Papierloses Vereinsbüro - CAYA

Mit CAYA empfangen Sie Ihre Post nicht nur ganz einfach online, sondern können diese auch in unserem Dokumentenmanagementsystem direkt digital verwalten und bearbeiten. Postdigitalisierung und Dokumentenmanagement aus einer Hand.

 

CAYA Posteingang:

Digitalisierung von Dokumenten, Akten und Eingangspost im Papierformat.

 

CAYA Document Cloud:

Die revisionssichere Zentrale für alle Ihre Dokumente - eingehende Dokumente ganz einfach im Verein verteilen, Rechnungen bezahlen oder Formulare ausfüllen.

 

Erwähnen Sie ehrenamt24 und erhalten Sie bis zu 30% Rabatt auf den monatlichen Betrag!

 

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Digital- & IT-Services – Stifter helfen – Digitale Lösungen für Vereine & Verbände – ehrenamt24

Die Rundum-Lösung für Digitalisierung und Management wichtiger Dokumente

Mit CAYA empfangen Sie Ihre Post nicht nur ganz einfach online, sondern können diese auch in unserem Dokumentenmanagementsystem direkt digital verwalten und bearbeiten. Postdigitalisierung und Dokumentenmanagement aus einer Hand, perfekt aufeinander abgestimmt.

 

CAYA Posteingang

Erhalten Sie Ihre Briefpost digital und erleichtern Sie Ihrem Verein dezentrales Arbeiten!

 

CAYA Document Cloud

Legen Sie Ihre Dokumente in der revisionssicheren CAYA Document Cloud ab und bearbeiten Sie sie direkt aus dem System heraus!

CAYA Archiv

Lassen Sie CAYA Ihr Archiv digitalisieren - oder lagern Sie Ihre physischen Dokumente in unserem Langzeitarchiv ein!


 

 

 

 

Digitaler Posteingang

CAYA digitalisiert Ihren Posteingang. Dazu leiten wir Ihre Post in Zusammenarbeit mit der Deutschen Post und PIN AG zu einem unserer Scancenter um und digitalisieren Ihre Post in einem hochautomatisierten Verfahren. Ihre Post wird Ihnen anschließend tagesaktuell in der CAYA Document Cloud bereitgestellt.

Automatische Weiterleitung

In Zusammenarbeit mit der Deutschen Post und PIN AG wird Ihre Post direkt an eines unserer Scancenter umgeleitet. Alternativ kann auch eine Kurier-Abholung bei Ihnen vor Ort eingerichtet oder eine andere individuelle Lösung gefunden werden. Sprechen Sie uns einfach an!

Tagesaktuelles Scannen

Ihre Post wird noch am selben Tag nach Formaten sortiert, maschinell geöffnet, aus dem Umschlag entnommen und für das Scannen vorbereitet. Von unseren Produktionsscannern werden die Dokumente in Millisekunden digitalisiert. Anschließend lagern wir Ihre Dokumente in unserem Kurzzeitarchiv ein. Später, abhängig von Ihrem Tarif, werden diese vernichtet, Ihnen zugesendet oder ins Langzeitarchiv überführt.

Texterkennung & Datenextraktion

Sobald ein Dokument digital vorliegt, erfolgt die automatische Texterkennung. Wichtige Information wie Absender und Betreff von Dokumenten erfassen wir automatisiert für Sie. Dies gilt auch für Rechnungsdaten wie Rechnungsbetrag, Zahlungsempfänger, IBAN usw. Außerdem klassifizieren wir Ihre Dokumente auch nach Typ, wie z.B. Rechnung, Vertrag oder Kündigung. Dafür nutzen wir modernste, proprietäre Machine Learning Technologie. Entwickelt auf der Basis von hunderttausenden Scans, mit bis zu 97 % Genauigkeit.

 

 

Revisionssicheres Dokumentenmanagement

Verwalten Sie Ihre Dokumente so einfach wie noch nie dank der CAYA Document Cloud. Egal ob selbst hochgeladen oder von uns digitalisiert, Ihre Dokumente sind revisionssicher gemäß GoBD abgelegt. Hilfreiche Funktionen wie die Volltextsuche, das Freigeben an andere Nutzer sowie Software-Integrationen machen Ihre tägliche Zusammenarbeit zum Kinderspiel. Jederzeit und von jedem Standort aus.

Struktur & Suche

Durch die automatische Texterkennung wird über die Bilddatei (Scan) eine Textebene gelegt. So können Sie jederzeit nicht nur nach Metadaten (z.B. Absender, Betreff) oder Art des Dokuments (z.B. Rechnung) suchen, sondern auch nach beliebigen Wörtern oder Zeichenfolgen (z.B. Rechnungsnummern) im Volltext des Dokument.  Sie können außerdem eine eigene Ordnerstruktur mit beliebig vielen Unterordnern für Ihre Dokumente anlegen. So finden Sie alle Dokumente jederzeit schnell wieder.

Dokumente teilen

Teilen Sie Dokumente per Mausklick mit Ihrem Team. Senden Sie Dokumente ganz einfach aus der Cloud heraus per E-Mail an beliebige Empfänger. Innerhalb der CAYA Document Cloud können Sie außerdem anderen Nutzern eine Lesefreigabe für einzelne Dokumente oder ganze Ordner erteilen. Sollte mal jemand nicht mehr zum Team gehören, können Sie diese ebenso schnell wieder entziehen.

Software-Integrationen

Integrieren Sie Ihre Dokumente ganz einfach in Tools aus den Bereichen Buchhaltung, Kundenservice oder Dokumenten- und Vertragsmanagement. Von Accountable bis Zapier stehen Ihnen bereits zahlreiche Integrationen zur Verfügung. Zusätzlich können Sie auch eigene Integrationen für Ihre Vereinsprogramme hinzufügen.

 

 

Effiziente Bearbeitung in der Cloud

CAYA vereinfacht Ihre tägliche Arbeit. Rechnungen bezahlen, Formulare ausfüllen und Kontaktdaten speichern: Die CAYA Document Cloud bildet alle wichtigen Bearbeitungsschritte für Sie ab und erleichtert Ihre tägliche Arbeit. So haben Sie wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

Rechnungen bezahlen

CAYA erfasst die Rechnungsdaten wie IBAN, BIC, Verwendungszweck und Betrag automatisch. Rechnungen können Sie dann mit wenigen Klicks bequem online aus Ihrem CAYA-Account heraus bezahlen. Die Bezahlung erfolgt als SEPA-Überweisung direkt von Ihrem Konto.

Dokument-Editor

Bearbeiten Sie Ihre Dokumente flexibel in der Document Cloud: Eine Rechnung wurde bezahlt? Versehen Sie diese einfach mit dem Stempel "Bezahlt". Sie möchten ein Formular ausfüllen? Fügen Sie einfach Textfelder hinzu. Sie haben eine Anmerkung für die Buchhaltung? Versehen Sie das Dokument einfach mit einer digitalen Sticky Note bevor Sie es weiterleiten.

Kontaktdaten erfassen

Sie wollen Kontaktdaten Ihrer Mitglieder schnell kopieren und in Ihrer Datenbank speichern? Kein Problem! CAYA extrahiert Kontaktdaten wie Telefonnummern und E-Mailadressen aus Ihren Dokumenten und stellt sie Ihnen zur Weiterverarbeitung zur Verfügung, z.B. zum Kopieren oder als Sammeldownload.

Die CAYA Document Cloud im Überblick:


Maximaler Schutz für Ihre Daten


 

 

Verschlüsselung

End-to-End-Verschlüsselung zwischen unserem Rechenzentrum und Ihrem Browser durch serverseitige Verschlüsselung und verschlüsselte Übertragung.

Hosting & Lagerung in Deutschland

Wir speichern Ihre Dokumente im Serverzentrum im Frankfurter Bankenumfeld und lagern Ihre Dokumente in Deutschland.

ISO-zertifiziert

Wir scannen die Post unserer Kunden derzeit in drei Scanzentren. Die hochautomatisierten Prozesse sind ISO zertifiziert und werden regelmäßig von unabhängigen Instituten überprüft.

DSGVO-konform

Der Schutz Ihrer Daten ist elementar für uns. Die Einhaltung aller Standards der DSGVO dürfen Sie selbstverständlich von uns erwarten.

Stündliche Backups

Um die Sicherung Ihrer Daten zu gewährleisten, werden stündliche Backups durchgeführt. Diese werden an dezentralen Standorten gespeichert, sodass Ihre Daten stets sicher sind.

Revisionssichere Aufbewahrung

Die CAYA Document Cloud ist gemäß den Vorgaben der AO, HGB und GoBD revisionssicher.

Fragen & Antworten zur Postfigitalisierung für Vereine


Wie funktioniert das papierlose Vereinsbüro mit CAYA?

Zur Digitalisierung Ihrer Post sind Hochleistungsscanner und -brieföffner im Einsatz. Der Digitalisierungsprozess ist dabei automatisiert und standardisiert. Pro Stunde werden mehrere zehntausend Briefe bearbeitet, eingescannt und online verfügbar gemacht.

Kann ich meine digital gescannten Briefe durchsuchen?

Mit CAYA können Sie alle Ihre digital gescannten Briefe durchsuchen. Durch die OCR-Texterkennung wird die Struktur des Dokumentes analysiert und durch Zeichenerkennung durchsuchbar gemacht. Die Suchfunktion ist über das Lupensymbol in der Navigationsleiste erreichbar.

Kann ich wichtige Dokumente auch im Original anfordern?

Sollten Sie ein wichtiges Dokument gerne doch im Original vorliegen haben, so können Sie dieses im Webportal bzw. in der CAYA-App ganz einfach als Sofortsendung anfordern. Ihre gescannten Dokumente werden dabei für 90 Tage (ab Dokumenteneingang) gelagert. Dokumente, die nicht angefordert wurden, werden am 91. Tag vernichtet.

Sind meine Daten vollständig geschützt?

Alle Dokumente werden in einem Hochsicherheitsserverzentrum in Frankfurt gespeichert. Es werden die aktuellsten EU-Datenschutzrichtlinien sowie verschieden ISO Sicherheitsstandards angewendet. Mitarbeiter oder Dritte außerhalb des Scancenters haben keinen Zugriff auf Ihre Daten.

Kann man CAYA mobil nutzen?

Durch die CAYA App ist die Nutzung von CAYA auch mobil möglich. Die entsprechende App kann dabei aus dem Apple App Store oder dem Google Play Store heruntergeladen werden. Die Nutzung über eine mobile Webseite im Browser Ihres Smartphones wird hingegen nicht unterstützt.

Weitere Digitalisierungsmöglichkeiten für Vereine


 

VereinsSoftware - Software für Vereine & Verbände - ehrenamt24

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  1. Software-Lösungen
  2. VereinsApp
  3. Individualprogrammierung

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  1. Kommunikation stärken
  2. Verwaltung entlasten
  3. Mitglieder binden

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MitgliederBenefits - Einkaufsgemeinschaft für Vereine & Verbände - ehrenamt24

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  1. Rabattplattform
  2. Einkaufsgemeinschaft
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  1. VereinsWebsite
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Datenschutz im Verein - DSGVO für Non-Profits - ehrenamt24

Datenschutz im Verein

  1. Beratung zum Schutz
  2. Überprüfung von Dokumenten
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Kontakt – Digitale Lösungen für Vereine & Verbände – ehrenamt24