfreich sein, ein Gesicht für eure öffentliche Kommunikation zu nutzen. Vielleicht habt Ihr ein Vereinsmitglied, welches die Rolle des Ansprechpartners übernehmen möchte, oder euer Vorstand erklärt sich dazu bereit.

Natürlich könnt Ihr euch auch Beratung von außen holen. ehrenamt24 bietet zu dem Thema Außendarstellung und öffentliche Kommunikation Workshops sowie Seminare an. 

b) Was sind unsere Stärken & Schwächen?

Wenn Ihr ein Leitbild herausgearbeitet habt, überlegt doch mal, worin Ihr sehr gut seid und woran Ihr möglicherweise noch arbeiten könntet. Ist die Digitalisierung im Verein ausreichend, um Spendenaktionen auch erfolgreich online zu planen und bewerben? Gibt es in eurer Region vielleicht Wirtschaftszweige, die euch in die Karten spielen? Oder habt Ihr Konkurrenz von anderen Vereinen? 
 

Mithilfe einer sogenannten SWOT-Analyse (Strenghts/Stärken, Weaknesses/Schwächen, Oppurtunities/Chancen, Threats/Risiken) könnt ihr analysieren, worin eure Stärken, Schwächen und Chancen, sowie Risiken liegen. 
 

Habt Ihr diese Faktoren erst einmal vor Augen, wird es euch leichter fallen, Spendenaktionen effizient umzusetzen und somit die Finanzierung im Verein zu stärken.

Finanzierung für Vereine & Verbände

 

Damit ihr Projekte erfolgreich umsetzen und eure Digitalisierung vorantreiben könnt, bietet ehrenamt24 Vereinen & Verbänden verschiedene Finanzierungsmöglichkeiten: 

  1. Beim Fundraising unterstützen wir Vereine von der systematischen Analyse, bis hin zu den operativen Aktivitäten.
  2. Wir verfolgen auf Basis einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit eine gezielte Sponsoring-Vermittlung für Ihren Verein oder Verband.
  3. Vereine & Verbände haben die Möglichkeiten Fördermittel zu beantragen. Wir verschaffen Ihnen einen Überblick.

 

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c) Wen wollen wir ansprechen?

Jetzt solltet Ihr euch überlegen, was genau euer Spendenziel ist. Was wollt Ihr umsetzen und wie viel Geld benötigt Ihr hierfür? Wollt Ihr die Mitgliederbindung im Verein stärken, oder habt Ihr ein bestimmtes Projekt vor Augen? Passen eure Spendenziele mit eurem Leitbild zusammen?
 

Formuliert eure Ziele einfach und unkompliziert, sodass für niemanden Fragen offenbleiben. Ihr könnt euch auch Ziele mit unterschiedlichem Zeitansatz setzen: Was wollt Ihr langfristig, mittelfristig oder kurzfristig erreichen? Hier findet ihr Leistungen zu unserer Strategie-Beratung für Vereine & Verbände.


Findet eure Zielgruppe. Fragt euch, wer sich schon für den Verein interessiert und wen ihr als potentiellen Spender dazugewinnen möchtet. Welcher Marketingkanal für welchen Verein am besten geeignet ist, hängt stark davon ab, welche Zielgruppe der Verein erreichen will. Bei Bedarf unterstützen wir euch auch beim Social-Media-Marketing.


Überlegt euch geeignete Maßnahmen für eure Zielgruppe. Maßnahmen sind immer sehr individuell und hängen von eurem Budget, eurer Zielgruppe und eurem Ziel ab. Es würde aber z.B. wenig Sinn machen nur Zeitungsannoncen zu schalten, wenn Ihr ein junges Publikum ansprechen wollt. Falls ihr euch über die Auswahl der Maßnahmen unsicher seid, ehrenamt24 bietet verschiedene Beratungsleistungen zum Thema Mitgliederbetreuung an.
 

Generell gilt:

  1. Je kreativer und ausgefallener eure Maßnahmen sind, desto mehr Menschen werdet ihr erreichen.
  2. Je überzeugter ihr selbst von eurem Vorhaben seid, desto besser wird es bei anderen ankommen.
  3. Begegnet euren Spendern auf Augenhöhe – Spenden ist kein Betteln!

d) Welche Maßnahmen für welche Zielgruppe?

Wie bereits angesprochen, sind die Maßnahmen so individuell wie eure Zielgruppe. Hier haben wir ein paar Möglichkeiten für euch aufgelistet.
 

  1. Einzelspender (z.B. Interessierte der Öffentlichkeit, Ehrenamtliche): Um Einzelspender zu gewinnen, könnt ihr Veranstaltungen wie Tombolas oder sogar Benefizkonzerte organisieren. Alternativ können Vereinsmitglieder von Haustür zu Haustür gehen. Da dies aktuell nur erschwert möglich ist, können Vereine per E-Mail Marketing oder über Online-Crowdfunding-Projekte potentielle Spender erreichen.
  2. Unternehmen: Aus persönlichen Gesprächen mit Unternehmensvertretern aus eurer Region können verschiedene Arten von Spenden und Sponsoring entstehen.
  3. Stiftungen, EU-Fördermittel, Lotterien: Informiert euch über verschiedene Angebote für eine mögliche Projektförderung.
  4. Staatliche und kommunale Träger: Kontaktiert Ansprechpartner in eurer eigenen Kommune und schaut, was möglich ist. Eine positives Vereins-Image durch Öffentlichkeitsarbeit kann euch hier helfen!
  5. Service-Clubs (Rotary, Inner Wheel, Lions): Sprecht Clubs in eurer Nähe an und stellt euch vor.

 

 

e) Wie setzen wir unser Vorhaben um?

Wenn die Planung steht, geht es schon an die konkrete Umsetzung! Hierbei ist die interne Kommunikation zwischen den Mitgliedern im Verein essentiell. Koordiniert euch, legt Aufgabenbereiche fest und verteilt konkret Zuständigkeiten. Zur Vereinfachung eures Projektmanagements und zur digitalen Kollaboration bieten wir euch eine Software-Lösung zur Kommunikations- und Projektarbeit von Stackfield.

Nichts wäre ärgerlicher, als ein gut durchdachtes Konzept, welches schlussendlich durch fehlende Organisation nicht an die Öffentlichkeit gelangt.

Wichtig: Denkt auch daran, euren Spendern ein „Dankeschön“ auszusprechen und das am besten zeitnah! Hier eignet sich ein automatisiertes Newsletter-Marketing.

 

VereinsVersicherung

Vereine & Verbände benötigen andere Versicherungen als Unternehmen. Wir zeigen Ihnen, welche Ihr Verein benötigt.

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VereinsFinanzierung

Wir erarbeiten Strategien zur Finanzierung für Vereine - passend zu Ihren Zielen.

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VereinsBeratung

Wir bieten Sie eine umfassende Beratung zu den Themen an, die bei Ihnen auf der Strecke bleiben.

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Datenschutz im Verein

Wir beraten Sie zum Thema Datenschutz und überprüfen Ihre Dokumente auf DSGVO-konformität.

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f) Schlussbetrachtung

Ist eure Spendenaktion beendet, schaut euch die Ergebnisse an. Habt Ihr euer Ziel erreicht? Wenn nicht, woran hat es gelegen und was könnt Ihr beim nächsten Mal besser machen? Seid Ihr zufrieden mit der Umsetzung gewesen?

Ihr könnt auch darüber nachdenken, ob ihr eine Schulung zum Thema Öffentlichkeitsarbeit besuchen möchtet, um zukünftig noch mehr Erfolg zu habe. Mit unseren Seminaren & Workshops beraten wir euch gerne zu verschiedenen Themen.

Fachberatung zum Vereinsmarketing

 

Vereine & Verbände leben von ihren Mitgliedern sowie finanzieller Unterstützung - auch sie müssen ihre Bekanntheit steigern, um Vereinsmitglieder und potentielle Sponsoren auf Sie aufmerksam zu machen.

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2. Rechtliche Hinweise

Wenn es um Spendenrecht & Spendenbescheinigungen geht, solltet ihr auf einige grundlegende Regeln achten, damit eurer Spendenaktion nichts mehr im Weg steht.

 

a) Die erste Frage, die Ihr euch stellen solltet, ist die Frage, wann euer Verein überhaupt Spendenbescheinigungen ausstellen darf. 

Zunächst einmal gilt, dass ein Verein Spendenbescheinigungen sowohl für Geld-, als auch für Sach- und Aufwandsspenden ausstellen darf. Wichtig dabei ist, dass der Spender euch die Spende freiwillig und natürlich ohne Gegenleistung zugänglich gemacht hat. Mit einer Spendenquittung kann der Spender die Spende steuerlich geltend machen, wodurch die Attraktivität einer Spende für ihn erhöht wird. In unseren Muster & Vorlagen findet ihr bereits vorgefertigte Spendenquittung.


Außerdem muss beachtet werden, dass dieerhaltenen Spenden ausschließlich für steuerbegünstigte Zwecke gebraucht werden dürfen, wenn hierfür eben Steuervergünstigungen greifen (§51 der Abgabenordnung (AO)). Dazu zählt der Bereich des Vereins, der unter Gemeinnützigkeit fällt - also gemeinnützige, mildtätige und kirchliche Zwecke.


Achtung: Die Steuervergünstigung kann lediglich in Anspruch genommen werden, wenn diese laut §59 AO in der Satzung des Vereins so aufgeführt ist. Der Verein benötigt einen Freistellungsbescheid vom Finanzamt und muss somit seine Gemeinnützigkeit von Letzterem bestätigt bekommen haben. Mehr Details hierzu in unserem Artikel: Spendenrecht & Spendenbescheinigungen.

 

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Sicherlich fragt ihr euch bei diesen bürokratischen Schritten, wie das Ganze dokumentiert werden muss, um rechtlich abgesichert zu sein. 

  • Das Minimum an Dokumentation sollte sein, jede Spende in einem Spendenbuch aufzuführen und festzuhalten.
  • In jedem Fall müssen Spenden in der Vereinsbuchhaltung vermerkt werden.
  • Vorsicht: Die Spende, sowie die Spendenquittung, muss immer im selben Jahr aufgeführt werden, in dem sie auch erfolgt ist. Habt ihr im Jahr 2020 eine Spende erhalten, so könnt ihr diese NICHT im Jahr 2021 in der Vereinsbuchhaltung aufführen. 

 

Und was muss eigentlich alles in einer Spendenquittung vermerkt werden? Der volle Name des Spenders mit Adresse Das Datum der Aushändigung der Spende Der Betrag bzw. Wert der Spende bei Sachspenden Eine Unterschrift des Vorstands oder dessen Vertreter Euer Logo auf der Spendenquittung gestaltet den Prozess noch persönlicher Nutzt am besten eine offizielle Mustervorlage, um auf der sicheren Seite zu sein.

 

 

b) Was ihr sonst noch beachten solltet

Ist die Spende für einen bestimmten Zweck (ideeler Zweck) gedacht und wurde dies auch so kommuniziert, dann muss und darf die Spende auch ausschließlich nur für diesen Zweck verwendet werden. Wird dies nicht eingehalten, können Spender Anträge zur Rückforderung der Spende stellen.

Jede Spende muss einzeln nachgewiesen werden. Bündelt die Verantwortung für die Spendenquittungen (Hier zum Muster) auf eine Person des Vorstands, um sicherzustellen, dass alles rechtens abläuft. Bei Fehlern droht im schlimmsten Fall Haftung.

3. Hilfreiche Tipps & Tricks

  1. Erstellt eine einfache Online-Spendenmöglichkeit und verbreitet sie auf Facebook, Twitter, Instagram & Co: Über Plattformen wie betterplace.org / betterplace.me könnt ihr kostenlos Fundraising-Projekte erstellen!
  2. Verbreitet eure Message auf vielen Kanälen (Social Media, Zeitung, Internetseiten, Briefe, Mails, Plakate, Flyer). Wir zeigen euch, welche Marketingkanäle am besten geeignet sind!
  3. Kommuniziert auf emotionaler Ebene: Für ehrenamtliche Arbeit wird zwangsweise Geld benötigt, sonst sind viele Dinge nicht möglich.
  4. Gebt immer direkt euer Spendenkonto mit an (auf eurer Website, auf Social Media, in der Zeitung etc.).
  5. Ihr müsst keine wohlhabenden Menschen kennen - ihr müsst jemanden kennen, der sie kennt!
  6. Zeigt euch, wenn möglich, auf öffentlichen Veranstaltungen. Nehmt immer ein kleines Budget für euren Internetauftritt in die Hand.
  7. Gründet einen Beirat mit Politikern, Medien & Unternehmen aus der Region.
  8. Ladet eure Spender ein – lasst sie teilhaben und zeigt Ihnen, was die Spenden bewirken (macht sie auf die Steuerbegünstigung in Form der Spendenquittung aufmerksam).
  9. Akzeptiert auch ein „Nein“.

Sponsoring für Vereine

 

Wir verfolgen auf Basis einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit eine gezielte Sponsoring-Vermittlung für Ihren Verein oder Verband.

Wir erstellen eine Bedarfsanalyse für Ihr Sponsoringvorhaben. Daraufhin übernehmen wir das Dialogmarketing, bei dem wir unser breites Unternehmensnetzwerk nutzen, um passende Sponsoren zu finden.
 

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4. Typische Fehler

Klappt es noch nicht so richtig mit der Spendenaktion und eure Vereinskasse ist immer noch leer?

An diesen typischen Fehler könnte es liegen:

  • Ihr nutzt keine sozialen Medien und habt keine Online-Fundraising-Aktion.
  • Ihr zeigt den Menschen die Wirkung der Spenden nicht richtig.
  • Das Spenden ist zu kompliziert (durchlauft einmal selbst den Prozess und schaut, was ihr optimieren könnt).
  • Ihr bedankt euch nicht angemessen.
  • Ihr habt keine starke Bindung zu euren Spendern und kennt sie nicht gut genug.
  • Ihr sprecht mit eurer Botschaft nur die breite Masse an, aber keine spezifischen Zielgruppen.

 

In jedem Fall steht euch ehrenamt24 gerne bei Seite und unterstützt euch mit einer umfassenden Beratung oder mit der Umsetzung von Marketingstrategien. Auch die Integration von Software-Lösungen kann Prozesse vereinfachen.

5. Fazit

Spendenaktionen sind eine tolle Möglichkeit, eurem Verein spannende Projekte zu finanzieren und euch vor allem während schwierigen Zeiten in der Corona-Pandemie unter die Arme zu greifen. Eure Spendenaktion steht und fällt mit der Planung im Vorfeld. Überlegt euch eure Ziele, sucht euch Menschen, die eure Arbeit schätzen, organisiert euch innerhalb des Vereins, nutzt die sozialen Medien und bündelt die Bürokratie der Spendenquittungen auf eine Person. Beachtet ihr die wichtigsten Punkte, dann steht eurem Ziel nichts mehr im Weg und ihr könnt eure Vereinskasse wieder füllen!

Unser Portfolio für ein starkes Ehrenamt!


 

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