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Projektmanagement-Tool im Verein

Standardisierte Software-Produkte für Vereine & Verbände


Das Projektmanagement-Tool optimiert Arbeitsprozesse durch eine sinnvolle Vernetzung der Beteiligten und stellt dabei Datensicherheit an oberste Stelle. Diese Software-Lösung bietet alle Tools, die ein Verein braucht, um produktiv arbeiten zu können. Eine Kombination der Bereiche Kollaboration, Projektmanagement und Kommunikation bietet alle Funktionen, welche die Mitglieder brauchen, um produktiv zusammenzuarbeiten.

Die Kommunikation lässt sich in Team-Chats und Diskussionsräumen organisieren, sodass keine Informationen mehr verloren gehen. Hier lassen sich Bilder, Dateien und Dokumente einfach und unkompliziert anhängen, markieren und kommentieren. Aufgaben & Termine werden durch das individuell anpassbare Kanban-Board zugewiesen und bieten einen Überblick über den Projektstatus.

Alle Funktionen sind dabei einfach zu bedienen und komplett DSGVO-konform!

 

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Informationsfluss im Verein - Team-Chats & Diskussionsforen

Kommunikation

Damit gegenwärtige Themen schnellstmöglich bearbeitet werden können, sollte die vereinsinterne Kommunikation nicht durch den Gebrauch von E-Mails verlangsamt werden. Ein auf Ihren Verein zugeschnittenes Kommunikationsmodul ermöglicht daher einen ortsunabhängigen Schriftverkehr in Echtzeit.

  1. Team-Chat & Diskussionsräume
  2. Upload von Dateien, Dokumenten & Bildern
  3. Kommentarfunktion zu bestimmten Themen
  4. Terminerstellung sowie @-Verlinkungen
  5. Lesebestätigungen


Mit dem Team-Chat können Vereinsmitglieder schnell und einfach Informationen austauschen, in dem jeder den chronologischen Chat-Verlauf einsehen kann. Durch den direkten Uploaden von Dateien oder Aufgaben, können somit Verbindungen und inhaltliche Gemeinsamkeiten geschaffen werden. Per @-Verlinkung erreichen Sie unkompliziert einzelne Mitglieder. So lassen sich alle Projekte im Verein entsprechend einteilen.

Angesprochene Themen können im Team-Chat direkt kommentiert werden. Angefügte Dokumente mit vereinsrelevanten Informationen sowie Lesebestätigungen schaffen eine höhere Transparenz und somit auch schnellere Transaktionsabwicklungen. Übersichtlich gehalten wird dieser Prozess durch die Kommentarfunktion sowie umfangreiche Diskussionen einfach in das gleichnamige Modul verlegt werden können.

Denn für bedeutsame Punkte stehen digitale Diskussionsräume zur Verfügung, weil diese ansonsten im Gruppenchat unübersichtlich werden. Somit können mehrere Themen parallel unter den Vereinsmitgliedern besprochen werden – ohne den Überblick zu verlieren. Die Funktion der Diskussionsbereiche schafft Raum für Ideensammlungen und themenübergreifenden Austausch. Wichtige Vereinbarungen lassen sich somit als Diskussionen ausklammern und separat behandeln.

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Datenschutz im Verein

Bei all seinen Funktionen sorgt das Projektmanagement-Tool dafür, dass jegliche Datenschutzbedenken aus der Welt geräumt werden. Vereine & Verbände arbeiten mit hochsensiblen Daten und haben deshalb auch für deren Schutz Sorge zu tragen.

Diese werden daher in Deutschland verarbeitet und gespeichert sowie die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sensible Daten sicher vor fremdem Zugriff schützt. Dabei werden alle relevanten Inhalte direkt im Browser durch eine einzigartige Kombination aus AES- und RSA-Algorithmen verschlüsselt. Die Verschlüsselung geschieht automatisch und im Hintergrund.

Das ermöglicht eine transparente und effiziente Art Arbeitsprozesse im Rahmen eines datenschutzkonformen Umfeldes abzuwickeln. Dabei gehen die Anforderungen des Kollaboartionstools weit über die gesetzlich geforderten Sicherheitsstandards hinaus.

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Effiziente Aufgabenverteilung - Dashboard, Kanban & Workflows

Aufgaben & Projekte

Mit dem Projektmanagement-Tool können alle Mitgliedsdaten in einer zentralen Datenbank eingesehen und verwaltet werden. Das Dashboard bietet dabei eine strukturierte Übersicht über anstehende Termine, zu erledigenden Aufgaben und erhaltenen Nachrichten. Termine können mit zusätzlichen Informationen erstellt und Vereinsmitglieder zu diesen eingeladen werden. Somit ist bei den Terminteilnehmern gleich sichtbar, ob Verfügbarkeiten bestehen.

  1. Übersichtliches Dashboard, ink. Termina, Aufgaben & Nachrichten
  2. Zuweisung spezifischer Aufgaben durch Kanban-Board
  3. Anzeige von Aufgabenstatus & Fristen
  4. Hintergrundinformationen zur Zuweisung des Projektes
  5. Individuelle Workflows mit detaillierten Informationen


Insbesondere wird die Verwaltung groß angelegter Projekte, bei denen mehrere Mitglieder gleichzeitig tätig sind, unterstützt. Durch Zuweisung spezifischer Aufgaben entsteht ein gut organisiertes Arbeitssystem und es ist jederzeit klar, was zuletzt erledigt wurde, woran aktuell gearbeitet wird und was die nächsten Schritte sind. Denn das Kanban-Board hält den Aufgabenstatus aller Mitglieder präsent und erinnert an einzuhaltende Fristen.

Das Kanban-Board ist in einer Karten- oder Listen-Ansicht aufgebaut und kann per Drag and Drop bearbeitet werden. So können Aufgaben mit weiteren Hintergrundinformationen versehen und verschiedenen Vereinsmitgliedern zugewiesen werden. Das schafft einen Überblick über benötigte Arbeitszeiten und anstehende Ereignisse stets angezeigt wird.

Zusätzlich machen individuell festgesetzte Workflows den Aufgabenstatus in allen Prozessen jederzeit einsehbar. Die Aufgabenverteilung wird auf einen Blick klar, sowie Aufgaben und detaillierte Informationen den einzelnen Mitglieder zugwiesen werden können – darunter eine klare Beschreibung, Fristsetzung und erforderlichen Unteraufgaben.

 

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App-Entwicklung für Vereine

Mobile Anwendungen & Apps

Ebenfalls haben Vereine und Verbände über ehrenamt24 die Möglichkeit, eine individuelle Vereins-App zu entwickeln. Eine Vereins-App bietet die Möglichkeit eines zeitgemäßen Kommunikationskanals für Ihre hauptamtlichen und ehrenamtlichen Mitarbeiter, Mitglieder, Unterstützer und Sponsoren; aber auch für Interessierte im Umfeld des Vereins.

Sie fördert den zeitnahen Austausch von Informationen und kann bei der datenschutzrechtlich-konformen Kommunikation unterstützen. Informieren Sie Ihre Zielgruppe tagesaktuell über News, Termine oder senden Ihnen Informationen rund um den Verein per Push-Nachricht auf das mobile Endgerät.

  1. Mehrwerte schaffen durch Inhalte
  2. Mitgliederbindung durch wertvolle Informationen
  3. Zielgruppe jederzeit erreichen - auch unterwegs
  1. Anreize schaffen zur Interaktion
  2. Mehrwert durch Prozessoptimierung
  3. Mehr Zeit für ehrenamtliche Vereinstätigkeiten

Strukturierte Ablage - Bilder, Dateien & Dokumente

Wissensmanagement

Bilder, Dateien & Dokumente können an jegliche Elemente angehängt und kommentiert werden – darunter Aufgaben, Termine oder Workflows. Funktionen, wie das direkte Kommentieren von Bildern oder die einfache Umlage in andere Räume per Drag and Drop, vereinfachen die Arbeit mit Dokumenten und verbessern die Kommunikation. Somit gehen keine Dateien verloren – auch nicht im Team-Chat.

  1. Kommentarfunktion zu allen Dokumenten
  2. Anfügen von Aufgaben, Terminen & Fristen
  3. Gemeinsame Bearbeitung mit verschiedenen Labels
  4. Filterfunktion & Dateiordner


Weiterhin können Dokumente gemeinsam bearbeitet werden, wobei unterschiedliche Labels auf den aktuellen Bearbeitungstand hinweisen. Mitglieder können diese Dokumente festhalten, jederzeit einsehen und gemeinsam bearbeiten, das ermöglicht einen freien, nachvollziehbaren und zeitunabhängigen Gedankenaustausch. Die Kommentarfunktion der einzelnen Module garantiert, dass Zusammenhänge beibehalten werden.

Filter und Dateiordner erleichtern die Suche nach relevanten Inhalten und bringen gemeinsam mit der Erstellung von Kategorien eine wichtige Struktur in das Ablagesystem. Für eine Untergliederung der Unterlagen aus verschiedenen Themenbereichen können weiterhin unterschiedliche Ordner erstellt werden. Alle wichtigen Informationen sind somit schnell griffbereit und abrufbar.

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