Freistellungsbescheid für Vereine

2. Der Weg zum Bescheid: Antrag und Ablauf

Wie Sie an das Dokument kommen, hängt davon ab, in welcher Phase sich Ihr Verein befindet.

1. Phase A: Wir gründen gerade erst

Ein neuer Verein hat noch keine „Taten“ vorzuweisen, die das Finanzamt prüfen könnte.

1. Das passiert: Das Finanzamt prüft nur Ihre Satzung. Enthält sie alle nötigen Klauseln zur Gemeinnützigkeit?
2. Das Ergebnis: Sie erhalten einen Feststellungsbescheid nach § 60a AO.
3. Wichtig: Dieser Bescheid ist eine „Vorschusslorbeere“. Sie dürfen damit bereits als gemeinnützig starten, werden aber später strenger geprüft.

2. Phase B: Wir sind schon aktiv (laufender Betrieb)
Sobald der Verein läuft, müssen Sie meist alle drei Jahre eine Steuererklärung abgeben (via ELSTER).

1. Das wird geprüft: Passt die tatsächliche Geschäftsführung zur Satzung? Wurden Gelder korrekt verwendet?
2. Das Ergebnis: Sie erhalten den „echten“ Freistellungsbescheid. Er gilt rückwirkend für die geprüften Jahre und meist 5 Jahre für die Zukunft (für Spenden).

3. Die 4 Töpfe: Wo das Geld landet

Für den Freistellungsbescheid müssen Sie Ihre Einnahmen in der Buchhaltung sauber trennen. Das Finanzamt unterscheidet vier Bereiche („Sphären“):

1. Ideeller Bereich: Das Herzstück Ihres Vereins. Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse. → Komplett steuerfrei.
2. Vermögensverwaltung: „Geld arbeiten lassen“. Zinsen, langfristige Vermietung (z. B. Wohnung im Vereinsheim). → Ertragsteuerfrei (oft 7 % Umsatzsteuer).
3. Zweckbetrieb: Einnahmen, die direkt dem Vereinszweck dienen (z. B. Startgelder beim Sportfest, Eintritt beim Theaterverein). → Steuerfrei, solange Sie keine unfaire Konkurrenz für Unternehmen darstellen.
4. Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (WiGb): Alles, was „Kommerz“ ist. Bierverkauf beim Sommerfest, Werbung, Sponsoring (mit Gegenleistung).

• Die 45.000-€-Grenze: Bleiben die Einnahmen (brutto) hier unter 45.000 € pro Jahr, fallen in der Regel keine Ertragsteuern an.
• Drüber? Dann können Körperschaft- und Gewerbesteuer fällig werden.

4. Geld zurück: Die Kapitalertragsteuer (KapESt)

Ein Punkt, den viele Vereine übersehen: Banken ziehen auf Zinsen automatisch 25 % Abgeltungsteuer ab – auch bei gemeinnützigen Vereinen. Diese Steuer können Sie vermeiden oder sich erstatten lassen.

Option A: Abzug vermeiden (erst gar nicht zahlen)
Legen Sie Ihrer Bank Ihren aktuellen Freistellungsbescheid vor oder beantragen Sie beim Finanzamt eine Nichtveranlagungs-Bescheinigung (NV-Bescheinigung). Dann zahlt die Bank die Zinsen in der Regel brutto aus.

Option B: Erstattung beantragen (wenn bereits abgezogen wurde)

1. Sie geben eine Steuererklärung ab: Tragen Sie die einbehaltene Steuer in der Erklärung ein (z. B. in der Anlage GK oder KSt 1 F).
2. Sie geben keine Steuererklärung ab: Stellen Sie einen Antrag auf Erstattung beim Bundeszentralamt für Steuern (online über das BOP).

5. Vorsicht Falle! So verliert man den Bescheid

Der Verlust der Gemeinnützigkeit ist der „Super-GAU“. Häufige Gründe sind:

1. Zu viel Geld gehortet: Sie dürfen Mittel nicht unbegrenzt ansammeln. In der Regel müssen sie „zeitnah“ (innerhalb von 2 Jahren) für den gemeinnützigen Zweck verwendet werden. Ausnahme: Liegen Ihre Gesamteinnahmen unter 45.000 € pro Jahr, dürfen Sie Mittel deutlich flexibler ansparen.
2. Unklare oder veraltete Satzung: Die Satzung muss fachlich korrekt und aktuell sein. Nehmen Sie Änderungen nicht „einfach so“ vor, sondern stimmen Sie diese vorher mit dem Finanzamt ab.
3. Fehler bei Spendenbescheinigungen: Wer Spendenbescheinigungen falsch ausstellt (z. B. trotz Gegenleistung oder „Gefälligkeit“), haftet pauschal mit 30 % des bestätigten Betrags. Bei Vorsatz kann auch eine persönliche Haftung des Vorstands drohen.
4. Vergütungen und Gehälter: Eine Zahlung an Vorstandsmitglieder ist nur zulässig, wenn die Satzung das ausdrücklich erlaubt (Ehrenamtspauschale beachten). Unangemessen hohe Vergütungen verstoßen gegen das Gebot der Selbstlosigkeit.

6. Aktuelles: Das müssen Sie für 2024/2025 wissen

Die Bürokratie schläft nicht. Zwei Neuerungen sind für Ihr Wiki besonders wichtig:

1. Zuwendungsempfängerregister (seit 2024): Es gibt eine öffentliche Online-Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern. Dort ist einsehbar, ob Ihr Verein als gemeinnützig geführt wird. Als deutscher Verein müssen Sie sich nicht aktiv anmelden (die Meldung erfolgt durch das Finanzamt) – prüfen Sie aber unbedingt, ob Ihre Angaben (z. B. Name und Bankverbindung) korrekt hinterlegt sind.
2. E-Rechnung (ab 01.01.2025): Auch Vereine müssen ab 2025 technisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen (XML-Formate wie XRechnung) zu empfangen und zu verarbeiten. Ein einfaches PDF reicht rechtlich nicht mehr aus. Richten Sie dafür am besten eine eigene E-Mail-Adresse ein und prüfen Sie, ob Ihre Software bzw. Ihr Workflow E-Rechnungen unterstützt.  

Fazit für die Praxis

Der Freistellungsbescheid ist Ihre Eintrittskarte zu fast allen steuerlichen Vorteilen. Bewahren Sie das Original sicher auf, erstellen Sie eine digitale Kopie und behalten Sie das Ablaufdatum im Blick (für Spendenbescheinigungen oft nach fünf Jahren relevant). Steht die nächste Prüfung an, gilt: Ruhe bewahren. Wenn Sie die vier „Töpfe“ in der Buchhaltung sauber trennen, sind Sie in der Regel auf der sicheren Seite.

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