Vereinskommunikation: Videokonferenz-Tools & Datenschutz

Wie Vereine in Zeiten des Covid-19 sichere Meetings abhalten können

Selten waren Videokonferenz-Tools so gefragt wie derzeit – vermutlich nie. Die Corona-Krise hat Services wie Zoom, CeloCore oder Skype ein unerwartetes Hoch beschert. Doch welches Tool bietet eine einfache Benutzeroberfläche? Und welche Lösung erfüllt die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen nach der DSGVO und dem BDSG?

Die derzeitige Entwicklung haben wir zum Anlass genommen verschiedene Kollaborationstools durch die Datenschutzbrille zu betrachten, um Vereinen & Verbänden ein sicheres Kommunikationstool anzuraten.

  

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Vereinskommunikation      |     18.05.2020     |     Daniel van den Hövel

Digital- & IT-Services – Stifter helfen – Digitale Lösungen für Vereine & Verbände – ehrenamt24

1. Der Aufschwung von Videokonferenz-Tools bei Covid-19

Die Corona-Krise hat das Leben eines jeden einzelnen von uns verändert. Wirtschaftliche und soziale Aktivitäten mussten reduziert werden und Veranstaltungen werden auch weiterhin überall abgesagt. Diese Zeit stellt daher besonders für Vereine & Verbände eine große Herausforderung dar. 
 

Es ist also keine Überraschung, dass Konferenz-Tools und Videochat-Lösungen momentan einen Aufschwung erleben, wie nie zuvor. Denn Unternehmen, Schulen und Privatpersonen nutzen verstärkt diese Dienste, um Mitarbeiter zu vernetzen oder Kontakt zu Mitmenschen zu pflegen. Aber auch Vereine sollten diese digitalen Kollaborationstools nutzen, um Besprechungen über wichtige Themen während und nach der Krise zu diskutieren sowie Mitgliederversammlungen derzeit über Videokonferenzen abgehalten werden dürfen.
 

Dabei spielt die Vertraulichkeit der Kommunikation eine wichtige Rolle, um Datenschutz und Datensicherheit zu Vereinsthemen gerecht zu werden. Eine übliche Forderung ist dabei die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Gemeint ist damit üblicherweise, dass die Kommunikation zwischen Endgeräten so geschützt ist, dass keine dritte Partei die Kommunikation transportieren oder einsehen kann.
 

Doch welches Tool erfüllt diese Anforderungen und ist gleichzeitig noch kostenlos sowie einfach bedienbar?

Software-Lösungen von e24 

 

Auch, wenn die Kontakteinschränkungen einen direkten Kontakt zu Mitgliedern und Sponsoren behindern, können Sie diese auch über andere Wege erreichen. Die Software-Lösungen von e24 beinhalten diverse Funktionen, mit denen Sie Interessenten jederzeit erreichen können:

  1. Mitgliederportale können genutzt werden, um als Mitglied die eigenen Daten zu aktualisieren oder Buchungen durchzuführen.
  2. Lösungen zum Pooling von Social-Media-Aktivitäten auf Bundesebene führen lokale Aktivitäten der Mitgliedsorganisationen in Facebook, Instagram, Twitter usw. zusammen.
  3. Mittels E-Mail / Groupware können alle E-Mail-Adressen aller Domains verwaltet und archiviert werden.
  4. Tool zur Durchführung von Spenden schaffen neben dem Mehrwert von Online Spendenbescheinigungen die Möglichkeit spontaner regionaler und überregionaler Spendenaktionen.
  5. Sinnvolle Funktionen können als mobile Anwendung bereitgestellt werden.
     

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2. Welche Kollaborationstools sind DSVGO-konform?

a) Unser Tipp: CeloCore – einfache Softwarelösung und sicherer Datenschutz

Wie bereits beschrieben, sind in den Zeiten des Covid-19 Videokonferenzen unabdingbar geworden und werden auch weiterhin wichtig für einen funktionierenden Alltag sein. Damit der Austausch unter Vereinsmitgliedern auch weiterhin gewährleistet bleibt, stellt unser Partner CeloCore das Audio- und Videokonferenzen-Tool CeloTalk bereit. Anders als die gängigen Kollaborationstools ist hier keine Software-Installation nötig und die Teilnehmer können ohne Erstellen eines Accounts direkt mit Ihren Besprechungen starten. Die einfache Bedienung von CeloTalk spricht also für die Software-Lösung. Wie sieht es jedoch mit der Datensicherheit aus?
 

Das Videokonferenz Tool von CeloCore stellt dagegen eine sichere Lösung für Ihre Online-Meetings und Besprechungen dar. Die Teilnehmer können direkt im Browser starten und die Einrichtung eines Accounts mit personenbezogenen Informationen, bzw. die Installation einer Software ist nicht notwendig.
 

Mit CeloTalk könnt ihr daher sicher & ohne Software-Installation oder Anmeldung eure Vereinsmeeting abhalten und seid gleichzeitig noch DSGVO-konform. Denn Datenschutz-Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung können jederzeit abgeschlossen werden und individuell generierte Passwörter ermöglichen euch die Nutzung eines eigenen „digitalen Raumes“.
 

Die Videokonferenzen können mit bis zu 36 Teilnehmern angesetzt werden. Falls ein Verein oder Verband mehr Teilnehmer einschalten möchte, ist dies auf Anfrage möglich. Ihr könnt direkt am Computer im Browser starten oder via Open-Source Smartphone-App das Kollaborationstools nutzen. Die Bildschirmfreigabe sowie der Live-Chat ermöglichen euch eine problemlose Kommunikation, während das Ein- & Ausschalten von Audio und Video für die nötige Diskretion sorgt.
 

Info: Viele Videokonferenz-Anbieter wie Zoom scheinen hier Probleme zu haben. Und auch bei alternativen Tools wie Hangouts, Slack oder Skype ist ein registrierter Account mit Angabe von persönlichen Daten für alle Teilnehmer notwendig, um an Konferenzen des Vereins teilnehmen zu können.

 

Aber wie sicher ist CeloTalk wirklich?

CeloTalk basiert auf dem Open-Source-Video-Framework Jitsi Meet. Eine Videokonferenz über CeloTalk ist somit sicher verschlüsselt ist. Das Unternehmen erhebt keine personenbezogenen Daten – weder vom Verein, noch von seinen Mitgliedern – und für die reine Nutzung ist kein Account notwendig. Des Weiteren lassen sich Video-Konferenz-Räume per Passwort gegen den Zutritt von Dritten sichern. 
 

Können Vereinsmitglieder an einer Video Konferenz, auch via Smartphone teilzunehmen?

Ja, das ist möglich, dafür ist es jedoch notwendig, die für das Betriebssystem notwendige App auf dem Smartphone des Vereinsmitgliedes zu installieren.

b) Zoom & Datenschutzprobleme

Insbesondere das Softwareunternehmen Zoom hat in den ersten Wochen der Ausgangsbeschränkung viele neue Mitglieder gewonnen und somit massiv von der Situation profitiert. Aber Zoom sorgte auch schnell für viele Negativ-Schlagzeilen hinsichtlich unzureichender Datenschutzbestimmung. Der Konferenz-Riese gelobt jedoch Besserung. Erst einmal jedoch zum Unternehmen selbst:
 

Zoom ist eine Plattform für Videokonferenzen, die sich dank geringer technischer Hürden und stabiler Performance schnell einen Namen gemacht hat. Online-Meetings sind innerhalb von Sekunden eingerichtet, denn Teilnehmer müssen sich nicht einloggen oder ähnliches. Des Weiteren gibt es eine Gratis-Version und die Software ist schnell installiert. Aus Sicht von Anwenderinnen und Anwendern spricht also vieles für diesen Anbieter.
 

Ursprünglich wurde Zoom für Unternehmen entwickelt, die ihre Besprechungen verstärkt online abhalten. Die Ausgangsbeschränkungen im Zuge der Corona-Krise führten dazu, dass dieses Portal nun auch in großem Stil von Schulen, Vereinen und Privatleuten genutzt wird. Dadurch seien alleine im März bis zu 200 Millionen Nutzer an einem Tag aktiv gewesen. Eine Anzahl von Menschen, welche die bisherigen Erfahrungen des Unternehmens bei weitem überschritt. Und genau das führte zu verschiedenen Problemen.
 

Dazu gehört das sogenannte "Zoom-Bombing", bei dem fremde Personen in Videokonferenzen reinplatzen. Diese Möglichkeit bestand, wenn der Link für das jeweilige Meeting öffentlich geteilt wurde und die Teilnehmer nicht erst im virtuellen Warteraum warten mussten, bis diese vom Organisator hinzugefügt würden. Dies führte dazu, dass rechtes Gedankengut sowie sexuelle Anspielungen in den Unterrichtseinheiten von Schulen und Vereinen zu Tage kamen.
 

Dem Zoom-Bombing hat das Unternehmen jedoch inzwischen Einhalt geboten: Bei der Erstellung von Videokonferenzen wird nun automatisch ein Passwort generiert, das ungewünschte Teilnehmer davon abhalten soll einfach in die Vereinssizung reinzuplatzen.
 

Allerdings gibt es aus Sicht von Datensicherheitsexperten noch weitere Gründe, welche derzeit gegen die Videokonferenzen von Zoom sprechen. Denn das Kollaborationstool sei nicht ausreichend gesichert, um eine vertrauliche oder berufliche Kommunikation zu gewährleisten. Das gefährliche bei dieser Software-Lösung sei, dass sie auf die Mikrophone und Kamera zugreifen. Und solange diese im Hintergrund laufen, muss der Vorstand bedenken, dass immer das Risiko eines fremden Zuhörers besteht. 
 

Im Zuge dessen musste Zoom kürzlich klarstellen, dass entgegen der früheren Darstellung die Daten nicht in allen Fällen mit Komplett-Verschlüsselung übertragen werden. Diese funktioniere nur verlässlich, solange alle in einer Konferenz die Zoom-Software nutzten. Wählt sich ein Vereinsmitglied oder Sponsor per Telefonanruf ein, kann die Verschlüsselung des Dienstes dort nicht genutzt werden. Der klar definierte Begriff der "Ende-zu-Ende-Verschlüsselung" würde somit ausgesprochen frei benutzt und würde in die Irre führen, da nicht die Endgeräte der Konferenzteilnehmer, sondern die eigenen Server sowie die jeweiligen Endgeräte einer End-to-End-Verschlüsselung unterliegen.
 

Auch sei in den letzten Wochen ans Tageslicht gekommen, dass die iOS-App des Dienstes einige Informationen über das benutzte Gerät an Facebook übermittelte - etwa Modell, freien Speicherplatz und Display-Größe.
 

Und genau aus diesen Gründen ist der neue Internet-Riese ins Blickfeld der New Yorker Generalstaatsanwaltschaft geraten. Zoom gelobt jedoch Besserung bei den aufgetretenen Problemen und plant schnell nachzurüsten, um seine neue Vormachtstellung nicht zu verlieren. Wir informieren euren Verein weiter!

Software-Lösungen von e24 

 

Auch, wenn die Kontakteinschränkungen einen direkten Kontakt zu Mitgliedern und Sponsoren behindern, können Sie diese auch über andere Wege erreichen. Die Software-Lösungen von e24 beinhalten diverse Funktionen, mit denen Sie Interessenten jederzeit erreichen können:

  1. Mitgliederportale können genutzt werden, um als Mitglied die eigenen Daten zu aktualisieren oder Buchungen durchzuführen.
  2. Lösungen zum Pooling von Social-Media-Aktivitäten auf Bundesebene führen lokale Aktivitäten der Mitgliedsorganisationen in Facebook, Instagram, Twitter usw. zusammen.
  3. Mittels E-Mail / Groupware können alle E-Mail-Adressen aller Domains verwaltet und archiviert werden.
  4. Tool zur Durchführung von Spenden schaffen neben dem Mehrwert von Online Spendenbescheinigungen die Möglichkeit spontaner regionaler und überregionaler Spendenaktionen.
  5. Sinnvolle Funktionen können als mobile Anwendung bereitgestellt werden.
     

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c) Undurchsichtige Transparenz bei Skype

Skype war einst das Vorzeige-Tool für Video Calls, hat inzwischen aber diverse Konkurrenten auf dem Markt erhalten, die mitunter noch erfolgreicher geworden sind. In der Corona-Krise ist die Nutzung von Skype allerdings auch gestiegen. Dieses Jahr konnte die Zahl von 40 Millionen täglich aktiven Usern geknackt werden – das vermehrte Aufkommen von Mitgliederversammlungen von Vereinen & Verbänden eingeschlossen.
 

Über Skype können bis zu 50 Personen kostenlos an einem Video-Anruf teilnehmen, es eignet sich daher für den privaten Gebrauch oder kleinere Vereine. Microsoft Teams, der Nachfolger von Skype for Business, ist die neue Business-Variante des Anbieters: Mit ihr können nach Unternehmensangaben bis zu 250 Mitglieder konferieren. Wegen der Corona-Krise stellt Microsoft das Programm, das eigentlich Teil des kostenpflichtigen Microsoft 365 ist, kostenlos zur Verfügung – zunächst für sechs Monate.
 

Verlässliche und klare Informationen zur Endkundenversion von Skype waren auf den Webseiten von Microsoft leider nicht auffindbar. Die Möglichkeit der Telefonverbindung deuten darauf hin, dass keine effektive End-to-End-Verschlüsselung zwischen Endgeräten der Benutzer realisiert ist. Falls sich hier etwas ändert, informieren wir Vereine & Verbände über diese Plattform sofort.
 

Tipps & Hinweise zum Datenschutz

Die Sicherheitsstandards sind bei den Tools sehr unterschiedlich. Begonnen damit, in welchem Land die Server stehen über die Möglichkeiten der Sicherheitseinstellungen bis hin zu der Frage, wie mit US-amerikanischen Firmen umgegangen werden soll, gilt es, viel zu klären.

3. Tipps & Hinweise zum Datenschutz bei Konferenztools

In Hinblick auf die DSGVO-Richtlinien, sollte der Vereinsvorstand folgende Punkte beachten:

  1. Es sollten keine persönlichen Daten gespeichert werden. 
  2. Der/die Teilnehmer/in muss sich nicht registrieren oder Daten eingeben.
  3. Die Videokonferenz wird nicht aufgezeichnet.
  4. Die Übertragung findet verschlüsselt statt.
  5. Die Server sollten in Deutschland und damit in der EU stehen.
  6. Deutsche Unternehmen schließen i.d.R. einen Auftragsverarbeitungs-Vertrag ab, welcher rechtliche Absicherung verspricht.
  7. Bei Fragen solltet ihr Zugang zu einem Datenschutzbeauftragten haben können.

Cyber-Versicherung

 

Die Cyber-Versicherung  übernimmt Kosten und Schäden bei Angriffen auf die IT-Sicherheit. Sie wird immer wichtiger, da in Zeiten der Digitalisierung das Risiko Opfer eines Angriffes auf die IT-Sicherheit zu werden steigt. Das wichtigste ist, dass der Verein für eine gute IT-Sicherheit vorsorgt – IT-Risk-Management Konzept. Gerade bei Vereinen oder Verbänden ist abzuwägen, wie groß das individuelle Risiko eines Cyberangriffs ist und welche Schäden eine solche Attacke nach sich ziehen könnte.

 

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4. Fazit

Sowohl Zoom, als auch Skype und CeloCore erfreuen sich während der Krise und vermehrten Home-Office-Aufenthalten immer stärkerer Nutzung. Auch Vereine & Verbände greifen verstärkt auf Videokonferenz-Tools, um Besprechungen zu führen und Mitgliederversammlungen abzuhalten. 

Aber während Zoom wegen seiner Datenschutzprobleme von Vereinen vorerst nicht mehr mit reinem Gewissen empfohlen werden kann, können auch andere Lösungen wie Skype sich nicht unbedingt mit einem transparenten Umgang von Datenschutzmaßnahmen brüsten.

In unseren Augen bietet bisher CeloCore mit einem angemessenen Datenschutz und einer einfachen Benutzeroberfläche eine Plattform, die wir jedem Verein empfehlen können. So werden schnell neue Mitglieder generiert – und womöglich langfristig gehalten. Denn die Zeit der Videokonferenzen ist auch nach Corona nicht vorbei.

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