Der Vereinsvorstand - Alles Wichtige auf einen Blick!


Rechte und Pflichten im Vereinsvorstand

Die Rechte und Pflichten des Vereinsvorstandes sind in §§ 26 BGB geregelt. Der Vereinsvorstand ist demnach für die repräsentative und strategische Planung des Vereins sowie in Fragen der Haftung verantwortlich. 

Die gesetzlichen Anforderungen des eingetragenen Vereins (e.V.) sind in §§ 21 ff. BGB geregelt. Für die Rechtsfähigkeit des e.V. sind zwei Organe laut §26 und §32 BGB gesetzlich vorgeschrieben. Ein notwendiges Organ ist der Vereinsvorstand. Die Wahl des Vorstandes, seine Zusammensetzung sowie die Aufgaben seiner Vertreter erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

 

Empfehlung für Vorstandswahlen im Verein: 

Eine Ergänzung des regulären Passus durch eine zusätzliche Regelung, die es dem Vorstandsmitglied erlaubt bis zur nächsten Vorstandswahl im Amt zu bleiben, ist empfehlenswert. Denn sollte sich die Vorstandswahl unerwartet verspäten, bleibt der Verein trotz allem bis zur nächsten Wahl handlungsfähig und kann ungehindert seinen Aufgaben nachgehen.

 


Wahl des Vereinsvorstandes

Die Wahl des Vereinsvorstandes erfolgt durch die Bestellung in der Mitgliederversammlung – sofern diese Aufgabe satzungsrechtlich nicht dem Aufsichtsrat zugewiesen wird. Das ist jedoch nicht die einzige Form einen Vereinsvorstand zusammenzustellen:

  • Zusätzlich können Funktionsträger automatisch - auch außerhalb des eigentlichen Vereinsleben - in den Vorstand bestellt werden. Dies können z.B. Kindergartenleiter bei entsprechenden Fördervereinen sein oder der örtliche Pfarrer bei einem Diakonieverein. Die Abwahl oder Absetzung dieser Art von Vorstandsmitgliedern muss in der Satzung geregelt werden, da man sie nicht einfach „entlassen“ kann.
  • Bestimmten Mitglieder oder außenstehende Organisationen, wie einem Dachverband, kann erlaubt sein, Vorstandsmitglieder zur Entlastung zu ernennen oder zu entsenden.
  • Bei kooperierenden Vereinen oder Verbänden kann der Vorstand sogar identisch zu dem anderer Vereine sein.
  • Mit besonderer Satzungsregelung kann sogar die Möglichkeit einer Kooptation, also der Zuwahl, von Vorstandsmitgliedern durch bestehende Vorstandsmitglieder geschaffen werden.


Die allgemeine Amtszeit von Vorstandsmitgliedern ist gesetzlich nicht geregelt, d.h. unbegrenzt, wenn nichts in der Satzung des Vereins niedergeschrieben ist. Dies dient jedoch nicht, der sich ständig verändernden Anforderungen und Aufgaben oder der zukunftsorientieren Vereinsarbeit. Es sollte also eine Zeitspanne wie zum Beispiel drei Jahre bestimmt werden. 

Offiziell beginnt eine Amtszeit des Vereinsvorstandes - und somit auch die Haftung - mit der Annahme der Wahl, also dem Satz: „Ich nehme die Wahl an“ und endet entweder mit dem Ablauf der Amtszeit, dem Rücktritt des Vorsitzenden, der Abberufung des Vorstands, dem Tod oder dem Wegfall der erforderlichen Qualifikation.

 

Vertretungsregelung für den Vereinsvorstand:

Da die Vertretungsregelung bei mehreren Personen im Vorstand für Vereine nicht im Vereinsrecht geregelt ist, sollte dies in der Satzung festgelegt sein. Hier ist wichtig, ob der Vereinsvorstand einzel- oder gesamtvertretungsbefugt ist, also ein Vorstandsmitglied allein Geschäfte abschließen darf und Haftung übernimmt oder nur mehrere Personen zusammen diese Aufgaben übernehmen dürfen (§26 BGB).

 


Vorstand im Verein - Zusammensetzung

Die Zusammensetzung des Vorstandes im Verein besteht aus den Mitgliedern gem. §26 BGB. Die Größe des Vereinsvorstands wird in der Satzung geregelt, sie kann aus einer oder mehreren Personen bestehen. Dort muss nur die Mindestanzahl des Vorstands festgelegt werden.


Allgemein setzt sich der Vereinsvorstand aus den Mitgliedern des vertretungsberechtigten Vorstandes gem. §26 BGB zusammen. Ein erweiterter (Gesamt-) Vorstand für Vereine ist für das Ehrenamt ist im Vereinsrecht nicht geregelt, deshalb ist er optional. Abgesehen davon hat dieser die gleichen Aufgaben & Rechte wie der vertretungsberechtigte Vorstand.

Ähnlich wie bei Unternehmen und dem dazugehörigen Handelsregister, müssen die Mitglieder des Vorstandes und ihre Vertreter gem. § 64 BGB ins Vereinsregister eingetragen werden. Die Größe des Vereinsvorstands wird in der Vereinssatzung geregelt, sie kann aus einer Person oder mehreren Personen bestehen (z. B. dem 1ten Vorsitzenden und dem 2ten Vorsitzenden).

In der Satzung muss nur eine Mindestanzahl des Vorstands festgelegt werden. Der vertretungsberechtigte Vorstand eines Vereins sollte aber aus mindestens zwei Personen bestehen, um für den Verein stets handlungsfähig zu sein, auch wenn ein Vorstandsmitglied verhindert sein sollte oder das Amt nicht besetzt ist. Hinzu kommt, dass sich die Mitglieder dann gegenseitig kontrollieren oder zur Entlastung dienen können. Sollte die Mindestanzahl unterschritten werden, muss der Verein einen Antrag auf einen Notvorstand stellen, bis in der nächsten Mitgliederversammlung ein neuer gewählt werden kann. Die Mindestanzahl der Vorstandsmitglieder für Vereine sollte daher möglichst gering sein, damit keine Schwierigkeiten entstehen, falls eine oder mehrere Posten nicht besetzt sein sollten. Eine Variante wäre z. B. „Der Vereinsvorstand besteht aus mindestens zwei und höchstens fünf Personen“. Auch die Maximalanzahl sollte nicht zu groß sein, da es oft schwer ist alle Ämter im Vorstand zu besetzen oder Regelungen gesamtheitlich zu beschließen.

Neben beruflichen und fachlichen Eigenschaften sollte ein Vorstandsmitglied auch persönliche Qualifikationen mitbringen wie zum Beispiel Zuverlässigkeit, Eigenverantwortlichkeit und Führungs- oder Organisationserfahrung. Welche Personen in den Vereinsvorstand gewählt oder benannt werden und den Posten übernehmen dürfen, liegt jedoch ganz im Ermessen des Vereins. Hier eine kleine Checkliste zu den nötigen Anforderungen für Vorsitzende:



Aufgaben des Vereinsvorstandes

Eine Aufgabe des Vereinsvorstandes ist die Geschäftsführung vereinsintern – er bestimmt die Verwirklichung des Vereinszwecks. Die zweite wichtige Aufgabe im Vorstand ist die des gesetzlichen Vertreters, also die gerichtliche sowie außergerichtlich Vertretung nach außen.

 

Die Hauptaufgabe des Vereinsvorstandes ist die Geschäftsführung vereinsintern, sofern dies keinem anderen Organ, wie zum Beispiel einem satzungsrechtlich bestimmten Geschäftsführer, zugewiesen ist. Er bestimmt die Verwirklichung des Vereinszwecks, welcher in der Satzung festgelegt und durch die Beschlüsse in der Mitgliederversammlung verstärkt werden. Auch liegt ein rechtlich stimmiges Vereinsleben in seiner Verantwortung. Dies beinhaltet die allgemeine Frage der strategischen Ausrichtung im Ehrenamt, die Verwaltung des Vereinsvermögens, die Mitgliederverwaltung, aber auch die Umsetzung von konkreten Vorhaben, von Veranstaltungen und Festen. Besonders wichtig ist hier die Verantwortung zur Einhaltung der steuerlichen Pflichten des Vereins.

Die Rechtsbeziehung des Vorstandes und des Vereins kann dem eines Auftragnehmers und Auftraggebers gleichgesetzt werden. Daraus folgt, dass der Vereinsvorstand gegenüber dem Verein weisungsgebunden ist und der Posten eine Auskunfts- und Rechenschaftspflicht mit sich bringt.

Zur Beschlussfassung im Vorstand ist regelmäßig eine Vorstandssitzung abzuhalten. Hier gelten hinsichtlich Einberufung und Beschlussfähigkeit die gleichen Regelungen wie für die Mitgliederversammlung im Verein.

Die zweite wichtige Aufgabe ist der Posten eines gesetzlichen Vertreters. Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich sowie außergerichtlich gegenüber Dritten nach außen und gegenüber Mitgliedern nach innen. Der Vorsitzende ist somit in allen Bereichen die „Stimme“ zu allen Fragen rundum die Aufgaben des Vereins.



Besonders im Außenverhältnis hat der Vereinsvorstand verschiedene Vertretungsregelungen:

  1. Die Aktivvertretung – die Abgabe von Erklärungen für den Verein
    Grundsätzlich gilt bei der Abgabe von Erklärungen gegenüber Dritten das Mehrheitsprinzip, d.h. dass mehr als die Hälfte der Vorsitzenden mitwirken und zustimmen müssen. Da dies im Vereinsleben aber nicht praktikabel und in der Realität nur schwer umzusetzen ist, sollten hier zusätzliche Fragen zum Amt in der Satzung geklärt werden. Wenn der Vereinsvorstand aus mehr als einem Vorsitzenden besteht, sollten eindeutige Regelungen festgehalten werden. Die Einzel- oder Gesamtvertretungsbefugnis kann sich dann auf bestimmte Träger im Amt oder einzelne Vorstandsmitglieder beziehen.

    Typische Formulierungen im Vereinsrecht sind:
    + „Jedes Vorstandsmitglied vertritt einzeln.“
    + „Der Verein wird durch zwei Vorstandsmitglieder gemeinschaftlich vertreten.“
    + „Der 1. Vorsitzende vertritt den Verein einzeln, im Übrigen wird der Verein durch zwei Vorstandsmitglieder gemeinschaftlich vertreten.“
    + „Der Verein wird durch zwei Vorstandsmitglieder gemeinschaftlich, darunter 1. Oder 2. Vorsitzende, vertreten.“

    Bestimmungen in Bezug auf Entlastung bei Verhinderungen im Ehrenamt wie zum Beispiel im Krankheitsfall dürfen nicht festgehalten werden, da sie im Register nicht eintragungsfähig sind.In jedem Fall sind alle Fragen und Vertretungsregelungen für den Vereinsvorstand klar, verständlich und eindeutig ins Vereinsregister einzutragen, um alle Aufgaben und die Haftung wirksam erledigen zu können.

  2. Die Passivvertretung – die Entgegennahme von Erklärungen
    Diese Frage ist im Gegensatz zur Aktivvertretung eindeutig geklärt und kann auch nicht durch die Satzung geändert werden. Die Abgabe einer Erklärung gegenüber einem einzigen Vorstandsmitglied genügt, auch wenn die Aktivvertretung nur durch mehrere Mitglieder möglich ist. Gleiches gilt für die Kenntnis bestimmter Tatsachen: Kenntnis von Vereinsvorstand entspricht der Kenntnis des Vereins - bzw. dem Vereinsrecht. Hier ist egal, ob das dieser konkret für jene Aufgaben zuständig ist oder, ob das Vorstandsmitglied kurz danach den Posten verlässt.

  3. Beschränkungen der Vertretungsmacht für die Vorsitzenden
    Die Vertretungsmacht des Vereinsvorstandes ist grundsätzlich unbeschränkt - auch in allen Fragen der Haftung. Er darf sich natürlich nicht über Beschlüsse der Mitgliederversammlung oder den Vorgaben im Vereinsrecht hinwegsetzen. In der Vereinssatzung kann die Handlungsfreiheit, aber auch die Haftung des Vorstands eingeschränkt werden; auch gegenüber Dritten. Dies ist jedoch erneut detailliert ins Vereinsregister einzutragen. Bestimmte Geschäfte können zum Beispiel nur unter Zustimmung anderer Gremien und Mitglieder erledigt werden. Auch eine Beschränkung auf bestimmte Beträge kann seitens des Vereins festgelegt werden. Da solche „kleinen“ Regelungen jedoch oft das Handeln des Vereins erschweren und es unnötig umständlich bzw. unersichtlich nach außen machen, sollte man hier genau abwägen, ob Änderungen der Aufgaben und in der Haftung für den Vorstand sinnvoll sind. Es ist jedoch absolut unumgänglich alle Bestimmungen, auch unter Berücksichtigung von Begrenzungen oder Entlastung, eindeutig zu formulieren und in Vereinsregister einzutragen.

Satzungsregelung bei mehreren Vorstandsmitgliedern (Formulierungsvorschlag):

„Der Vorstand des Vereins besteht aus mindestens zwei, maximal fünf Personen. Jeweils zwei der Vorstandsmitglieder vertreten den Verein gemeinsam gerichtlich und außergerichtlich. Über die interne Aufgabenverteilung bestimmt der Vorstand in der Geschäftsordnung, die in der Mitgliederversammlung bekannt gegeben wird."


Besondere Vertreter im Verein

Keine Vorstandsmitglieder, bzw. Vorstand, sind die sogenannten „besonderen Vertreter“. Diese Mitglieder können nach der Satzung für bestimmte Aufgaben berufen werden. Der Vereinsvorstand kann ihnen zur Entlastung Vollmachten für gewisse Bereiche im Verein sowie ihnen die Befugnis zur Teilnahme an Vorstandssitzungen erteilen. Der Bevollmächtigte bekommt dadurch nicht den Posten zum Vorstandsmitglied, auch wenn er eine Generalvollmacht für den Verein besitzen sollte.

Der Begriff des Geschäftsführers - ungleich dem des Vorstands - ist gesetzlich nicht geregelt, so muss dieser durch die Satzung des Vereins bestellt werden. Sollte er benannt werden, müssen sämtliche Aufgaben und die Haftung selbst geklärt und in der Satzung festgehalten werden. Es ist sogar möglich ihm eine Einzelvertretungsmacht im Ehrenamt zu gewähren.