Sensibler Umgang mit Mitgliederdaten


Software

Mitgliederdatenverwaltung

Unsere Mitgliederverwaltung ist eine digitale Anwendung, die sich speziell für große Vereine und Verbände lohnt. Hier werden alle Mitgliederdaten organisiert und aktualisiert. Wichtige Informationen, wie z. B. die Vertrags- oder Beitragsdaten sowie der Schriftverkehr sollen dort zentral zu finden sein.

Wir entwickeln gemeinsam mit Ihnen eine individuelle Mitgliederverwaltung-Anwendung. Dabei bieten wir keine standardisierten Lösungen, sondern solche, die speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Bitte senden Sie uns bei Interesse eine Anfrage: Anfrage senden

Wie sehen die nächsten Schritte aus? Wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen ein kostenloses Konzept. Sind Sie damit zufrieden, setzen wir im Anschluss Ihre Anforderungen in die Tat um. Erst ab der Umsetzung entstehen Kosten.


Welche Funktionen umfasst unsere Mitgliederdatenverwaltung?

Unser Credo ist: Alles kann, nichts muss. Wir bieten ein Bausteinsystem, mit dem sich jeder Verein und Verband die relevanten Funktionen selbst zusammenstellen kann. Hier eine Auswahl möglicher Funktionen:

Klassische Funktionen

  1. Hinterlegung aller Vertrags- und Beitragsdaten sowie des Schriftverkehrs

  1. Eigener Login für jedes Mitglied

Durch die Login-Funktion kann jedes Mitglied alle Daten zu seinem Vertrag einsehen und selbst verändern, z.B. bei einer Adressänderung.

  1. Unterschiedliche Berechtigungsebenen
  • Verschiedene Berechtigungsebenen gewähren nur den definierten Verwaltungsebenen Zugang zu den Daten (z.B. aktive und passive Mitglieder, Spender, Förderer, hauptamtliche und ehrenamtliche Funktionsträger, Kursleiter, Vorstände, Ressortleiter, etc.)
  • Abbildung der Historie der Berechtigungen aufgrund Fluktuation (DSGVO-Anforderung)

  1. Beitragswesen
  • Verwaltung der Mitgliedsbeiträge
  • Möglichkeit der Bezahlungen via Kreditkarte, Lastschrift, PayPal, Apple Pay und weiteren zeitgemäßen Möglichkeiten sind möglich.

  1. Möglichkeit von Silo-Daten

Unterebenen müssen nicht unbedingt Daten nach oben melden, z.B. Daten für Mitglieder-Ehrungen auf lokaler Ebene vorhanden, nicht aber auf Bundesebene wegen möglichem Bedürfnis nach Datensparsamkeit der Mitglieder.

  1. Dokumentation von Zugriffen

Sämtliche Änderungen und Datenzugriffe in der Anwendung werden protokolliert, so dass Änderungen und Manipulationen nachvollzogen werden können.


Weitere Funktionen


  1. Seminarverwaltung

Möglich ist eine Verknüpfung zur Seminarverwaltung, um Ausbildungsscheine anzuzeigen und eine Übersicht der absolvierten Ausbildungsbausteine in Echtzeit zu generieren.
 

  1. Speicherung der Ehrungen

 

  1. Auslaufende Bescheinigungen

Mitglieder können über die Mitgliederverwaltung zu demnächst auslaufenden Bescheinigungen informiert werden, z.B. Erste-Hilfe-Schein.
 

  1. Newsletter

In der Mitgliederverwaltung können Mitteilungen an die Mitglieder verfasst werden und per Schnittstelle in Form eines Newsletters versendet werden. Die Inhalte können zum Beispiel von der Bundesebene entworfen und von den Unterebenen übernommen sowie per Knopfdruck an die Mitglieder versendet werden.

  1. Ressourcen- und Materialverwaltung

Die Mitgliederverwaltung ist mit der Ressourcen- und Materialverwaltung verknüpft. Geliehene Gegenstände und gebuchte Räumlichkeiten sind einsehbar.

  1. Formulare
  • Die Mitgliedsdaten können mit diversen Dokumenten verknüpft werden.
  • Zusätzliche Formulare, die die Mitglieder über die Mitgliederverwaltung erreichen können, sind integrierbar, z.B. eine Fahrtkostenabrechnung.

  1. Statistiken
  • Die Daten der Mitgliederverwaltung können verschieden ausgewertet werden. Unter anderem ist die Erstellung eines visuell ansprechenden Reports möglich, der die Entwicklung der Mitgliederdaten auf definierten quantitativen und qualitativen Merkmalen darstellt, z.B. Zeit, Region, Sektion, Alter, Geschlecht, usw. Auch kann ein Report der Daten zu einem Mitglied erstellt werden. Generelle Statistiken, wie z.B. die Mitgliederzahlen, könnte auf der Website der Sektion automatisiert eingebunden werden.
  • Damit die Daten der Mitgliederverwaltung aktuell bleiben, kann das System periodisch die Mitglieder über die Richtigkeit der Daten befragen. Möglich ist auch, die Befragung mit Interaktionen zu verknüpfen, so dass nur aktive Mitglieder befragt werden, z.B. bei der Ausleihe einer Ressource oder bei dem Absolvieren eines Kurses.

Sind die Daten auch sicher?

Ja sind sie! Denn wir arbeiten DSGVO-konform. Die Daten in unserer Mitgliederdatenverwaltung sind sicher, denn:

  • Die Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert.
  • Wir arbeiten mit keinen Dienstleistungen amerikanischer Großkonzernen.
  • Der Administrator im Verein kann jederzeit nachvollziehen, wer Zugriff auf welche Daten hatte und wer welche Änderungen durchgeführt hat – und das auch bei häufiger Fluktuation im Verein noch lange Zeit danach.
  • Das Erstellen von Statistiken kann ohne großen Aufwand jederzeit anonym durchgeführt werden, ohne dass dazu personenbezogene Daten genutzt werden.

Was kostet die Mitgliederdatenverwaltung?

Das lässt sich leider schwer sagen. Jeder Verein oder Verband benötigt eine individuelle Lösung, da die Erwartungen und Anforderungen in jeder Organisation sowie auf Bundes-, Landes- oder Regionalebene völlig unterschiedlich sind. Die Kosten hängen vom Umfang und von den enthaltenden Funktionen ab. Einen ungefähren Kostenvoranschlag erhalten Sie von uns nach der kostenlosen Entwicklung eines Grobkonzepts.


Wir haben Ihr Interesse geweckt?

Dann kommen Sie bitte mit einer möglichst genauen Schilderung Ihrer Anforderung auf uns zu. Wir melden uns dann umgehend zur weiteren Vorgehensweise bei Ihnen.
Anfrage senden

Zurück zur Übersicht