Ein Protokoll der Vereinssitzungen zu erstellen ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber ein wichtiger Bestandteil jeder Vorstandssitzung und Mitgliederversammlung. Das Protokollieren wichtiger Inhalte und Beschlüsse dient dazu, Diskussionsgrundlagen im Nachgang zu vermeiden. Zeitgleich stellen Protokolle eine wichtige Informationsquelle für alle Personen dar, die an der Versammlung nicht teilgenommen haben.
Welche Formen der Protokollführung es gibt, welchen Zweck Protokolle erfüllen und alles, was du sonst noch über Protokolle im Verein wissen solltest, erfährst du in diesem Beitrag.
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Protokollführung im Verein | 01.06.2020 | Laura Apel
Grundsätzlich unterscheidet man vier Arten, ein Protokoll zu führen. Die Wahl der Form hängt stark von der Komplexität der Themen der Versammlung ab. Je umfangreicher und komplizierter die besprochenen Themen sind, desto genauer und detaillierter sollten die besprochenen Beiträge der (Vorstands-)Mitglieder protokolliert werden. Hier gilt der Grundsatz: Lieber mehr protokollieren, als später Unklarheiten zu haben, die diskutiert werden müssen. Folgende Formen der Protokollierung gibt es:
a. Ausführliches Protokoll
In einem ausführlichen Protokoll werden die Redner, deren einzelne Beiträge, alle wichtigen Argumente und Beispiele sinngemäß festgehalten. Der Verlauf der Besprechung und die Wege zu den Ergebnissen werden klar und deutlich dargelegt. Die Ergebnisse der Versammlung werden am Ende des Protokolls besonders hervorgehoben und als Beschlüsse gekennzeichnet.
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b. Ereignisprotokoll
Ein Ereignisprotokoll beinhaltet alle Rahmenbedingungen wie Ort; Zeitpunkt, erschienene Mitglieder, alle Punkte der Tagesordnung (Ereignisse) sowie alle Beschlüsse. Folgende Angaben sollte ein ordnungsgemäßes Ereignisprotokoll enthalten:
Achtung: Fehlt die Annahme der Wahl durch einen Gewählten, so muss diese Annahme im Nachgang gegenüber dem Verein zu Händen des Vorstands schriftlich erfolgen. Erst mit Annahme der Wahl wird die Wahl eines Vorstandsmitglieds wirksam.
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c. Ergebnisprotokoll
Das Ergebnisprotokoll ist die kürzeste Form eines Protokolls. Neben formalen Angaben enthält es lediglich Beschlüsse und Entscheidungen, aber keine Diskussionsbeiträge. Aus einem Ergebnisprotokoll ist demnach nicht ersichtlich, wie Beschlüsse zustande gekommen sind.
So könnte ein Ergebnisprotokoll aussehen:
d. Wortprotokoll
Ein Wortprotokoll dokumentiert, wie es der Name schon sagt, jedes gesprochene Wort. Die Erstellung eines solchen Protokolls benötigt einen sehr erfahrenen und schnellen Protokollanten und stellt daher auch eher die Ausnahme dar. Bei umfangreicheren Diskussionen kann es wertvoll sein, einzelne Wortbeiträge zu zitieren. Ein Wortprotokoll der gesamten Versammlung ist in der Regel aber nicht nötig.
Achtung: Sollte bei einer Störung der Versammlung ein unzulässiger Eingriff der Versammlungsleitung erfolgen, kann dies zur Unwirksamkeit von Beschlüssen führen. Daher ist die Angemessenheit und Verhältnismäßigkeit zu wahren!
Die Protokollführung im Verein ist grundsätzlich nicht gesetzlich verpflichtend. Es ist aber möglich, dass die Satzung des Vereins die Führung von Protokollen verlangt. Ob die Satzung es verlangt oder nicht – auf das Protokollieren wichtiger Zusammenkünfte sollte nicht verzichtet werden.
Protokolle im Verein dienen zum einen als schriftliche Informationsquelle für Mitglieder und Organe des Vereins über Inhalt und Zustandekommen von Beschlüssen. Im Falle der Klage auf Feststellung der Nichtigkeit von Beschlüssen kann ein Protokoll daher bedeutsam sein. Der Vorstand hat zudem gemäß § 666 BGB eine Auskunftspflicht gegenüber den Mitgliedern. Um dieser Pflicht nachzukommen, ist die Protokollführung unverzichtbar.
Zum anderen dienen Protokolle auch als Grundlage der Prüfung der Beschlüsse durch das Registergericht, wenn z.B. Satzungsänderungen oder -neufassungen, insbesondere Zweck- und Namensänderungen oder Änderungen des Vorstands angemeldet werden müssen.
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Die Art der Abstimmung ist in Satzung oder der eigenen Vereinsordnung zu regeln. In Einzelfällen ist es möglich, dies in der Versammlung selbst festzulegen. Aufgrund demokratischer Strukturen wird meist eine geheime oder schriftliche Abstimmung gewählt und nur selten z.B. per Handzeichen. Die Leitung der Versammlung muss dann unter Berücksichtigung der notwendigen Mehrheiten das Abstimmungsergebnis feststellen.
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Wie bereits erwähnt, gibt es keine gesetzlichen Vorschriften zur Führung von Protokollen. Das BGB besagt jedoch, dass die Satzung des Vereins eine Bestimmung über die Beurkundung der Beschlüsse enthalten muss. In welcher Form der Verein Protokolle anfertigt, steht ihm frei.
Es wird ebenfalls nicht verlangt, dass sich aus dem Protokoll der Ablauf der Versammlung im Einzelnen ergeben muss. Wichtig ist nur, dass die Ergebnisse, d.h. die gefassten Beschlüsse festgehalten werden. Fehlt eine entsprechende Festlegung auf eine Protokollform, kann der Versammlungsleiter bzw. der Protokollführer frei entscheiden, in welcher Form er das Protokoll anfertigt.
Folgende Mindestangaben muss das Vereinsprotokoll gemäß § 32 und § 34 BGB enthalten:
Hinweis: Allgemeine Formulierungen reichen grundsätzlich nicht aus. Die Formulierung: „Zum zweiten Vorsitzenden wurde unser Mitglied Thomas Müller gewählt.“ Ist nicht konkret genug. Richtig ist folgende Formulierung: „Gewählt zum zweiten Vorsitzenden: Thomas Müller, Hausmeister in Musterstadt, Musterstraße 17b.“
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Das Protokoll wird von der in der Vereinssatzung genannten Person oder von einer zu Beginn der Versammlung gewählten Person geführt. Wie der Name schon verrät, ist diese Person dafür zuständig, während der Versammlung ausführliche Notizen zu machen, um im Nachgang ein Protokoll zu erstellen. Das erstelle Protokoll wird nach Fertigstellung allen Vorstandsmitgliedern zugeschickt. Da es durchaus eine anspruchsvolle Aufgabe ist, die komplexen Inhalte einer Versammlung zu dokumentieren, sollte als Protokollführer eine Person mit Schreiberfahrung ernannt werden.
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a. Wer darf ein Protokoll anfechten?
Ein Blick in die Satzung kann bei der Klärung dieser Frage helfen. Oft sind in der Satzung Regelungen zum Protokoll und zum Verfahren bei Widersprüchen gegen das Protokoll zu finden. Fehlen diese Regelungen, kann im Prinzip jeder Teilnehmer der Versammlung Widerspruch gegen das Protokoll einlegen. Sofern die Satzung keinen bestimmten Weg dafür vorschreibt, ist dies formlos möglich.
Wichtig: Wird das Protokoll der letzten Versammlung in der nachfolgenden Versammlung angefochten, muss der Versammlungsleiter dieser Rüge nachgehen. Sollte sich der Vorwurf bewahrheiten, wird das Protokoll geändert – durch Protokolleintrag zur laufenden Sitzung.
b. Wann und wie muss die Anfechtung erfolgen?
Sofern die Satzung es nicht ausdrücklich vorschreibt, ist es nicht üblich, dass das Protokoll der letzten Versammlung in der nachfolgenden vor allen Mitgliedern vorgelesen wird. Der häufigere Fall ist, dass das Protokoll den Mitgliedern mit der Einladung zur neuen Versammlung oder direkt nach der Erstellung per Mail oder Post zugeschickt wird.
Sollte ein Mitglied mit einem Punkt im Protokoll nicht einverstanden sein, kann es formlos eine Korrektur verlangen – sofern die Satzung es nicht anders vorschreibt. Formlos heißt, die Korrektur kann telefonisch, persönlich, per Mail, Fax oder Brief verlangt werden. Ein Schreiben ist nicht notwendig.
Zeitlich gesehen gibt es grundsätzlich keine Frist für die Anfechtung. Das Vereinsmitglied und/oder -organ kann demnach gleich widersprechen, wenn er/sie das Protokoll bekommt oder erst zur nächsten Vereinssitzung.
Hinweis: Der Verein kann durch die Satzung für mehr Handlungssicherheit sorgen, indem eine Einspruchsfrist gegen Fehler im Protokoll festgesetzt wird. Verpasst ein Versammlungsteilnehmer diese Frist, kann er grundsätzlich keine Anfechtung mehr gegen das Protokoll vornehmen.
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Tino Braunschweig
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Die Protokollierung im Bereich Datenschutz dient dazu, lückenlos nachzuweisen, welche Verarbeitungstätigkeiten bei bestehenden IT-Systemen wann und zu welchem Zweck von Sicherheitsbehörden bei der Verhütung, Ermittlung, Aufdeckung, Verfolgung und Ahndung von Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten durchgeführt wurden. Da die Verarbeitung personenbezogener Daten in die Grundrechte der betroffenen Personen eingreift, sollen Protokolldaten den Eingriff abmildern und als verfahrenssichernde Maßnahmen dienen.
Hinweis: Unabhängige Datenschutzaufsichtsbehörden können die Datenverarbeitung von Polizei- und Strafverfolgungsbehörden nur dann kontrollieren, wenn die Verarbeitung revisionssicher protokolliert wird.
Bei der Erhebung von Protokolldaten müssen verschiedene Datenschutzgrundsätze beachtet werden, um eine datenschutzkonforme Protokollierung zu gewährleisten. Diese Grundsätze umfassen:
Weitere Informationen zum Thema "Protokollierung & Datenschutz finden Sie hier.
Protokolle sind zwar nicht gesetzlich verpflichtet, erfüllen aber viele wichtige Zwecke. Ein wichtiger Zweck ist, dass sie als Urkunde bei gesetzlich vorgeschriebenen Veranstaltungen und wichtigen Rechtsgeschäften dienen. Daher sollten alle offiziellen Versammlungen des Vereins und der Mitglieder protokolliert werden, sodass die Protokolle als rechtssicherer Nachweis und zur Erinnerung und Richtigstellung möglicher späterer Uneinigkeiten bezüglich der getroffenen Entscheidungen und Beschlüsse gelten können.
Bei der Einladung zur Mitgliederversammlung sind Form, Frist & Inhalt der Einladung zu beachten sowie Zeitpunkt & Ort festzulegen. Der Ablauf einer Mitgliederversammlung ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, sollte im Sinne der Rechtssicherheit aber einigen logischen Strukturen folgen. Es sollte bspw. einen Versammlungsleiter geben, der die Mitgliedschaftsrechte und Verhältnismäßigkeit der Versammlung im Blick hat. Wie genau die Einladung & der Ablauf einer Mitgliederversammlung gestaltet wird, erfahren Sie in unserem Wiki-Artikel "Mitgliederversammlung im Verein".
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