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Protokollführung im Verein – Das gehört in ein Protokoll


  |   Laura Apel

Vereinsleben

Vereinsprotokolle dank Checkliste unantastbar machen

Ein Protokoll der Vereinssitzungen zu erstellen ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber ein wichtiger Bestandteil jeder Vorstandssitzung und Mitgliederversammlung. Das Protokollieren wichtiger Inhalte und Beschlüsse dient dabei, Diskussionsgrundlagen im Nachgang zu vermeiden. Zeitgleich stellen Protokolle eine wichtige Informationsquelle für alle Personen dar, die an der Versammlung nicht teilgenommen haben.

Welche Formen der Protokollführung es gibt, welchen Zweck Protokolle erfüllen und alles was du sonst noch über Protokolle im Verein wissen solltest, erfährst du in diesem Beitrag.

 

1) Protokollformen

     a) Ausführliches Protokoll

     b) Ereignisprotokoll

     c) Ergebnisprotokoll

     d) Wortprotokoll

2) Zwecke des Protokolls

3) Mindestanforderungen

4) Protokollführer

5) Anfechtbarkeit des Protokolls

     a) Wer darf ein Protokoll anfechten?

     b) Wann und wie muss die Anfechtung erfolgen?

6. Fazit


1. Protokollformen

Grundsätzlich unterscheidet man vier Arten, ein Protokoll zu führen. Die Wahl der Form hängt stark von der Komplexität der Themen der Versammlung ab. Je umfangreicher und komplizierter die besprochenen Themen sind, desto genauer und detaillierter sollten die besprochenen Beiträge der (Vorstands-)Mitglieder protokolliert werden. Hier gilt der Grundsatz: Lieber mehr protokollieren, als später Unklarheiten zu haben, die diskutiert werden müssen.

Folgende Formen der Protokollierung gibt es:


a) Ausführliches Protokoll

In einem ausführlichen Protokoll werden die Redner, deren einzelne Beiträge, alle wichtigen Argumente und Beispiele sinngemäß festgehalten. Der Verlauf der Besprechung und die Wege zu den Ergebnissen werden klar und deutlich dargelegt. Die Ergebnisse der Versammlung werden am Ende des Protokolls besonders hervorgehoben und als Beschlüsse gekennzeichnet.


b. Ereignisprotokoll

Ein Ereignisprotokoll beinhaltet alle Rahmenbedingungen wie Ort; Zeitpunkt, erschienene Mitglieder, alle Punkte der Tagesordnung (Ereignisse) sowie alle Beschlüsse. Folgende Angaben sollte ein ordnungsgemäßes Ereignisprotokoll enthalten:

 

  • Art der Mitgliederversammlung (ordentliche oder außerordentliche)
  • Tag, Ort und Zeit der Versammlung
  • Name des Versammlungsleiters (Vorstandsvorsitzender) und Protokollführers
  • Zahl der erschienenen und stimmberechtigten Mitglieder
  • Eröffnung der Versammlung durch den Versammlungsleiter
  • evtl. Wahl (Satzungsregelung) des Protokollführers
  • Feststellung der Beschlussfähigkeit
  • Feststellung der satzungsmäßigen Einberufung
  • Feststellung, dass die Tagesordnung der Einladung beigefügt wurde
  • Bericht des Vorstandsvorsitzenden, des Schatzmeisters und der Rechnungsprüfer
  • Entlastung des Vorstands und ggf. des besonderen Vertreters
  • Gestellte Anträge, über die abgestimmt wurde, im genauen Wortlaut
  • Nachträgliches Erscheinen von Mitgliedern oder deren Entfernen vor Schließung der Versammlung
  • Art der jeweiligen Abstimmungen und ein (zahlenmäßiges) Abstimmungsergebnis
  • Bei Satzungsänderungen: vollständiger Wortlaut der geänderten Bestimmungen
  • Bei Wahlen: Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort aller Kandidaten sowie eine Erklärung der Gewählten darüber, ob sie die Wahl annehmen
  • Schließung der Versammlung
  • Unterzeichnung des Protokolls durch den Versammlungsleiter und Protokollführer

 

Achtung: Fehlt die Annahme der Wahl durch einen Gewählten, so muss diese Annahme im Nachgang gegenüber dem Verein zu Händen des Vorstands schriftlich erfolgen. Erst mit Annahme der Wahl wird die Wahl eines Vorstandsmitglieds wirksam.

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c. Ergebnisprotokoll

Das Ergebnisprotokoll ist die kürzeste Form eines Protokolls. Neben formalen Angaben enthält es lediglich Beschlüsse und Entscheidungen, aber keine Diskussionsbeiträge. Aus einem Ergebnisprotokoll ist demnach nicht ersichtlich, wie Beschlüsse zustande gekommen sind.

So könnte ein Ergebnisprotokoll aussehen:

  • Formale Angaben
  • Beschlussgegenstand: Vorschlag des Vorstands, Herr/Frau XY zum Ehrenmitglied zu ernennen
  • Beschluss: Einstimmig angenommen.

d. Wortprotokoll

Ein Wortprotokoll dokumentiert, wie es der Name schon sagt, jedes gesprochene Wort. Die Erstellung eines solchen Protokolls benötigt einen sehr erfahrenen und schnellen Protokollanten und stellt daher auch eher die Ausnahme dar. Bei umfangreicheren Diskussionen kann es wertvoll sein, einzelne Wortbeiträge zu zitieren. Ein Wortprotokoll der gesamten Versammlung ist in der Regel aber nicht nötig.  


2. Zwecke des Protokolls

Die Protokollführung im Verein ist grundsätzlich nicht gesetzlich verpflichtend. Es ist aber möglich, dass die Satzung des Vereins die Führung von Protokollen verlangt. Ob die Satzung es verlangt oder nicht – auf das Protokollieren wichtiger Zusammenkünfte sollte nicht verzichtet werden.

Protokolle im Verein dienen zum einen als schriftliche Informationsquelle für Mitglieder und Organe des Vereins über Inhalt und Zustandekommen von Beschlüssen. Im Falle der Klage auf Feststellung der Nichtigkeit von Beschlüssen kann ein Protokoll daher bedeutsam sein. Der Vorstand hat zudem gemäß § 666 BGB eine Auskunftspflicht gegenüber den Mitgliedern. Um dieser Pflicht nachzukommen, ist die Protokollführung unverzichtbar.

Zum anderen dienen Protokolle auch als Grundlage der Prüfung der Beschlüsse durch das Registergericht, wenn z.B. Satzungsänderungen oder -neufassungen, insbesondere Zweck- und Namensänderungen oder Änderungen des Vorstands angemeldet werden müssen.


3. Mindestanforderungen

Wie bereits erwähnt, gibt es keine gesetzlichen Vorschriften zur Führung von Protokollen. Das BGB besagt jedoch, dass die Satzung des Vereins eine Bestimmung über die Beurkundung der Beschlüsse enthalten muss. In welcher Form der Verein Protokolle anfertigt steht ihm frei.

Es wird ebenfalls nicht verlangt, dass sich aus dem Protokoll der Ablauf der Versammlung im Einzelnen ergeben muss. Wichtig ist nur, dass die Ergebnisse, d.h. die gefassten Beschlüsse festgehalten werden. Fehlt eine entsprechende Festlegung auf eine Protokollform, kann der Versammlungsleiter bzw. der Protokollführer frei entscheiden, in welcher Form er das Protokoll anfertigt.

Folgende Mindestangaben muss das Vereinsprotokoll gemäß §32 und §34 BGB enthalten:

  • Ort der Versammlung
  • Datum und Uhrzeit der Versammlung
  • Bezeichnung des Versammlungsleiters und des Protokollführers
  • Zahl der erschienenen Mitglieder
  • Tagesordnung
  • Wortlaut der gefassten Beschlüsse
  • Ergebnisse der Abstimmungen
  • Hinweis auf Mitglieder, die wegen Entscheidung in eigener Sache nicht mit abgestimmt haben

 

Hinweis: Allgemeine Formulierungen reichen grundsätzlich nicht aus. Die Formulierung: „Zum zweiten Vorsitzenden wurde unser Mitglied Thomas Müller gewählt.“ Ist nicht konkret genug. Richtig ist folgende Formulierung: „Gewählt zum zweiten Vorsitzenden: Thomas Müller, Hausmeister in Musterstadt, Musterstraße 17b.“


Checkliste zur Erfüllung der Mindestanforderungen

  1. Bei allen offiziellen Versammlungen wird ein Protokoll erstellt
  2. Das Protokoll wird von der in der Satzung genannten Person oder von einer von der Versammlung gewählten Person geführt
  3. Anträge während einer Versammlung werden in das Protokoll aufgenommen, sofern in der Versammlung darüber diskutiert oder beschlossen wird
  4. Vor Beschlüssen wird durch den Versammlungsleiter die Beschlussfähigkeit der Versammlung festgestellt und durch den Protokollführer protokolliert
  5. Abstimmungsergebnisse werden unmissverständlich und eindeutig protokolliert
  6. Anlagen zum Protokoll werden stets benannt und im Protokoll durchnummeriert
  7. Das Protokoll wird von den in der Satzung genannten Personen unterzeichnet. Fehlt eine Satzungsregelung, unterschreiben Protokollführer und Versammlungsleiter (i.d.R. Vorstandsvorsitzer)
  8. Hat der Protokollführer während der Versammlung gewechselt, wird dies durch den neuen Protokollführer im Protokoll erwähnt. Jeder Protokollführer ist dann jeweils für seinen Teil verantwortlich. 
  9. Falls die Satzung dies vorschreibt, wird das Protokoll von der Mitgliederversammlung genehmigt.

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4. Protokollführer

Das Protokoll wird von der in der Vereinssatzung genannten Person oder von einer zu Beginn der Versammlung gewählten Person geführt. Wie der Name es schon verrät, ist diese Person dafür zuständig, während der Versammlung ausführliche Notizen zu machen, um im Nachgang ein Protokoll zu erstellen. Das erstelle Protokoll wird nach Fertigstellung allen Vorstandsmitgliedern zugeschickt. Da es durchaus eine anspruchsvolle Aufgabe ist, die komplexen Inhalte einer Versammlung zu dokumentieren, sollte als Protokollführer eine Person mit Schreiberfahrung ernannt werden.


5. Anfechtbarkeit des Protokolls

a. Wer darf ein Protokoll anfechten?

Ein Blick in die Satzung kann bei der Klärung dieser Frage helfen. Oft sind in der Satzung Regelungen zum Protokoll und zum Verfahren bei Widersprüchen gegen das Protokoll zu finden. Fehlen diese Regelungen, kann im Prinzip jeder Teilnehmer der Versammlung Widerspruch gegen das Protokoll einlegen. Sofern die Satzung keinen bestimmten Weg dafür vorschreibt, ist dies formlos möglich.

 

Wichtig: Wird das Protokoll der letzten Versammlung in der nachfolgenden Versammlung angefochten, muss der Versammlungsleiter dieser Rüge nachgehen. Sollte sich der Vorwurf bewahrheiten, wird das Protokoll geändert – durch Protokolleintrag zur laufenden Sitzung.


b) Wann und wie muss die Anfechtung erfolgen?

Sofern die Satzung es nicht ausdrücklich vorschreibt, ist es nicht üblich, dass das Protokoll der letzten Versammlung in der nachfolgenden vor allen Mitgliedern vorgelesen wird. Der häufigere Fall ist, dass das Protokoll den Mitgliedern mit der Einladung zur neuen Versammlung oder direkt nach der Erstellung per Mail oder Post zugeschickt wird.

Sollte ein Mitglied mit einem Punkt im Protokoll nicht einverstanden sein, kann es formlos eine Korrektur verlangen – sofern die Satzung es nicht anders vorschreibt. Formlos heißt die Korrektur kann telefonisch, persönlich, per Mail, Fax oder Brief verlangt werden. Ein Schreiben ist nicht notwendig.

Zeitlich gesehen gibt es grundsätzlich keine Frist für die Anfechtung. Das Vereinsmitglied und/oder -organ kann demnach gleich widersprechen, wenn er/sie das Protokoll bekommt oder erst zur nächsten Vereinssitzung.

 

Hinweis: Der Verein kann durch die Satzung für mehr Handlungssicherheit sorgen, indem eine Einspruchsfrist gegen Fehler im Protokoll festgesetzt wird. Verpasst ein Versammlungsteilnehmer diese Frist, kann er grundsätzlich keine Anfechtung mehr gegen das Protokoll vornehmen.


6. Fazit

Protokolle sind zwar nicht gesetzlich verpflichtet, erfüllen aber viele wichtige Zwecke. Ein wichtiger Zweck ist, dass sie als Urkunde bei gesetzlich vorgeschriebenen Veranstaltungen und wichtigen Rechtsgeschäften dienen. Daher sollten alle offiziellen Versammlungen des Vereins und der Mitglieder protokolliert werden, sodass die Protokolle als rechtssicherer Nachweis und zur Erinnerung und Richtigstellung möglicher späterer Uneinigkeiten bezüglich der getroffenen Entscheidungen und Beschlüsse gelten können.



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