Der Vereinsvorstand


Der Vereinsalltag eines e.V.

Wie setzt sich der Vorstand zusammen und was sind seine Rechte und Pflichten?

Die gesetzlichen Anforderungen des eingetragenen Vereins (e.V.) sind in §§ 21 ff. BGB geregelt. Für die Rechtsfähigkeit des e.V. sind zwei Organe laut §26 und §32 BGB gesetzlich vorgeschrieben. Ein Organ ist der Vorstand, der für die repräsentative und strategische Planung des Vereins verantwortlich ist. 


Bestellung des Vorstands

Die Bestellung des Vorstands erfolgt üblicherweise durch eine Wahl in der Mitgliederversammlung, falls diese Aufgabe satzungsrechtlich nicht z.B. dem Aufsichtsrat zugewiesen wurde.

Jedoch ist eine Wahl nicht die einzig zulässige Form um einen Vorstand zusammenzustellen:

  • Zusätzlich können Funktionsträger automatisch, auch von außerhalb des Vereins, in den Vorstand bestellt werden. Dies können z.B. Kindergartenleiter bei entsprechenden Fördervereinen sein oder der örtliche Pfarrer bei einem Diakonieverein. Die Abwahl oder Absetzung dieser Art von Vorstandsmitgliedern muss in der Satzung geregelt werden, da man sie nicht einfach „entlassen“ kann.
  • Bestimmten Mitglieder oder außenstehende Organisationen, wie einem Dachverband, kann erlaubt sein, Vorstandsmitglieder zu ernennen oder zu entsenden.
  • Bei kooperierenden Vereinen oder Verbänden kann der Vorstand sogar identisch zu dem eines anderen Vereins sein.
  • Mit besonderer Satzungsregelung kann sogar die Möglichkeit einer Kooptation, also der Zuwahl, von Vorstandsmitgliedern durch bestehende Vorstandsmitglieder geschaffen werden.

Die allgemeine Amtszeit von Vorstandsmitgliedern ist gesetzlich nicht geregelt, d.h. unbegrenzt, wenn nichts in der Satzung des Vereins niedergeschrieben ist. Dies dient jedoch nicht, der sich ständig verändernden und zukunftsorientieren Vereinsarbeit. Es sollte also eine Zeitspanne wie z.B. drei Jahre bestimmt werden. 
 



Empfehlung: 
Eine Ergänzung des regulären Passus durch eine zusätzliche Regelung, die es dem Vorstandsmitglied erlaubt bis zur nächsten Vorstandswahl im Amt zu bleiben, ist empfehlenswert. Denn sollte sich die Vorstandswahl unerwartet verspäten, bleibt der Verein trotz allem bis zur nächsten Wahl handlungsfähig.


Offiziell beginnt eine Amtszeit mit der Annahme der Wahl, also dem Satz „Ich nehme die Wahl an“ und endet entweder mit dem Ablauf der Amtszeit, einem Rücktritt, der Abberufung des Vorstands, dem Tod oder dem Wegfall der erforderlichen Qualifikation.


Zusammensetzung des Vorstands

Allgemein setzt sich der Vorstand aus den Mitgliedern des vertretungsberechtigten Vorstands gem. §26 BGB zusammen. Ein erweiterter (Gesamt-) Vorstand ist gesetzlich nicht geregelt, deshalb ist er optional, und er hat abgesehen von der nicht vorhandenen Vertretungsbefugnis die gleichen Rechte wie der vertretungsberechtigte Vorstand.
 



Empfehlung:
Da die Vertretungsregelung bei mehreren Personen im Vorstand nicht gesetzlich geregelt ist, sollte dies in der Satzung festgelegt sein. Hier ist wichtig, ob der Vorstand einzel- oder gesamtvertretungsbefugt ist, also ein Vorstandsmitglied allein Geschäfte abschließen darf oder nur mehrere Personen zusammen (§26 BGB).



Ähnlich wie bei Unternehmen und dem dazugehörigen Handelsregister, müssen die Mitglieder des Vorstands und ihre Vertreter gem.
§ 64 BGBins Vereinsregister eingetragen werden.

Die Größe des Vereinsvorstands wird in der Vereinssatzung geregelt, sie kann aus einer Person oder mehreren Personen bestehen (z. B. dem 1ten Vorsitzenden und dem 2ten Vorsitzenden).

In der Satzung muss nur eine Mindestanzahl festgelegt werden. Der vertretungsberechtigte Vorstand eines Vereins sollte aber aus mindestens zwei Personen bestehen, um stets handlungsfähig zu sein, auch wenn ein Vorstandsmitglied verhindert sein sollte oder das Amt nicht besetzt ist. Hinzu kommt, dass sich die Mitglieder dann gegenseitig kontrollieren können.  Sollte die Mindestanzahl unterschritten werden, muss der Verein einen Antrag auf einen Notvorstand stellen, bis in der nächsten Mitgliederversammlung ein neuer gewählt werden kann. Die Mindestanzahl der Vorstandsmitglieder sollte daher möglichst gering sein, damit keine Schwierigkeiten entstehen, falls eine oder mehrere Positionen nicht besetzt sein sollten. Eine Variante wäre z. B. „Der Vorstand besteht aus mindestens zwei und höchstens fünf Personen“. Auch die Maximalanzahl sollte nicht zu groß sein, da es oft schwer ist alle Ämter zu besetzen oder Regelungen gesamtheitlich zu beschließen.
 



Vorschlag zur Satzungsregelung bei gleichverteilter Verantwortung und mehreren Vorstandsmitgliedern: „Der Vorstand besteht aus mindestens zwei, maximal fünf Personen. Jeweils zwei der Vorstandsmitglieder vertreten den Verein gemeinsam gerichtlich und außergerichtlich. Über die interne Aufgabenverteilung bestimmt der Vorstand in der Geschäftsordnung, die in der Mitgliederversammlung bekannt gegeben wird."



Neben beruflichen und fachlichen Eigenschaften sollte ein Vorstandsmitglied auch persönliche Qualifikationen mitbringen wie Zuverlässigkeit, Eigenverantwortlichkeit und Führungs- oder Organisationerfahrung. Welche Personen in den Vorstand gewählt oder benannt werden, liegt jedoch ganz im Ermessen des Vereins. Hier eine kleine Checkliste:



Allgemeine Aufgaben des Vorstands

Die Hauptaufgabe des Vereinsvorstands ist die Geschäftsführung vereinsintern, sofern dies keinem anderen Organ wie z.B. einem satzungsrechtlich bestimmten Geschäftsführer zugewiesen ist. Er bestimmt die Verwirklichung des Vereinszwecks, welcher in der Satzung festgelegt und durch die Beschlüsse in der Mitgliederversammlung verstärkt werden. Dies beinhaltet die allgemeine strategische Ausrichtung des Vereins, die Verwaltung des Vereinsvermögens, die Mitgliederverwaltung, aber auch die Umsetzung von konkreten Vorhaben, von Veranstaltungen und Festen. Besonders wichtig ist hier die Verantwortung zur Einhaltung der steuerlichen Pflichten des Vereins.

Die Rechtsbeziehung des Vorstands und des Vereins kann dem eines Auftragnehmers und Auftraggebers gleichgesetzt werden. Daraus folgt, dass der Vorstand gegenüber dem Verein weisungsgebunden ist und eine Auskunfts- und Rechenschaftspflicht hat.

Zur Beschlussfassung im Vorstand ist regelmäßig eine Vorstandssitzung abzuhalten. Hier gelten hinsichtlich Einberufung und Beschlussfähigkeit die gleichen Regelungen wie für die Mitgliederversammlung.

Die zweite wichtige Aufgabe ist die Position eines gesetzlichen Vertreters. Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich sowie außergerichtlich gegenüber Dritten nach außen und gegenüber Mitgliedern nach innen. Er ist in allen Bereichen die „Stimme“ des Vereins. 

 



Besonders im Außenverhältnis hat der Vorstands verschiedene Vertretungsregelungen:

  • Die Aktivvertretung – die Abgabe von Erklärungen
    Grundsätzlich gilt bei der Abgabe von Erklärungen gegenüber Dritten das Mehrheitsprinzip, d.h. dass mehr als die Hälfte der Mitglieder mitwirken und zustimmen müssen. Da dies aber nicht praktikabel und in der Realität nur schwer umzusetzen ist, sollten hier zusätzliche Bestimmungen in der Satzung getroffen werden. Wie bereits weiter oben erwähnt sollten eindeutige Regelungen festgehalten werden, sollte der Vorstand aus mehr als einem Mitglied bestehen. Die Einzel- oder Gesamtvertretungsbefugnis kann sich auf bestimmte Amtsträger oder einzelne Vorstandsmitglieder beziehen.

    Typisch Formulierungen sind:
    o   „Jedes Vorstandsmitglied vertritt einzeln.“
    o   „Der Verein wird durch zwei Vorstandsmitglieder gemeinschaftlich vertreten.“
    o   „Der 1. Vorsitzende vertritt den Verein einzeln, im Übrigen wird der Verein durch zwei Vorstandsmitglieder gemeinschaftlich vertreten.“
    o   „Der Verein wird durch zwei Vorstandsmitglieder gemeinschaftlich, darunter 1. Oder 2. Vorsitzender, vertreten.“

    Bestimmungen in Bezug auf Verhinderungen wie z.B. im Krankheitsfall dürfen nicht festgehalten werden, da sie im Register nicht eintragungsfähig und daher unzulässig sind.
    In jedem Fall sind alle Vertretungsregelungen klar, verständlich und eindeutig ins Vereinsregister einzutragen um alle Verhältnisse wirksam erledigen zu können.

  • Die Passivvertretung – die Entgegennahme von Erklärungen
    Diese ist im Gegensatz zur Aktivvertretung eindeutig geklärt und kann auch nicht durch die Satzung geändert werden. Die Abgabe einer Erklärung gegenüber einem einzigen Vorstandsmitglied genügt, auch wenn die Aktivvertretung nur durch mehrere Mitglieder möglich ist. Gleiches gilt für die Kenntnis bestimmter Tatsachen: Kenntnis von einem Vorstandsmitglied entspricht dem Kenntnis des Vereins. Hier ist egal, ob das Vorstandsmitglied konkret dafür zuständig ist oder, ob das Vorstandsmitglied kurz danach ausscheidet.
     
  • Beschränkungen der Vertretungsmacht
    Die Vertretungsmacht des Vorstands ist grundsätzlich unbeschränkt. Er darf sich natürlich nicht über Beschlüsse der Mitgliederversammlung oder den Vorgaben des Vereinsrechts hinwegsetzen. In der Vereinssatzung kann die Handlungsfreiheit des Vorstandes jedoch eingeschränkt werden; auch gegenüber Dritten. Dies ist jedoch erneut detailliert ins Vereinsregister einzutragen. Bestimmte Geschäfte können z.B. nur unter Zustimmung anderer Gremien erledigt werden. Auch eine Beschränkung auf bestimmte Beträge kann festgelegt werden. Da solche „kleinen“ Regelungen jedoch oft das Handeln des Vereins erschweren und es unnötig umständlich bzw. unersichtlich nach außen machen, sollte man hier genau abwägen, was Sinn macht. Es ist jedoch absolut unumgänglich alle Bestimmungen, auch unter Berücksichtigung von Begrenzungen, eindeutig zu formulieren und in Vereinsregister einzutragen.

Besondere Vertreter

Keine Vorstandsmitglieder sind die sogenannten „besonderen Vertreter“. Diese Personen können nach der Satzung für bestimmte Aufgabenbereiche berufen werden. Der Vorstand kann ihnen zur Entlastung Vollmachten für gewisse Bereiche erteilen und ihnen die Befugnis zur Teilnahme an Vorstandssitzungen erteilen. Der Bevollmächtigter wird dadurch nicht zum Vorstandsmitglied, auch wenn er eine Generalvollmacht besitzen sollte.

Der Begriff des Geschäftsführers ist gesetzlich nicht geregelt, so muss dieser durch die Satzung bestellt werden. Sollte er benannt werden, müssen sämtliche Befugnisse und Funktionen selbst geklärt und in der Satzung festgehalten werden. Es ist sogar möglich ihm eine Einzelvertretungsmacht zu gewähren.