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Individuelle Lösungen für komplexe Strukturen auf Bundes-, Landes- und Regionalebene

Verbände benötigen aufgrund ihrer komplexen Strukturen und einzigartigen historischen Besonderheiten auf Bundesebene, Landesebene und Regionalebene oftmals individuelle technische Lösungen.
Dabei ist es häufig möglich, unter anderem bereits erprobte Module zu nutzen und das damit freiwerdende Budget für neue Projekte zur Mitgliederbindung und zur Erschließung neuer Zielgruppen einzusetzen.

So kann die Kommunikation zwischen den Mitgliedern gezielt durch zeitgemäße Tools gefördert werden.
Sportliche Mitglieder planen heutzutage ihre Skitouren nicht mehr 4 Monate im Voraus.
Sie schauen aus dem Fenster und fragen sich, ob bei dem schönen Wetter jemand aus dem Verein Interesse hat, morgen mit in die Berge zu gehen. Sie möchten andere Mitglieder zeitnah erreichen können und sich auch zwischen Sitzungen kreativ austauschen können.

Gleichzeitig besteht der Bedarf nach möglichst datensparsamen Anwendungen. Mitglieder möchten lediglich ihren Hobbies nachgehen oder sich im organisierten Rahmen mit Freunden und Bekannten austauschen. Dass dafür ihre personenbezogenen Daten außerhalb der EU gespeichert werden müssen, ist nicht nachvollziehbar.


Ehrenamtlich Tätige als Anwender und Entwickler

Die Mitarbeiter von ehrenamt24 sind teilweise selbst ehrenamtlich tätig, z.B. im Präsidium von Landesverbänden mit mehreren hunderttausend Mitgliedern.
Sie kennen die Erwartungen an Anwendungen aus Sicht des Verbands ebenso wie aus Sicht der Entwickler, Anwender und Mitglieder.Aufgrund der jahrzehntelangen Erfahrung in der Beratung von Verbänden und Vereinen können die Mitarbeiter von ehrenamt24 auf die individuellen Besonderheiten der Verbände eingehen und dabei auch die Erfahrungen aus Projekten anderer Non-Profit-Organisationen berücksichtigen.
Die Erfahrungen aus der Entwicklung und Einführung großer IT-Projekte ist deshalb nützlich, weil somit neben zeitgemäßen Lösungen auch teure Fehler vermieden werden können.
Zum Beispiel ist eine nachträgliche Integration von wichtigen Micro-Services für alle Beteiligten frustrierend sowie unnötig teuer und langwierig.
Es ist möglich, durch die Einbindung von internen Arbeitsgruppen verbandsübergreifend Bedarfe und Erwartungen an neue Lösungen zu sammeln und zentral zu bewerten.
Ziel ist ein gebündeltes einheitliches Konzept über den Bundesverband, die Landesverbände und die regionalen Organisationen hinweg.


Lösungen

Berechtigungsmodule weisen als Kernelement jeder Anwendung für Vereine und Verbände den verschiedenen Personengruppen unterschiedliche Rechte zu. Aktive und passive Mitglieder, Spender, Förderer, hauptamtliche und ehrenamtliche Funktionsträger, Kursleiter, Vorstände, Ressortleiter, usw. haben unterschiedliche Aufgaben und Rechte innerhalb der Software. Ebenso möglich ist dabei die Abbildung der Historie der Berechtigungen aufgrund der zuteilen hohen Fluktuation als Anforderung der DSGVO.

Cloud Lösungen
dienen dem hürdenfreien Austausch zur Bereitstellung und Wiederverwendung von Daten, der Erstellung von Freigabelinks für Mitglieder sowie der Vermeidung der Speicherung von Daten außerhalb der EU.

Mitgliederportale
können genutzt werden, um als Mitglied die eigenen Daten zu aktualisieren oder Buchungen durchzuführen. Der Verein kann mittels dieser Daten digitale oder analoge Mitgliedsausweise an zahlende Mitglieder zur Verfügung stellen. Diese sind Voraussetzung für eine Reihe von Benefits und Vorteilen, die nur Mitgliedern des Vereins zur Verfügung stehen. Verwaltung und Überblick geschehen in einer einzigen Anwendung: Stammdaten, Zahlungsdaten, Qualifikationen, z. B. Ablauf eines Erste-Hilfe-Scheins. Zeitgleich dient das System der Vermeidung von Dubletten. Auch Silo-Daten sind möglich: Unterebenen müssen nicht unbedingt Daten nach oben melden, z. B. sind Daten für Mitglieder-Ehrungen auf lokaler Ebene vorhanden, nicht aber auf Bundesebene. Hintergrund ist das mögliche Bedürfnis nach Datensparsamkeit durch die Mitglieder.

Kursportale
dienen der zentralen Abrechnung und Verwaltung von Kursen, Touren und Seminaren. Buchungen und Zahlungen können auch lange Zeit nach ihrer Durchführung noch abgerufen werden, zum Beispiel wenn Nachweise benötigt werden.

Eine zentrale Seminarverwaltung führt bestehende Daten zusammen: Stammdaten, Personenkreise, Wartelisten, Voraussetzungen, Übernachtungen, Verpflegung und Unverträglichkeiten mit Exportfunktionen in Buchungssysteme. Automatisiert werden Einladungen, Teilnahmebescheinigungen, Tischschildern, Rechnungen und SEPA-Mandate versendet werden.

Materialverwaltungen dienen als zentrale Verwaltungsdatenbank Reservierung und als Schnittstelle zu weiteren Systemen.

Redaktionssysteme
können bundesweit einheitliche Inhalte bereitstellen. Diese können durch eigene hauptamtliche oder ehrenamtliche Mitarbeiter erarbeitet werden. Auch der Einsatz von Projektbüros ist denkbar. Hierbei werden die Bedarfe situationsgerecht abgerufen. Beispielsweise fallen während bestimmter Projektphasen viele grafische Aufgaben an, während später tendenziell eher textuelle Inhalte bereitgestellt werden müssen. Ein externes Projektbüro steuert für eine größere langdauernde Aufgabe die verschiedenen Dienstleister passend ein und stellt ein dauerhaftes gleichbleibendes Kontingent an Stunden zur Verfügung. Ziel ist die Entlastung der Non-Profit-Organisation. Die Mitarbeiter des Projektbüros sitzen bei ehrenamt24 und nutzen deren Hard- und Software. Die lokalen Organisationen können ihre eigenen Inhalte mit den bundesweiten Informationen mischen und selbst entscheiden, welche Inhalte ihren Mitgliedern vor Ort angezeigt werden sollen. Dabei ist es auch möglich, auf individuelle Wünsche beim Design einzugehen. Auch ein Bilddatenpool gehört dazu.


Sinnvolle Funktionen können als mobile Anwendung bereitgestellt werden. Neben individuellen Lösungen für Verbände und größere NPOs bieten wir kostengünstige Apps für Vereine und weitere Non-Profit-Organisationen an. Ob sie über ein Sponsoring gefördert werden können, erfahren Sie hier

Lösungen zum Pooling von Social-Media-Aktivitäten auf Bundesebene führen lokale Aktivitäten der Mitgliedsorganisationen in Facebook, Instagram, Twitter usw. zusammen und verbinden regionale Social-Media-Kanäle zu einem bundesweiten News-Feed. Regionale Vereinsarbeit wird somit über die Landesgrenzen hinweg erlebbar.

Tool zur Durchführung von Spenden
 schaffen neben dem Mehrwert von Online Spendenbescheinigungen die Möglichkeit spontaner regionaler und überregionaler Spendenaktionen mit Bezug zu aktuellen Geschehnissen. Zum Beispiel wenn Mitgliederfamilien in Not nach einem Unglück während der Ausübung des Hobbies in Not geraten.

Mitgliederstatistiken
 dienen der anonymen Durchführung von Erhebungen in allen Strukturebenen. Jederzeit auf Knopfdruck. 

Eine bundesweite Telefonanlage unterstützt mittels IP-Telefonie Routing. Die Anlage bietet beliebig vieler Rufnummern. So lassen sich Gruppen einrichten und lokale Rufnummern vergeben, die zentral angenommen werden können, zum Beispiel zur Durchführung von Supportfunktionen. 

Mittels E-Mail / Groupware können alle E-Mail Adressen aller Domains verwaltet und archiviert werden. Es können gemeinsame Kalender und Kontaktbücher genutzt und diese an die gemeinsame Telefonanlage angebunden werden.


Dienstleistungen

Zur Infrastruktur gehören die Bereitstellung des Systems ebenso wie dessen Monitoring.
Neben dem Datenschutz muss zwingend die IT-Sicherheit beachtet werden.
Wichtig in diesem Kontext ist die Verwaltung der Rollen und Rechte.

So muss zum Beispiel nachvollziehbar sein, wer wann Zugriff auf welche Daten hatte und diese gegebenenfalls angepasst hat.
Vor dem Hintergrund einer hohen Fluktuation in Vereinen eine komplexe Angelegenheit.
Letztlich muss die Software verteilt und die Benutzer verwaltet werden.
Support kann über eine telefonische Hotline oder Chat geschehen.
Ein Ticketsystem erleichtert die Zuordnung und Abarbeitung der einzelnen Aufgaben.
Hardware Management gehört ebenso zum Support wie Unterstützung bei der Datenhygiene und ein integriertes Feedback Management.

Trainings schulen die Anwender zum Umgang mit Redaktionssystemen und bei der Dokumentation. Diese können live durchgeführt werden oder als eLearning flexibel und jederzeit zur Verfügung stehen.
Die Weiterentwicklung plant bereits vor dem Launch der Software das Innovationsmanagement ein.
Neue Features und Funktionen werden für Ausbaustufen vorgemerkt.

Oftmals ist es wichtig mit einer einfachen Lösung online zu gehen, die bereits eine gute Arbeitserleichterung darstellt und diese dann nach und nach zu verbessern.
Auch das Managen von Fehlern der Software gehört zur Weiterentwicklung und muss eingeplant werden. Durch eine kontinuierliche Qualitätssicherung wird sicher gestellt, dass vor einer Veröffentlichung keine Fehler existieren.


Gerne beraten wir Sie individuell zu den zu Ihnen passenden Software Lösungen und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen ein Konzept. Kommen Sie diesbezüglich gerne auf uns zu. 

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