Spendenaktion im Verein erfolgreich planen & bewerben

b) Was sind unsere Stärken & Schwächen?

Wenn Ihr ein Leitbild herausgearbeitet habt, überlegt doch mal, worin Ihr sehr gut seid und woran Ihr möglicherweise noch arbeiten könntet. Ist die Digitalisierung im Verein ausreichend, um Spendenaktionen auch erfolgreich online zu planen und bewerben? Gibt es in eurer Region vielleicht Wirtschaftszweige, die euch in die Karten spielen? Oder habt Ihr Konkurrenz von anderen Vereinen? 

Mithilfe einer sogenannten SWOT-Analyse (Strenghts/Stärken, Weaknesses/Schwächen, Oppurtunities/Chancen, Threats/Risiken) könnt ihr analysieren, worin eure Stärken, Schwächen und Chancen, sowie Risiken liegen. 

Habt Ihr diese Faktoren erst einmal vor Augen, wird es euch leichter fallen, Spendenaktionen effizient umzusetzen und somit die Finanzierung im Verein zu stärken.

Hinwes: Haben Sie noch andere Vorstellungen über Marketing Strategien für Ihren Verein? Kontaktieren gerne unsere e24-Experten! Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Reichweite Ihres Vereins erhöhen und Mitglieder langfristig binden können. Ein gut durchdachter Marketing-Mix verschafft Ihnen so mehr Aufmerksamkeit!

e) Wie setzen wir unser Vorhaben um?

Wenn die Planung steht, geht es schon an die konkrete Umsetzung! Hierbei ist die interne Kommunikation zwischen den Mitgliedern im Verein essentiell. Koordiniert euch, legt Aufgabenbereiche fest und verteilt konkret Zuständigkeiten. Zur Vereinfachung eures Projektmanagements und zur digitalen Kollaboration bieten wir euch eine Software-Lösung zur Kommunikations- und Projektarbeit von Stackfield.

Nichts wäre ärgerlicher, als ein gut durchdachtes Konzept, welches schlussendlich durch fehlende Organisation nicht an die Öffentlichkeit gelangt.

Wichtig: Denkt auch daran, euren Spendern ein „Dankeschön“ auszusprechen und das am besten zeitnah! Hier eignet sich ein automatisiertes Newsletter-Marketing.

f) Schlussbetrachtung

Ist eure Spendenaktion beendet, schaut euch die Ergebnisse an. Habt Ihr euer Ziel erreicht? Wenn nicht, woran hat es gelegen und was könnt Ihr beim nächsten Mal besser machen? Seid Ihr zufrieden mit der Umsetzung gewesen?

Ihr könnt auch darüber nachdenken, ob ihr eine Schulung zum Thema Öffentlichkeitsarbeit besuchen möchtet, um zukünftig noch mehr Erfolg zu habe. Mit unseren Seminaren & Workshops beraten wir euch gerne zu verschiedenen Themen.

2. Rechtliche Hinweise

Wenn es um Spendenrecht & Spendenbescheinigungen geht, solltet ihr auf einige grundlegende Regeln achten, damit eurer Spendenaktion nichts mehr im Weg steht.

Tipp: Die Spender sind darauf angewiesen, vom Verein eine korrekt ausgefüllte Spendenbescheinigung zu erhalten. Beim Erstellen der Spendenbescheinigung muss der Verein grundsätzlich die von der Finanzverwaltung bereitgestellten Muster verwenden. Diese können Sie kostenlos in der e24-Community herunterladen.

a) Die erste Frage, die Ihr euch stellen solltet, ist die Frage, wann euer Verein überhaupt Spendenbescheinigungen ausstellen darf. 

Zunächst einmal gilt, dass ein Verein Spendenbescheinigungen sowohl für Geld-, als auch für Sach- und Aufwandsspenden ausstellen darf. Wichtig dabei ist, dass der Spender euch die Spende freiwillig und natürlich ohne Gegenleistung zugänglich gemacht hat. Mit einer Spendenquittung kann der Spender die Spende steuerlich geltend machen, wodurch die Attraktivität einer Spende für ihn erhöht wird. In unseren Muster & Vorlagen findet ihr bereits vorgefertigte Spendenquittung.

Außerdem muss beachtet werden, dass die erhaltenen Spenden ausschließlich für steuerbegünstigte Zwecke gebraucht werden dürfen, wenn hierfür eben Steuervergünstigungen greifen (§ 51 AO). Dazu zählt der Bereich des Vereins, der unter Gemeinnützigkeit fällt - also gemeinnützige, mildtätige und kirchliche Zwecke.

Achtung: Die Steuervergünstigung kann lediglich in Anspruch genommen werden, wenn diese laut § 59 AO in der Satzung des Vereins so aufgeführt ist. Der Verein benötigt einen Freistellungsbescheid vom Finanzamt und muss somit seine Gemeinnützigkeit von Letzterem bestätigt bekommen haben. Mehr Details hierzu in unserem Artikel: Spendenrecht & Spendenbescheinigungen.

Sicherlich fragt ihr euch bei diesen bürokratischen Schritten, wie das Ganze dokumentiert werden muss, um rechtlich abgesichert zu sein:

1. Das Minimum an Dokumentation sollte sein, jede Spende in einem Spendenbuch aufzuführen und festzuhalten.
2. In jedem Fall müssen Spenden in der Vereinsbuchhaltung vermerkt werden.
3. Vorsicht: Die Spende, sowie die Spendenquittung, muss immer im selben Jahr aufgeführt werden, in dem sie auch erfolgt ist. Habt ihr im Jahr 2020 eine Spende erhalten, so könnt ihr diese NICHT im Jahr 2021 in der Vereinsbuchhaltung aufführen. 

Und was muss eigentlich alles in einer Spendenquittung vermerkt werden? Der volle Name des Spenders mit Adresse Das Datum der Aushändigung der Spende Der Betrag bzw. Wert der Spende bei Sachspenden Eine Unterschrift des Vorstands oder dessen Vertreter Euer Logo auf der Spendenquittung gestaltet den Prozess noch persönlicher Nutzt am besten eine offizielle Mustervorlage, um auf der sicheren Seite zu sein.

Hinweis: Was es noch bei der Erstellung der Zuwendungsbestätigung zu beachten gilt finden Sie in unserem Wiki-Artikel "Spendenrecht & Spendenbescheinigungen". Beim Erstellen der Spendenbescheinigung muss der Verein grundsätzlich die von der Finanzverwaltung bereitgestellten Muster verwenden. Diese können Sie kostenlos in der e24-Community herunterladen.

b) Was ihr sonst noch beachten solltet

Ist die Spende für einen bestimmten Zweck (ideeler Zweck) gedacht und wurde dies auch so kommuniziert, dann muss und darf die Spende auch ausschließlich nur für diesen Zweck verwendet werden. Wird dies nicht eingehalten, können Spender Anträge zur Rückforderung der Spende stellen.

Jede Spende muss einzeln nachgewiesen werden. Bündelt die Verantwortung für die Spendenquittungen (Hier zum Muster) auf eine Person des Vorstands, um sicherzustellen, dass alles rechtens abläuft. Bei Fehlern droht im schlimmsten Fall Haftung.

Wichtig: Bei falsch ausgestellten Zuwendungsbestätigungen oder einer Fehlverwendung von Spenden wird der Vorstand mit seinem Privatvermögen zur Haftung gezogen. Daher sollte der Vorstand sich und den Verein mittels einer geeigneten Versicherung ausreichend absichern, um das Vermögen des Vereins vor fahrlässigen oder schuldhaften Pflichtverletzungen zu schützen.

3. Hilfreiche Tipps & Tricks

1. Erstellt eine einfache Online-Spendenmöglichkeit und verbreitet sie auf Facebook, Twitter, Instagram & Co: Über Plattformen wie betterplace.org / betterplace.me könnt ihr kostenlos Fundraising-Projekte erstellen!
2. Verbreitet eure Message auf vielen Kanälen (Social Media, Zeitung, Internetseiten, Briefe, Mails, Plakate, Flyer). Wir zeigen euch, welche Marketingkanäle am besten geeignet sind!
3. Kommuniziert auf emotionaler Ebene: Für ehrenamtliche Arbeit wird zwangsweise Geld benötigt, sonst sind viele Dinge nicht möglich.
4. Gebt immer direkt euer Spendenkonto mit an (auf eurer Website, auf Social Media, in der Zeitung etc.).
5. Ihr müsst keine wohlhabenden Menschen kennen - ihr müsst jemanden kennen, der sie kennt!
6. Zeigt euch, wenn möglich, auf öffentlichen Veranstaltungen. Nehmt immer ein kleines Budget für euren Internetauftritt in die Hand.
7. Gründet einen Beirat mit Politikern, Medien & Unternehmen aus der Region.
8. Ladet eure Spender ein – lasst sie teilhaben und zeigt Ihnen, was die Spenden bewirken (macht sie auf die Steuerbegünstigung in Form der Spendenquittung aufmerksam).
9. Akzeptiert auch ein „Nein“.

4. Typische Fehler

Klappt es noch nicht so richtig mit der Spendenaktion und eure Vereinskasse ist immer noch leer?

An diesen typischen Fehler könnte es liegen:

1. Ihr nutzt keine sozialen Medien und habt keine Online-Fundraising-Aktion.
2. Ihr zeigt den Menschen die Wirkung der Spenden nicht richtig.
3. Das Spenden ist zu kompliziert (durchlauft einmal selbst den Prozess und schaut, was ihr optimieren könnt).
4. Ihr bedankt euch nicht angemessen.
5. Ihr habt keine starke Bindung zu euren Spendern und kennt sie nicht gut genug.
6. Ihr sprecht mit eurer Botschaft nur die breite Masse an, aber keine spezifischen Zielgruppen.

Tipp: In jedem Fall steht euch ehrenamt24 gerne bei Seite und unterstützt euch mit einer umfassenden Beratung oder mit der Umsetzung von Marketingstrategien. Auch die Integration von Software-Lösungen kann Prozesse vereinfachen.

5. Fazit

Spendenaktionen sind eine tolle Möglichkeit, eurem Verein spannende Projekte zu finanzieren und euch vor allem während schwierigen Zeiten in der Corona-Pandemie unter die Arme zu greifen. Eure Spendenaktion steht und fällt mit der Planung im Vorfeld. Überlegt euch eure Ziele, sucht euch Menschen, die eure Arbeit schätzen, organisiert euch innerhalb des Vereins, nutzt die sozialen Medien und bündelt die Bürokratie der Spendenquittungen auf eine Person. Beachtet ihr die wichtigsten Punkte, dann steht eurem Ziel nichts mehr im Weg und ihr könnt eure Vereinskasse wieder füllen!

Zudem findet ihr noch zum Thema Haftung bei fehlerhaften Spendenquittungen und verschiedenen Spendenarten in unserem Wiki-Artikel "Spendenrecht & Spendenbescheinigungen", in dem ihr einen besesseren Einblick zum Spendenrecht bekommt!

In unserem Mitgliederbereich, der e24-Community stellen wir Vereinen & Verbänden kostenlos eine umfassende Datenbank mit Dokumenten, Muster und Vorlagen zur Verfügung. Hier können Sie sich einfach und bequem für die kostenlose Basic-Mitgliedschaft anmelden und von dem Zugriff auf unsere Dokumentenvorlagen profitieren.

Untenstehend findet ihr Mustervorlagen zu verschiedenen Spendenbescheinigungen in unserem Mitgiederbereich.

zur e24-Community »

a) Geldspenden

Für Geldspenden wird die Musterform 1 verwendet. Des Weiteren muss der gemeinnützige Verein gemäß Abschnitt A der Anlage 1 zu § 48 Abs. 2 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung bestätigen, dass die erhaltenen Gelder ausschließlich dem steuerbegünstigten Satzungszweck zufließen. Dabei können Geldspenden, Mitgliedsbeiträge und Aufwandsspenden berücksichtigt werden.

Mustervorlagen zum Download
Laden Sie das Formular zur Spendenbescheinigung (Geldspende) kostenfrei in der e24-Community herunter!

b) Sachspenden

Für Sach- & Güterspenden (Möbel, Geräte, etc.) wird die Musterform 2 genutzt. Hier muss der Verein auf der Spendenbescheinigung genaue Angaben zum erhaltenen Sachgegenstand machen. Das betrifft das Alter, den Zustand, den Kaufpreis, den aktuellen Wert usw. Des Weiteren muss angegeben werden, wie der Wert des Gegenstandes ermittelt und ob er aus einem Privatvermögen oder Betriebsvermögen erhalten wurde.

Mustervorlagen zum Download
Laden Sie das Formular zur Spendenbescheinigung (Sachspende) kostenfrei in der e24-Community herunter!

c) Sammelbestätigungen

Wenn der Verein von einem Spender mehrere Zuwendungen innerhalb eines Jahres erhält, muss er nicht jede davon mit einzelnen Belegen bestätigen – für diesen Fall gibt es die Sammelbestätigungen. Hierfür gelten prinzipiell dieselben Bestimmungen, wie für die anderen Spendenbescheinigungen, nur wird sie mit dem Wort „Sammelbestätigung“ versehen.

Dabei werden auf der Rückseite die einzelnen Zuwendungen detailliert aufgelistet – inkl. Datum, Betrag und Art der Spende. Bei Aufwandsspenden wird der Verzicht der Aufwandsentschädigung bestätigt und bei Sachspenden wird eine Beschreibung hinzugefügt. Diese einzelnen Zuwendungen werden dann auf der Rückseite zusammenaddiert und ergeben den Betrag, der auf der Vorderseite der Spendenbescheinigung vermerkt ist.