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Spendenrecht & Spendenbescheinigungen

Für gemeinnützige Vereine sind Spenden eine willkommene Einnahmequelle. Weder der Verein, noch der Spender muss diese versteuern und sie können sogar - falls ausdrücklich vom Spender vorgesehen - zur Vermögensbildung verwendet werden. Der Spender profitiert bei dieser Sonderausgabe von der steuerlichen Absetzbarkeit seiner Spende. Dazu benötigt er eine Spendenbescheinigung, welche  ausschließlich von gemeinnützigen Vereinen ausgestellt werden kann. 

  • Welche verschiedenen Spendenarten es gibt, was es bei der Erstellung der Zuwendungsbestätigung zu beachten gilt, wer diese ausstellen darf und wie es mit der Haftung bei fehlerhaften Spendenquittungen aussieht, erfahren Sie in diesem Artikel.

Außerdem finden Sie hier die offiziellen Muster & Vorlagen für Spendenbescheinigungen!

1. Spendenarten

Spenden sind freiwillige Abgaben, für die im Gegensatz zum Sponsoring keine Gegenleistung erwartet wird. Die Spenden an gemeinnützige Vereine sind bei natürlichen Personen nach § 10b des Einkommensteuergesetzes und bei einer Körperschaft nach § 9 des Körperschaftsteuergesetzes bis zu 20% abzugsfähig. 

Man kann vier Arten von Spenden unterscheiden:

a) Geldspende

Geldüberweisungen oder Übergaben von Bargeld, die der Spender freiwillig und unentgeltlich abgibt, werden als Geldspende bezeichnet. Dabei muss der erhaltene Betrag auf einer Spendenbescheinigung korrekt ausgewiesen werden.

Insbesondere bei der Geldspende sollte der Verein darauf achten, dass Name, Vorname und die Adresse des Spenders auf der Spendenbescheinigung richtig vermerkt sind. Erhält der Verein eine Spende von einer Firma, muss die Spendenbescheinigung auf den Namen des Unternehmens ausgestellt werden.

b) Sachspende

Erhält ein gemeinnütziger Verein Sachspenden in Form von Gebrauchsgegenständen (z.B. Kleidung oder Spielzeug), muss in der Spendenbescheinigung der Wert der Spende aufgeführt und Angaben zur Wertermittlung gemacht werden. Ist die Sache beispielsweise neuwertig, kann die Rechnung beigefügt werden. Ist sie gebraucht, muss der Verein nach Spendenrecht den gegenwärtigen Verkaufswert unter Berücksichtigung des Alters, Kaufpreises und der Abnutzung schätzen. Hierfür können amtliche Abschreibungstabellen (AfA-Tabellen) zur Orientierung herangezogen werden.

c) Aufwandsspende

Spenden in Form von Ausgaben zu Gunsten des Vereins werden als Aufwandsspende bezeichnet und sind kategorisch der Geldspende zuzuordnen. Hierzu bedarf es einem Verzicht der Aufwandsentschädigung. Dazu gehören zum Beispiel Fahrten mit dem eigenen Pkw für Vereinszwecke oder Bürobedarf und Porto. 

Bei einer Aufwandsspende verzichtet der Spender auf die Erstattung der Ausgaben und erhält dafür eine Spendenbescheinigung. Dies ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich:

  1. der gemeinnützige Verein hat dem Förderer einen bestimmten Anspruch in Aussicht gestellt
  2. der Anspruchsberechtigte muss diesen in schriftlicher Form fordern
  3. der Verzicht muss freiwillig und zeitnah (innerhalb von drei Monaten) schriftlich erklärt werden
  4. der Verein muss zu diesem Zeitpunkt in der finanziellen Position sein, den Anspruch auszahlen zu können

Wichtig: Der Anspruch auf Erstattung der Kosten muss in der Vereinssatzung festgehalten oder schriftlich in einem Vertrag geregelt sein. Zusätzlich muss auf der Spendenquittung ersichtlich sein, dass es sich um die Erstattung von Ansprüchen handelt.

d) Vergütungsspende

Spenden in Form von Arbeitszeit für den Verein werden als Vergütungsspende bezeichnet. Der Spender schenkt dem Verein seine eingebrachte Arbeitszeit und verzichtet auf seine Lohnentschädigung. Dies kann er später in mit Hilfe der Spendenbescheinigung der Steuererklärung als Sonderausgabe auflisten und ggf. von der Steuer absetzen.

Achtung: Die Person hat im Vorfeld Ihrer Tätigkeit schriftlich mit dem Verein eine angemessene Vergütung vereinbart – und verzichtet erst im Nachhinein auf das Geld.

Unterschied zum Sponsoring

Sofern der gemeinnützige Verein eine Leistung erbringt, um die erhaltene Spende zu kompensieren, handelt es sich nicht mehr um eine Spende im eigentlichen Sinne. Stattdessen kann der Vorgang mit einem Sponsoring verglichen werden, bei dem der Geldgeber etwas für seine Zuwendungen erhält.

Entgegen der Spenden sind die Zuwendungen beim Sponsoring sind vollumfänglich zu versteuern. Der Verein darf hier also keine Spendenquittung ausstellen.

2. Spendenbescheinigung

Gemeinnützige Vereine sind berechtigt, dem Spender für seine Spenden Nachweise – eine sogenannte Zuwendungsbestätigung – auszustellen. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden diese auch als Spendenquittung oder Spendenbescheinigung bezeichnet. 

Der Spender benötigt diese, um die Spende von der Steuer absetzen zu können. Spenden an gemeinnützige Vereine kann der Spender in seiner Einkommenssteuererklärung geltend machen (§10b EstG). Diese sind bis zu 20 Prozent des Gesamtbetrags der Einkünfte als Sonderausgaben in der Steuererklärung absetzbar. 

a) Voraussetzungen zur Erstellung von Zuwendungsbestätigungen

Um Spendenbescheinigungen ausgeben zu dürfen, muss die Gemeinnützigkeit des Vereins oder Verbandes mit dem sog. Freistellungsbescheid bescheinigt werden. Dieser Bescheid wird vom Finanzamt ausgestellt, nachdem er die Voraussetzungen des Vereins auf Gemeinnützigkeit erfolgreich und positiv geprüft hat. Dieser Freistellungsbescheid gilt vorerst für fünf Jahre, wird jedoch bei Verlust der Gemeinnützigkeit entzogen.

Weiterhin muss der Verein laut Spendenrecht gewährleisten, dass die Spende dem gemeinnützigen Bereich zufließen wird. Denn Spenden dürfen i.d.R. nicht zum Vermögensaufbau des Vereins verwendet werden – es sei denn dies ist ausdrücklich vom Spender gewünscht. 

Abschließend dürfen Spendenquittungen nur ausgestellt werden, wenn es sich bei der Spende um eine freiwillige Zuwendung ohne Gegenleistung handelt. Eintrittskarten zu einem Benefizkonzert bspw. werden nicht steuerlich berücksichtigt. Auch kann eine Spende aufgrund eines richterlichen Beschlusses ebenfalls nicht abgesetzt werden.

Ein gemeinnütziger Verein darf also nur eine Spendenbescheinigung ausstellen, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  1. Zuwendung muss dem steuerlich begünstigten (gemeinnützigen) Zweckbetrieb des Vereins zufließen
  2. Es handelt sich um eine Geld- oder Sachspende, die ohne Gegenleistung erfolgt
  3. Die Spende basiert auf dem Prinzip der Freiwilligkeit


Ist eine oder sind mehrere dieser Grundlagen nicht erfüllt, dann erhalten die Spender keinen steuerlichen Vorzug und die Spendenquittung darf nicht ausgestellt werden.

Spendenrecht: Zweckgebundenheit von Spenden

Der Spender kann prinzipiell eigenständig entscheiden für welchen Zweck die geäußerte Spende genutzt werden soll – diesen Umstand nennt man Zweckgebundenheit der Spende. Der vorgesehene Zweck der Spende muss dann auf der Zuwendungsbescheinigung vermerkt werden. 

b) Aufbau einer Spendenbescheinigung

Die Spender sind darauf angewiesen, vom Verein eine korrekt ausgefüllte Spendenbescheinigung zu erhalten. Beim Erstellen der Spenden muss der Verein grundsätzlich die von der Finanzverwaltung bereitgestellten Muster verwendet werden. Die Finanzministerien der Bundesländer geben genaue Kriterien vor und stellen Mustervorlagen zur Verfügung, in die der Verein nur noch seine Daten eintragen muss. Je nach Spendenart und Spender gibt es unterschiedliche Musterdokumente. Die wichtigsten Angaben sind:

  1. Name & Vorname des Spenders
  2. Adresse des Spenders
  3. das Datum der Spende
  4. der Betrag (Geldspende) bzw. der Wert (Sachspende)
  5. Datum und Aktenzeichen des Freistellungsbescheids

Beim Ausstellen ist größte Sorgfalt geboten, da der Verein für die Richtigkeit der Angaben haftet. Es ist zu beachten, dass nicht nur die Wortwahl, sondern auch die Reihenfolge des amtlichen Musters in der Spendenbescheinigung beibehalten werden muss. Das Formular darf weder umformuliert, noch ergänzt werden. Außerdem schreibt das Spendenrecht vor, dass sie nicht mehr als eine DIN A4-Seite umfassen darf. Lediglich die Rückseite der Spendenbescheinigung ist dem Verein zur freien Gestaltung überlassen. Hier bietet es sich an, auf den gemeinnützigen Vereinszweck hinzuweisen.

Des Weiteren muss der Betrag von Spenden sowohl in Ziffern, als auch in Buchstaben benannt werden sowie Sie auf der Bestätigung Angaben zu dem erteilten Freistellungsbescheid machen müssen (Datum und Aktenzeichen des Bescheids).

Das korrekte Datum für die Spendenquittung

Für Spenden und Zuwendungen aller Art gilt das Zufluss-Prinzip. Das bedeutet, dass auf der Spendenbescheinigung das Datum aufgezeichnet werden muss, an dem der Verein die Spende erhalten hat. Empfehlenswert ist daher ein Vereinssoftware, welche das korrekte Datum und andere wichtige Daten automatisch verbucht und angemessen kategorisiert.

c) Musterformen der Zuwendungsbestätigung

  1. Geldspenden

Für Geldspenden wird die Musterform 1 verwendet werden. Des Weiteren muss der gemeinnützige Verein gemäß Abschnitt A der Anlage 1 zu § 48 Abs. 2 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung bestätigen, dass die erhaltenen Gelder ausschließlich dem steuerbegünstigten Satzungszweck zufließen. Dabei können Geldspenden, Mitgliedsbeiträge und Aufwandspenden berücksichtigt werden.

  1. Sachspenden

Für Sach- & Güterspenden (Möbel, Geräte, etc.) wird die Musterform 2 genutzt. Hier muss der Verein auf der Spendenbescheinigung genaue Angaben zum erhaltenen Sachgegenstand machen. Das betrifft das Alter, den Zustand, den Kaufpreis, den aktuellem Wert usw. Des Weiteren muss angegeben werden, wieder Wert des Gegenstandes ermittelt wurde und ob er aus einem Privatvermögen oder Betriebsvermögen erhalten wurde.

  1. Sammelbestätigungen

Wenn der Verein von einem Spender mehrere Zuwendungen innerhalb eines Jahres erhält, muss er nicht jede davon mit einzelnen Belegen bestätigen – für diesen Fall gibt es die Sammelbestätigungen. Hierfür gelten prinzipiell dieselben Bestimmungen, wie für die anderen Spendenbescheinigungen, nur wird sie mit dem Wort „Sammelbestätigung“ versehen.Dabei werden auf der Rückseite die einzelnen Zuwendungen detailliert aufgelistet – inkl. Datum, Betrag und Art der Spende. Bei Aufwandsspenden wir der Verzicht der Aufwandsentschädigung bestätigt und bei Sachspenden wird eine Beschreibung hinzugefügt. Diese einzelnen Zuwendungen auf der Rückseite werden dann zusammenaddiert und ergeben den Betrag, der auf der Vorderseite der Spendenbescheinigung vermerkt ist.

Muster-Vorlagen für Spendenbescheinigungen

Das Bundesfinanzministerium hat diverse Muster-Vorlagen für Spendenbescheinigungen herausgegeben. Als gemeinnütziger Verein im Ehrenamt verwenden Sie bitte die Vorlage Nr. 034122 „Bestätigung über Geldzuwendungen/Mitgliedsbeitrag“, die Sie hier finden und herunterladen können.

d) Welche Vereine dürfen Spendenquittungen ausstellen?

Vereine dürfen nur dann Spendenbescheinigungen ausstellen, wenn sie als steuerbegünstigt anerkannt sind, weil sie gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgen. Anders gesagt: Nur diejenigen Vereine, die einen Nachweis über Gemeinnützigkeit haben, sind berechtigt Spendenbescheinigungen ausstellen. Dieser Nachweis wird vom Finanzamt ausgestellt und nennt sich Freistellungsbescheid.  

e) Wer im Verein darf die Bescheinigungen ausstellen?

Die Spendenbescheinigung muss von mindestens einer durch die Satzung berechtigte Person unterschrieben werden. In diesem Sinne dürfen i.d.R. nur Personen die Zuwendungsbestätigung unterschreiben, die den gemeinnützigen Verein nach außen vertreten. Laut Spendenrecht kann die Mitgliederversammlung jedoch ebenfalls beschließen, dass andere Mitglieder Spendenbescheinigungen ausstellen dürfen, dazu gehören: 

  1. Der Vereinsvorstand,
  2. der erste Vorsitzende, 
  3. dessen Vertreter 
  4. oder der Schatzmeister.

Eine dieser für die Spendenbescheinigungen verantwortlichen Personen muss die Formulare unterschreiben. Eine Unterschrift per Hand ist dabei nicht zwingend notwendig. In der Regel ist eine gedruckte Version der eingescannten Unterschrift ausreichend. In Ausnahmefällen können vereinfachte Spendenbescheinigungen auch maschinell - ohne von Hand gezeichneter Unterschrift - erstellt werden. 

f) Müssen die Bescheinigungen aufbewahrt werden?

Vereine & Verbände sind zur Aufbewahrung von Zuwendungsbestätigungen verpflichtet. Der Staat möchte verhindern, dass Spendenbescheinigungen im Ehrenamt nicht mehrfach oder vorsätzlich falsch verwendet werden, weswegen der Erhalt von Spenden und anderen Zuwendungen (z.B. durch Erbschaft) ordnungsgemäß aufzuzeichnen und eine Kopie der Zuwendungsbescheinigungen aufzubewahren ist. Dementsprechend müssen gemeinnützige Vereine eine Kopie der Spendenbescheinigung sorgfältig aufbewahren. Die Aufzeichnungsfrist beträgt 10 Jahre und eine Aufbewahrung in elektronischer Form ist zulässig. Ein vereinfachter Nachweis, wie bspw. eine Buchungsbestätigung an eine ehrenamtliche Stiftung muss nicht so lange aufbewahrt werden.  

Steuerliche Beratung zur Spendenquittung

Die aufgelisteten Informationen stellen keinen Ersatz für eine umfassende steuerliche Beratung dar. Ihr Verein trägt die Verantwortung für korrekt ausgefüllte Zuwendungsbestätigung – und haftet, falls diese es nicht sind. Im Zweifelsfall empfiehlt sich immer eine steuerliche Beratung zum Thema Spendenbescheinigungen.

g) Können andere Organisationen ebenfalls Spendenquittungen ausstellen?

gGmbH & gUG

Die gemeinnützige Gesellschaft mit beschränkter Haftung sowie die gemeinnützige Unternehmensgesellschaften sind wohl die wichtigsten Kapitalgesellschaften mit gemeinnütziger Form
Wie bereits beschrieben, sind die Voraussetzungen für die Erstellung einer Spendenquittung, dass Zuwendungen (in Form von Geld- oder Sachspenden) an eine gemeinnützige Organisation ohne Gegenleistung erfolgt sind. Da es sich bei der gGmbH und der gUG um Unternehmen mit dem Status der Gemeinnützigkeit handelt, sind diese ebenfalls berechtigt Zuwendungsbestätigungen auszustellen. 

Es sind die gleichen gesetzlichen Vorschriften anzuwenden, wie bei Vereinen.

Bildungseinrichtungen

Schulen und andere Bildungsstätten können zwar ebenfalls als eingetragene Vereine oder gGmbH gegründet werden, jedoch gestaltet sich der Erhalt von Spenden und somit die Erstellung von Spendenbescheinigungen eher schwierig. Hier muss von Fall zu Fall betrachtet werden, da eine Spende an Schulen und Bildungseinrichtungen ggf. als „Schmierversuch“ gewertet werden kann.

Allerdings genießen Schulen, Kindertagesstätten und andere Bildungsstätten häufig die Unterstützung von Fördervereinen. Eine Spende kann dann an den für eine spezielle Schule gegründeten Förderverein vorgenommen werden. Sofern der Förderverein den Status der Gemeinnützigkeit inne hat, kann dieser die Spendenquittung ausstellen.

Checkliste für Spendenbescheinigungen:

Haben Sie bei der Zuwendungsbestätigung an alles gedacht?

  1. Ausschließlich die Formulierungen nach dem amtlichen Muster 
  2. Reihenfolge der Textbausteine der amtlichen Muster unverändert.
  3. Vermeidung jeglicher Ergänzung auf der Vorderseite
  4. Rückseite wird mit zusätzlicher Information vermerkt (bspw. Duplikat oder Sammelbestätigung)
  5. Die Zuwendungsbestätigung ist nicht größer als DIN A4.
  6. Betrag sowohl in Ziffern wie in Buchstaben bestätigen.

3. Haftung bei falsch ausgestellter Zuwendungsbestätigung / unzulässiger Spendenverwendung

Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Bestätigung ausstellt oder veranlasst, dass Zuwendungen nicht zu den in der Bestätigung angegebenen steuerbegünstigten Zwecken verwendet werden, haftet für die entgangene Steuer.“ (§ 10 b Abs. 4 2. Satz EStG)

Werden Spendenbescheinigungen falsch ausgestellt oder Spendenmittel unzulässig verwendet, haftet der Verein für die entgangenen Steuern mit pauschal 30% der Spendenbeträge - plus eventuelle Gewerbesteuer (15%). Der amtliche Nachweis muss also korrekt ausgefüllt werden!

 

Bei einer Fehlverwendung der Spendenmittel können die Vorstandsmitglieder sogar mit ihrem Privatvermögen haften. Im Klartext bedeutet das, dass der Unterschrift-Geber der Zuwendungsbestätigung, mit bis zu 45% des Spendenbetrags privat haftbar gemacht werden kann – egal, ob er die Spendenquittung fehlerhaft formuliert oder die erhaltenen Mittel falsch bestätigt.

Neben den Steuernachzahlungen gegenüber der Bundesfinanzverwaltung drohen dem Verein Schadensersatzforderungen, der Entzug der Gemeinnützigkeit oder andere rechtliche Konsequenzen.

Weiterhin gibt es zwei Haftungsfallen im Zusammenhang mit Spenden:

  1. Ausstellerhaftung:

Hier hat der Verein vorsätzlich oder grob fahrlässig eine Spendenbescheinigung fehlerhaft ausgestellt und der Vorstand hat diesen Nachweis mit seiner Unterschrift bestätigt. In diesem Fall haften Stiftungen für die entgangene Steuer mit pauschal 30% der Spendensumme, die in unrichtigen Spendenbescheinigungen ausgewiesen wurden. Die Ausstellerhaftung trifft grundsätzlich nur den Verein und keine für ihn handelnde natürliche Personen.

  1. Veranlasserhaftung:

Verwendet der Verein seine Spenden falsch, also nicht wie vom Spender vorgegeben oder nicht für steuerbegünstigte Zwecke, kann einerseits der Verein haften, aber auch die handelnde natürliche Person - und zwar mit ihrem Privatvermögen. Auch hier gilt: Die entgangene Steuer wird pauschal mit 30% der fehlverwendeten Zuwendungen angesetzt.

Versicherungsschutz bei Haftungsrisiken

Im Falle einer Haftung aufgrund einer falsch ausgestellten Spendenbescheinigung muss der Vorstand privat haften. Aus diesem Grund sollte sich das Privatvermögen des Vereinsvorstandes abgesichert werden. Die D&O-Haftpflicht schützt daher das Privatvermögen der Organe von Stiftungen & Vereinen. Versicherbar sind zum Beispiel Vorstand, Geschäftsführung und weitere Organe des Vereins. Sofern die amtliche Bescheinigung einen Fehler aufweist oder Informationen zur Spende vertauscht werden, muss kann die Organisation die Haftung über die Versicherung laufen lassen.

4. Klein- und Großspendenregelung

Spenden bis 200 Euro

Sofern die Spende maximal 200 Euro beträgt, benötigt das Finanzamt nicht zwingend eine Spendenbescheinigung zur steuerliche Absetzung der Spende. Hier genügt es der Bundesfinanzverwaltung, wenn der Spender eine Buchungsbestätigung seiner Bank als Nachweis zusammen mit seiner Steuererklärung beim Finanzamt einreicht. Es handelt sich um einen vereinfachten Spenden-Nachweis. Darauf müssen folgende Informationen enthalten sein: 

  • Name und Kontonummer von Empfänger & Spender
  • Betrag (in Euro) & Buchungstag
  • Steuerbegünstigter Zweck
  • Angabe, ob es sich um eine Spende oder um einen Mitgliedsbeitrag handelt

 

Spenden über 200 Euro

Übersteigt die Spende den Grenzwert von 200 Euro, benötigt das Finanzamt vom Spender eine vom Verein ausgestellte Spendenbescheinigung, also einen Nachweis über den erhaltenen Betrag. Beim Erstellen von Spendenbescheinigungen muss der Verein grundsätzlich die von der Finanzverwaltung amtlich bereitgestellten Muster verwenden. Je nach Spendenart und Spender gibt es unterschiedliche Muster-Spendenbescheinigungen. Diese Formulare können hier als ausfüllbare Formulare heruntergeladen werden.

Ausnahme: Bei Zuwendungen in Katastrophenfällen, die innerhalb kurzer Zeit getätigt werden und an einen bestimmten Empfänger gehen (z.B. Caritas International beim Erdbeben in Nepal) ist ebenfalls keine explizite Bescheinigung notwendig. Stattdessen reicht eine Buchungsbestätigung in Form eines Kontoauszuges zur Steuerberücksichtigung.

Absetzbarkeit von Mitgliedsbeiträgen - gleiches Vorgehen wie bei Spenden

Übrigens sind Mitgliedsbeiträge für Vereine, die mildtätige, kirchliche, religiöse oder wissenschaftliche Zwecke verfolgen, genau wie Spenden, steuerlich absetzbar. Die gemeinnützige Organisation kann ihren Mitgliedern eine Spendenbescheinigung für Mitgliedsbeiträge ausstellen, sodass die Mitglieder diesen Betrag in ihrer Steuererklärung als amtliche Sonderausgabe geltend machen können.

Explizit ausgenommen von dieser Bescheinigung sind Mitgliedsbeiträge für Vereine & Verbände, die folgende Zwecke fördern: Sport, Heimatpflege/Heimatkunde und Freizeitzwecke (Tierzucht, Pflanzenzucht, Kleingärtnerei, Karneval, Soldatenbetreuung, Amateurfunken, Modellflug, Hundesport, etc.).

5. Muster Spendenbescheinigung (Download)

Für die steuerliche Anerkennung der geleisteten Spenden und Mitgliedsbeiträge verlangt das Finanzamt, bzw. die Bundesfinanzverwaltung, eine Spendenbescheinigung - fachlich korrekt Zuwendungsbestätigung genannt. Dieser Nachweis muss nach amtlich vorgeschriebenem Muster vom Spendenempfänger ausgestellt werden. Dazu hat die Finanzverwaltung je nach Spendenempfänger (Stiftungen, Vereine, gGmbH, etc.) und Art der Zuwendung (Geld- oder Sachspende) unterschiedliche Muster geschaffen. Die Formulare zur Bescheinigung einer Spende finden Sie hier:

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